Cómo usar una solución Kanban para administrar tus tareas de equipo

Cuando se trata de la administración de las tareas cotidianas de los equipos, el panel Kanban es una herramienta simple y efectiva que puede tener un gran impacto en tu productividad, eficiencia y resultados.

Popularizada inicialmente en la década de 1940 por Toyota en Japón, la solución Kanban emplea paneles físicos para ayudar a visualizar los posibles cuellos de botella y administrar y mejorar el flujo de trabajo. Hoy, también es fácil crear tableros digitales con el software de administración de tareas, que ofrece una variedad de características y opciones de personalización para ayudarte a ahorrar tiempo y automatizar procesos.  

El método Kanban ganó popularidad entre muchas empresas de TI que tienen enfoques ágiles hacia la administración de proyectos y el desarrollo de software, con secuencias de trabajo iterativas también conocidas como “sprints”. Sin embargo, los paneles Kanban pueden ayudar a empresas de todos los tamaños e industrias a administrar tareas cotidianas.

Solución Kanban 

Kanban, que significa “cartel” o “valla publicitaria” en japonés, utiliza paneles para organizar tareas individuales en columnas y te ayuda a centrarte en el trabajo en progreso, sin perder la perspectiva del proyecto más grande. 

En general, un panel Kanban incluye dos elementos principales: tarjetas, que representan tareas; y columnas, que ilustran tareas en varias etapas de un proyecto. Las columnas normalmente se dividen en tres secciones: Pendiente, En progreso y Lista. O bien, si trabajas en un proyecto específico, como crear un nuevo programa de software, puedes nombrar las tres columnas Diseño, Desarrollo y Prueba.  

Las tarjetas de tareas, que generalmente contienen listas de verificación, asignaciones y etiquetas, se distribuyen entre las tres columnas. A medida que las tareas avanzan, las tarjetas se mueven en el tablero de izquierda a derecha, y te ayudan a visualizar su estado en el flujo de trabajo: de Pendiente a Lista.  
 
Tanto si es digital como si es físico, el panel Kanban promueve la colaboración en equipo y la productividad, y ayuda a todos a comprender cómo sus esfuerzos individuales contribuyen al proyecto. Algunos equipos organizan reuniones independientes en torno a un panel Kanban para brindar actualizaciones de estado, recibir comentarios y monitorear tendencias.  

Para que sea considerado un panel Kanban auténtico, tu panel debe tener una cantidad limitada de tareas. Esto garantiza que no trabajes por encima de tu capacidad. Kanban también ayuda a monitorear constantemente el flujo de trabajo para evitar cuellos de botella, al permitir que el equipo identifique los elementos que se acumulan en una columna y tardan en irse.

Paneles Kanban físicos

Los paneles Kanban físicos son excelentes para equipos nuevos en el concepto de Kanban. Estos paneles son fáciles de leer y administrar, no requieren conexión a Internet y pueden mejorar la motivación y comunicación en el lugar de trabajo de equipos interdisciplinarios que colaboran en el mismo proyecto.

Sin embargo, no suelen ser ideales para tareas que requieren descripciones más profundas e información previa. Una tarjeta tangible solo puede contener una cantidad de contenido limitada, mientras que los paneles digitales pueden almacenar una cantidad ilimitada de notas y comentarios a medida que la carga de trabajo aumenta.   

Además, los paneles físicos son menos flexibles a la hora de hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento de las tareas y el cumplimiento de plazos específicos. Los paneles digitales ofrecen opciones de informes personalizables para una evaluación de progreso rápida y datos de desempeño históricos.  

Finalmente, si trabajas con equipos remotos que casi nunca están en la oficina, es prácticamente imposible usar un panel Kanban físico de forma efectiva. Un panel digital permite a tu equipo acceder al sistema de administración de tareas en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

Paneles Kanban digitales
 
Si decidiste que un panel físico lleno de notas de color ya no funciona para ti, invertir en un software de administración de tareas que use los principios y conceptos visuales del método Kanban puede ser la opción adecuada para tu equipo. Además, una opción digital ofrece numerosos beneficios que los tableros físicos no ofrecen, como la visualización de datos, los adjuntos y el historial de tarjetas.

 

Vista del panel de Microsoft Planner

Cuando busques una solución con las funcionalidades de Kanban, elige alguna que te ayude a crear tarjetas de tareas con mucho contenido, como listas de verificación, etiquetas y fechas de vencimiento específicas. También debería sincronizarse con programas que usas normalmente, para que te permita adjuntar documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones a cada tarjeta. De esa forma, tu equipo tendrá acceso a todos los datos necesarios en un solo lugar sin tener que cambiar de aplicación.

Para ayudarte a pasar las tareas a la columna Lista, considera también usar software que puede transformar automáticamente el estado de la tarea en gráficos circulares o de barras. Esto te ayudará a obtener información rápida de las tareas que están al día y las que no. Por ejemplo, podrás realizar ajustes y reasignar tareas si ves que uno de los miembros del equipo no puede cumplir con los plazos.

Finalmente, a medida que más compañías implementan recursos virtuales, considera usar administradores de tareas basados en la nube que te ayuden a mantener el control sobre tus listas de tareas pendientes desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo.

Beneficios de usar una solución Kanban

Los paneles Kanban ofrecen una base sólida para organizar tus tareas de forma coherente y estructurada. Son especialmente atractivos para personas con capacidad de aprendizaje visual que prefieren usar gráficos, diagramas y otras imágenes para interpretar la información y trabajar con ella.

Si se usan bien, los paneles Kanban agilizan el flujo de trabajo y reducen las interrupciones que inevitablemente surgen al realizar proyectos y tareas. Eso se debe a que todos los miembros del equipo se centran en entregar el trabajo a un ritmo constante. Los paneles Kanban pueden detectar una tarea específica que está retrasando un proyecto, lo que permite cambiar el curso con más facilidad, si es necesario.

Finalmente, los paneles Kanban se centran en impulsar la eficiencia, al garantizar que los miembros del equipo no inviertan tiempo en tareas innecesarias, y en que cada tarea forme parte de un objetivo más grande. Como resultado, Kanban tiene el potencial de mejorar significativamente la productividad de las tareas de equipo.

Conclusión

Uno de los mantras más populares de los lugares de trabajo modernos es: “Deja de empezar y empieza a terminar”. El objetivo de la solución Kanban es que te centres en finalizar las tareas.

Si tu equipo no puede finalizar tareas, es una buena idea probar el método Kanban. Es posible que lleve tiempo configurar el panel y desarrollar un proceso a la perfección, pero con determinación y una inclinación hacia la mejora continua, a ti y a tu equipo les esperan muchos días productivos.


Obtén información sobre el software de administración de tareas basado en el método Kanban.

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