En casi cualquier empresa, grande o pequeña, la administración de proyectos es necesaria para organizarse y mantenerse organizado. Hay varias herramientas de administración de proyectos disponibles que pueden ayudar a tu negocio a administrar recursos, costos de control y del proyecto, comunicarse eficazmente con varios miembros del equipo y medir el progreso de un proyecto determinado. Si bien algunas de estas herramientas se pueden instalar como redes de equipo individuales, muchas de ellas están basadas en web, es decir, están disponibles en la nube.
Ventajas de las herramientas de administración de proyectos en la nube
Tal vez seas una de esas personas que se estremece ante la frase “computación en la nube”, pero tómate un momento para considerar lo que significa. Si bien las herramientas de administración de proyectos tienen su lugar, el software basado en la nube viene con una gran cantidad de beneficios, como estos:
- Costo inicial más bajo. Cuando usas software de administración de proyectos local, tienes que pagar varias cosas, como las inversiones en licencia del software, el hardware del servidor, el personal de TI para dar soporte técnico, las largas implementaciones, etc. Alternativamente, una solución basada en la nube normalmente solo requiere una cuota mensual o anual.
- Más seguro que nunca. Pese a lo que muchos ejecutivos empresariales creían en el pasado, la nube ofrece tanta seguridad como las soluciones locales: la empresa simplemente no controla los servidores físicos. Como sugiere un artículo reciente en Forbes, “la computación en la nube ya no es un contrasentido”.
- Accesible desde cualquier lugar. Siempre que tengas una conexión a Internet, puedes obtener acceso a tu software de administración de proyectos en la nube. Debido a que el acceso se lleva a cabo a través de un navegador web, también es posible permitir que los miembros del equipo vean, editen y administren documentos con dispositivos que no sean computadoras.
- Equipo conectado. Incluso cuando los empleados están separados por kilómetros, se pueden sentir parte de una unidad cohesiva con una solución basada en la nube. Como todos reciben las últimas actualizaciones, nadie que sea relevante para el proyecto se queda fuera de la conversación. Además, las conversaciones se pueden realizar en el espacio del proyecto (en lugar de a través del correo electrónico) y almacenar para referencia futura.
- Aumento de la productividad. Gracias a una ubicación centralizada donde se conservan todos los resúmenes, las tareas, los documentos, los suministros de noticias y los calendarios del proyecto, las soluciones de administración de proyectos basadas en la nube pueden ayudar a ahorrar tiempo. Y cuando se ahorra tiempo, la productividad puede aumentar. Además, una ubicación centralizada permite que los miembros del equipo tengan acceso a documentos del proyecto en tiempo real, dondequiera que estén.
- Comunicación en tiempo real. Una de las mayores ventajas de usar software de administración de proyectos en la nube es la capacidad de brindar rápidamente comentarios sobre la información tan pronto como se sube al espacio de trabajo del proyecto. Esto también puede aumentar la productividad porque reduce los casos de trabajo que necesitan volver a hacerse.
- Decisiones controladas por datos y actualizadas. Como empresa que busca ser y permanecer rentable, es importante basar las decisiones en algo más que un capricho. Gracias al hecho de que el software basado en la nube se actualiza al instante, tienes la información necesaria al alcance de tus dedos. Además, la mayoría de las herramientas tendrán informes integrados que te darán la información que necesitas para tomar decisiones relacionadas con la empresa.
- Simplificación de TI. Cuando usas software de administración de proyectos local, normalmente eres responsable del mantenimiento del servidor, que requiere la atención del personal de TI interno. En cambio, el mantenimiento del software basado en la nube lo hace el proveedor de servicios (u otro recurso), lo cual te ayuda a ahorrar tiempo y te evita la molestia de lidiar con actualizaciones o errores, a la vez que te permite centrarte en dirigir tus proyectos sin complicaciones.
- Actualizaciones instantáneas. A diferencia del software local, que te exige descargar actualizaciones cada vez que sale una nueva versión, las herramientas basadas en la nube se actualizan automáticamente. No hay necesidad de pagar para actualizar todo el conjunto de aplicaciones o esperar a que tu equipo de TI tenga el tiempo disponible para implementar las actualizaciones.
Pasos para encontrar la mejor solución de administración de proyectos basada en la nube para ti
Lamentablemente, empezar a usar una nueva solución de administración de proyectos no es tan sencillo como entender la diferencia entre las soluciones de planeación de proyectos locales y en línea. Seleccionar la mejor solución para tu empresa requiere varios pasos, pero el resultado final bien vale todo el esfuerzo. Sigue estos pasos para decidir sobre un proveedor de servicios calificado.
Paso 1: Lleva a cabo un análisis de necesidades.
No es una sorpresa para ti, pero cada empresa es diferente, con diferentes tamaños, diferentes objetivos y diferentes necesidades. Esto significa que corresponde a tu empresa decidir exactamente qué solución se adapta mejor a sus necesidades. Asegúrate de que las personas que usarán el producto tengan una voz en la discusión. Ten en cuenta factores como si tus proyectos solo involucran a empleados internos o clientes externos también, o qué tipos de informes necesitarás realizar. Solo tú conoces tus necesidades: es más fácil evaluar a los proveedores de servicios según las funciones que ofrecen.
Paso 2: Investiga, investiga, investiga.
Al buscar un proveedor de servicios, mantente alerta de aquellos que ofrezcan las siguientes funciones:
- Confiabilidad de calidad empresarial
- Capacidad de agregar equipos y proyectos rápidamente
- Características de informes que te brindan perspectivas rápidas sobre tu cartera
- Un entorno familiar o al menos uno que sea fácil de recorrer y usar
- Capacidad de ver y realizar tareas en una sola ubicación
- Capacidades de programación que permiten planear y administrar tareas eficazmente
- Paneles de resumen para decisiones controladas por datos
- Soporte técnico ininterrumpido
- Copia de seguridad de datos continua, recuperación ante desastres y centro de datos redundantes globalmente
- Solución escalable que crece con tu negocio
Paso 3: Toma una versión de prueba.
De la misma forma en que tomarías una prueba de manejo de un vehículo antes de comprarlo, debes probar una solución de administración de proyectos antes de implementarla. Las versiones de prueba te permiten examinar más de cerca las funciones de la herramienta e imaginar cómo funcionaría en una situación similar a la tuya.
Paso 4: Ten en cuenta la escala de tiempo y el proceso para la implementación.
Si ya decidiste usar una herramienta basada en la nube para la administración de proyectos, no importa si se ajusta a tus aplicaciones actuales: esto solo se aplica a tus soluciones locales. Pero tienes que considerar el momento en que dispondrás del personal y el presupuesto para hacer el cambio y coordinarte con el proveedor de servicios que elegiste para que eso suceda.
Paso 5: Implementa y capacita.
Finalmente implementaste una nueva solución de software de administración de proyectos. ¡Enhorabuena! Pero, lamentablemente, tu trabajo no está completo. Es importante que te asegures de que tus empleados cuentan con la capacitación que necesitan para usar la nueva herramienta de manera eficaz. Prepara varias sesiones para que todos puedan incluir una en su programación. Además, crea proyectos prácticos para que todos tengan una oportunidad de explorar las características de la herramienta y familiarizarse con ellas antes de que tengan que usarla en el mundo real.
La administración de proyectos en la nube es la tendencia del futuro. Encuentra una herramienta que funcione para ti y no te quedes atrás. <!–For more information about moving to the cloud check out our eBook: “10 Myths About Moving to the Cloud.”–>
