Turvaline failide ühiskasutus väikeettevõtetele

Ilmselt peate väikeettevõtte töötajana või omanikuna töökaaslastele ja klientidele sageli faile ühiskasutusse andma. Kuid kas teie praegune failide ühiskasutuse meetod on turvaline? Kas hoiate olulisi kirjeid ja delikaatseid andmeid kaitstuna ja tagate nende turvalisuse? 

Siit artiklist saate teada turvaliste failide ühiskasutuse võimaluste kohta.  

Mis on failide turvaline ühiskasutus? 

Failide ühiskasutus on failide kellelegi teisele edastamine. Võimalik, et olete varem faile ühiskasutusse andnud, manustades neid meilisõnumitele. Võimalik, et adressaat on seejärel faile parandanud ja saatnud need teile tagasi ja nii mitu korda. 

Ehk olete kasutanud ka failide ühiskasutuse saiti. Mõlemad need meetodid kujutavad endast arvukaid turvariske. 

Failide turvaline ühiskasutus on failide ühiskasutuse toiming nii, et faile kaitstakse võrguohtude eest ja neile pääsevad juurde ainult isikud, kellele omanik on selleks loa andnud. Pilvsalvestusruumi teenused pakuvad failide turvalist ühiskasutust ja kaitset järgmiste turbefunktsioonidega: 

  • pääsuloal põhinev juurdepääs 
  • paroolkaitsega juurdepääs 
  • failide krüptimine 
  • kahtlase sisselogimistegevuse jälgimine  
  • viiruste skannimine  
  • lunavaratuvastus 
  • mitmikautentimine 
  • aeguvad jagamislingid 

Need turbefunktsioonid aitavad tagada, et failile pääsevad juurde ainult vastava loaga inimesed. Lisaks aitavad need kaitsta teie faile häkkerite, ründevara ja muude võrguohtude eest. 

Mis tüüpi faile tuleks turvaliselt ühiskasutusse anda? 

Ideaalses olukorras tuleks turvata kõik failid, mida teie ettevõte jagab nii ettevõttesiseselt kui ka klientidega. Failide ühiskasutus toimib kõigi ärifailide korral, mis hõlmavad järgmist: 

  • õigusteave; 
  • finantsandmed; 
  • personaliteave; 
  • töötaja isiklik teave; 
  • salajased projektid; 
  • ühinemise või omandamisega seotud plaanid. 

Failide turvaline ühiskasutus kaitseb teie faile sobimatu juurdepääsu, kuritahtlike isikute, lunavara, viiruste ja võrguohtude eest.  

Failide turvalise ühiskasutuse meetodid 

58% juhtudest on küberrünnakute ohvrid väikeettevõtted. Pilvsalvestusruumi pakkujad on sellest probleemist teadlikud. Nad teavad, et andmete ja failide turvalisuse tagamine on oluline. Paljud pilvsalvestusruumid hõlmavad järgmisi funktsioone, mis aitavad kaitsta teie faile. 

  • Paroolkaitse. Saate saata linke parooliga kaitstud failide kohta. Failile pääsevad juurde ainult parooli omavad adressaadid.  
  • Aeguvad lingid. Linkide aegumine muudab juurdepääsu võimatuks teatud aja möödudes. Aeguvad lingid võimaldavad adressaatidel pääseda failidele juurde piiratud aja jooksul. 
  • Erinevad pääsuõigused. Faili juurdepääsuõiguste abil saate valida, kes saab faile vaadata, kommenteerida, redigeerida või uuesti ühiskasutusse anda. Näiteks saate piirata juurdepääsu ühele isikule, rühmale, kõigile ettevõtte töötajatele või ükskõik kellele.   
  • Versiooniajalugu. Võimalik, et keegi võib teha teie ühiskasutuses failides soovimatuid muudatusi. Versiooniajaloo abil saate taastada faili varasema mustandi. 
  • Prügikast. Võimalik, et kustutate faili tahtmatult. Sellisel juhul saate faile prügikastist taastada
  • Suure hulga failide korraga kustutamise kaitse. Võib juhtuda, et kustutate suure hulga faile tahtmatult. Sel juhul saadab pilvsalvestusruumi pakkuja teile sellekohase teate. Teade hõlmab ka nende failide taastamise juhiseid. 
  • Aktiivsuse jälgimine. Pakkujad jälgivad kahtlasi sisselogimiskatseid ja blokeerivad need. Automaatne järelevalve takistab volitamata juurdepääsu teie kontole. 
  • Krüptimine. Pilvsalvestusruumi salvestamisel kasutatakse alati teatud tüüpi šifrikood teie failide varjamiseks häkkerite eest. 
  • Viiruste skannimine. Faile kontrollitakse allalaadimisprotsessi ajal teadaolevate viiruste suhtes. 
  • Füüsiline kaitse. Andmekeskustel, kus teie sisu talletatakse, on turvaametnikud ja liikumisandurid. Samuti kasutatakse videovalvet ja sissetungijate avastamise alarme. 
  • Võrgukaitse. Andmekeskuste sees ja väljaspool asuvatel võrkudel on tulemüürid. Need piiravad liiklust volitamata asukohtadest. 
  • Süsteemi jälgimine. Tarkvaraarenduse meeskonnad jälgivad turvalisusega seotud probleeme ja lahendavad need. 
  • Hoidlad. Enne turvalistele kaustadele juurdepääsemist peate kinnitama oma identiteedi. Teie failid on kaitstud ka siis, kui keegi pääseb teie seadmele või kontole juurde. 

Pilvsalvestusruumi talletatud failide täiendav kaitsmine 

Pilvsalvestusruum on turvaline. Siiski saate teha lisatoiminguid failide kaitsmiseks nii salvestusruumis kui ka seadmetes. Saate teha järgmist.  

Tugeva parooli loomine 

Tugeva parooli seadmine on esime võimas etapp. See takistab volitamata inimestel teie failidele juurde pääseda. Teie parool peaks olema järgmine: 

  • kaheksa tärki pikk; 
  • ei sisalda terviklikke sõnu; 
  • ei hõlma kasutajanimesid ega pärisnimesid; 
  • erineb teie muudest paroolidest; 
  • sisaldab suur- ja väiketähti.  

Mitmikautentimise kasutamine

Mitmikautentimine kaitseb teie kontot häkkerite eest. See on osa täiustatud sisselogimise protsessist. Mitmikautentimise korral saadab pilvsalvestusruumi pakkuja teile koodi telefonile, meilile või rakendusse. Seejärel saate selle sisestada ja oma failidele juurde pääseda.  

Failide krüptimise lubamine mobiilsideseadmetes

Pakkuja saab teie iOS-i või Androidi mobiilirakenduses säilitatavad failid krüptida. Selline krüptimine kaitseb teie andmeid, kui keegi teine kasutab teie telefoni. Kui telefoni on sisse häkitud või see on varastatud, tagab krüptimine teile meelerahu. See on kindlasti vajalik, kui talletate faile oma telefonis. 

Ühiskasutuses olevate failidega üheskoos töötamine 

Koostööle pühendame tööl suurema osa oma ajast. Seda silmas pidades pakuvad pilvsalvestusruumi teenused funktsioone, mis aitavad meeskondadel failidega üheskoos töötada. Kõik failides tehtavad muudatused või neile lisatavad kommentaarid sünkroonitakse reaalajas, seega töötavad meeskonnaliikmed alati ajakohase dokumendiga.  

Adressaadid saavad ühiskasutuses olevate failidega teha erinevaid toiminguid. Sealhulgas järgmisi. 

  • Kuvamine. Iga isik, kellele olete faili ühiskasutusse andnud, saab seda vaadata. Selleks ei pea nad pilvsalvestusruumi platvormi sisse logima.  
  • Allalaadimine. Inimesed, kellele olete faili ühiskasutusse andnud, saavad selle alla laadida. Kui soovite rohkem turvalisust, saate allalaadimisvõimaluse blokeerida.  
  • Redigeerimine. Täielike redigeerimisõigustega adressaat saab teie dokumenti redigeerida. Enne faili ühiskasutusse andmist on soovitatav lubada funktsioon Jälgi muudatusi, et saaksite muudatused hiljem kinnitada või tagasi lükata.  
  • Kommenteerimine. Failile juurde pääsevad inimesed saavad sellele kommentaare lisada ja neile vastata.  
  • Koostöö tegemine. Mitu inimest saavad teie faili samaaegselt redigeerida reaalajas koostöö abil. Kõik failis tehtud muudatused sünkroonitakse reaalajas ja värskendatakse automaatselt kõigi redigeerijate jaoks. 
  • Ühiskasutusse andmine. Redigeerimisõigustega inimesed saavad teie faili ühiskasutusse anda. Redigeerimisõiguseta inimesed saavad teie lingi soovi korral edasi saata. Mõnes teenuses saate kasutajatele ühiskasutusse andmise keelata. 

Turvalise failide ühiskasutusse andmise lahenduse valimine 

Turul on palju failide ühiskasutusse andmise lahendusi. Kui kaalute valikuid, siis veenduge järgmiste oluliste võimaluste olemasolus.  

  • Turbesuvandid. Valige töökindlate turbesuvanditega lahendus. Paroolide ja õigustega kaitstud lingid on väga olulised. Aeguvad lingid on kasulikud, kui jagate neid välispartneritega.  
  • Krüptimine. Failid peavad olema turvalised, kui annate neid ühiskasutusse ja kui neid talletate. Valige krüptimist kasutav pakkuja.  
  • Kasutusmugavus. Teie salvestusruumi lahendus peab olema kasutajasõbralik. Koos meeskonnaliikmetega peaks olema võimalik faile kiiresti jagada, vastu võtta ja nendega töötada. Lisaks ei tohiks teil tekkida probleeme õiguse taseme muutmisega. 

Turvaline failide ühiskasutus teie meeskonnale 

Failide ühiskasutus kiirendab projektide protsesse. Kuid ilma täiendavate ettevaatusabinõudeta võivad teie andmed olla ohus. Failide turvaline ühiskasutus muudab meeskonna töövood sujuvamaks ja hoiab failid turvalisena.  

Microsoft 365 kasutamise alustamine

Juba tuttav Office ja koostööd tõhustavad tööriistad, et saaksite ajast ja asukohast olenemata rohkem tehtud.

Osta kohe
Seotud sisu
Äritehnoloogia

Pilvsalvestusruum vs kohapealsed serverid: 9 asja, mida tasub meeles pidada

Lisateave
Äritehnoloogia

Tasuta videokonverentside võimaluste täielik kasutamine

Lisateave
Äritehnoloogia

Ekraanikuva tasuta jagamine on lihtne, kuid kas teete seda õigesti?

Lisateave
Äritehnoloogia

Patsientidele telemeditsiinivõimaluste pakkumine

Lisateave

Äriülevaadete ja -ideede teenust ei tohiks käsitleda maksu- ega finantsnõustamisena. Oma olukorra arutamiseks pidage nõu maksu- või finantsspetsialistiga.