Hübriidne töökorraldus on loodud. Kas ma olen valmis?

Microsoftis usutakse, et hübriidtöö on tulevik. Iga organisatsioon vajab muutustega kaasas käimiseks hübriidtöö uut tegevusmudelit – sellist, mis ei toetu vanadele normidele, nagu 8-tunnine tööpäev hommikul üheksast kuni õhtul viieni. Töötajate ootused on muutunud. Üle 80% juhtidest ütleb, et nad pooldavad paindlike töötamisviiside kasutamist ka pärast pandeemiat, ja rohkem kui 70% töötajatest ütlevad, et nad soovivad neid ka edaspidi kasutada. Muutunud maailmas edu saavutamiseks peavad juhid olema äärmiselt paindlikud selles, millal, kus ja kuidas inimesed töötavad.

Kõik kliendid, kellega ma rääkinud olen, soovivad tagada inimestele dünaamilise, tõrgeteta ja pilvepõhise töökeskkonna. Nad soovivad leida viise, kuidas inimesed saaksid töötada mitte ainult kõikjalt, vaid igal ajal, koos lahendustega, mis võimaldavad nii sünkroonset kui ka asünkroonset koostööd. Ja see hõlmab kogu organisatsiooni töötajaid. Organisatsiooni kõikide valdkondade juhid – nii IT-, kui ka personali-, operatiiv-, turundus- ja tootmisjuht – peavad tegema koostööd töö ümber korraldamiseks. 

Uue töömaailma õpilastena oleme eksperimenteerinud ja jaganud seda, mida oleme õppinud muutustest. Täna soovin jagada teiega meie lähenemisviisi sellele, kuidas tagada paindlik töökorraldus töötajatele üle kogu maailma. See on kolmeetapiline strateegia. Esiteks tuleb luua poliitika, mis toetab inimesi äärmise paindlikkuse saavutamisel. Teiseks tuleb kujundada ümber füüsiline töökeskkond. Ja kolmandaks peab investeerima tehnoloogiatesse, mis ühendavad inimesi kõikjal ja igal ajal.

Vaatame igat etappi lähemalt.

Äärmise paindlikkuse saavutamist toetav poliitika

Täna tehtud valikud mõjutavad teie organisatsiooni ka aastate pärast. Seetõttu peavad vastu võetavad otsused olema põhjalikult kaalutletud. Teil on vaja kava ja poliitikaid, mis muudavad teid äärmiselt paindlikuks. Need otsused mõjutavad kõike alates sellest, kuidas te kujundate töökultuuri, kuni selleni, kuidas meelitate tööle talente ja suudate neid enda juures hoida, kuidas reageerite keskkonna muutustele ning viite läbi uuendusi.

Paljud organisatsioonid on juba astunud suuri samme paindliku töökorralduse loomise poole. Twitter kuulutas, et tema töötajad võivad teha kaugtööd „igavesti“. Dropbox teatas, et kohandab seni põhiliselt mugavaks töötamiseks kujundatud kontoriruumi ümber tõhusate koosolekute korraldamiseks ja koostöö hõlbustamiseks. Spotify loodab meelitada talente tööle, pakkudes New Yorgi ja San Francisco tasemel palkasid töötajatele, kes asuvad mis tahes maailma paigas. Microsoftis saavad töötajad nüüd töötada kodust kuni 50% tööajast. 

Töötajatele paindlike tingimuste võimaldamine algab kriitilistele küsimustele vastamisega: kes saavad teha kaugtööd? kes peavad töötama kontoris ning kui suures ulatuses oma tööajast? kui inimesed keskenduvad tööle, siis kus nad seda teevad? kuidas on võimalik teha koostööd? Maailmas, kus pidevad häired ja ootamatused – looduskatastroofid, geopoliitilised sündmused ja ülemaailmsed tervisekriisid – on osa uuest normaalsusest peavad ettevõtted olema valmis reageerima äkilistele muutustele. Uued ja paindlikud poliitikad pakuvad vastuseid nendele küsimustele ja mõtestavad need, pakkudes töötajatele selgust ja juhiseid. 

Füüsilise töökeskkonna ümberkujundamine

Kui olete oma poliitikad äärmise paindlikkuse jaoks kindlaks määranud, tuginege nendele füüsilise töökeskkonna kujundamisel. Nüüdsest alates ei toetu me enam ainult füüsilistele ruumidele, et teha koostööd, suhelda ja luua sotsiaalset kapitali. Kuid ruumid on endiselt olulised. Me oleme seltskondlikud ja tahame kokku saada, üksteise ideede üle arutleda ja suhtlemisest energiat ammutada. Edaspidi peab kontoriruum ühendama füüsilist ja digitaalset maailma ning vastama iga meeskonna unikaalsetele vajadustele ja konkreetsetele rollidele.

Eesmärgipärane kujundus

Microsoftis uurime töötajaid ja vaatleme kõike alates nende suhtlemisviisidest kuni liikumismustriteni, et mõista, kuidas varustada meeskondi vajalike ruumidega, teades, et need vajadused aja jooksul muutuvad. Müügimeeskonnad, kes peavad harva kontorisse tulema, saavad broneerida tööjaamu päevaks või tunniks, samal ajal kui insenerimeeskonnad võivad vajada spetsiaalseid koostööruume ja tööjaamu. Kaugtöötajate majutamiseks uurime ettevõtteväliseid koostööruume. Kuna teame, et meie töötamisviisid arenevad pidevalt, suurendame iga kujundatava ruumi paindlikkust.

Füüsilise ja digitaalse maailma ühendamine

Samuti on oluline mõelda, kuidas ületada lõhe silmast silma ja virtuaalse suhtluse vahel. Koostöö kontoris on küllaltki hõlbus. Viimase 12 kuu jooksul oleme üritanud välja mõelnud, kuidas korraldada asju, kui kõik töötajad on kodus. See on üks suur tohuvabohu, kui mõned inimesed on füüsiliselt koos ja teised ühinevad nendega virtuaalselt, ning esitab tõsiseid väljakutseid. 

Tipptasemel Microsoft Teamsi koosolekuruumid hõlmavad kvaliteetset heli ja videot, mis võimaldab kõiki osalejaid näha ja kuulda. Koosolekuruumi kaamerad esitavad kõrglahutusega videovoogusid ja optimeerivad vaadet, raamides ruumis olevad inimesed või jälgides esinejat. Intelligentsed kõlarid tuvastavad, kes ruumis räägib, ning koosoleku transkriptsioonid sisaldavad individuaalseid nimesid ja profiile. Funktsioonid, nagu reaalajas subtiitrid, reaalajas transkriptsioon, käe tõstmine, reaktsioonid ja vestlus, aitavad inimestel sündmust jälgida ja pakkuda võimalusi mitte-verbaalseks suhtlemiseks esinejat segamata. Nii kontoriruumis kui ka kodus kasutatav digitahvel hõlbustab koostööd ja koos loomist. Kohapeal olevad inimesed saavad kasutada tindikirja otse Surface Hubis või oma telefonis või sülearvutis ning kaugosalejad saavad joonistada samale ühiskasutatavale digitaalsele lõuendile. Meie uued tehisintellektipõhised kaamerad võimaldavad tahvlite piltidest ja tekstist fotosid teha, neid teravustada, nende suurust muuta ning pildi- ja tekstikvaliteeti täiustada. Nii saavad kaugosalejad arutelusid reaalajas jälgida ka siis, kui keegi seisab tahvli ees.

Kõik see on täna saadaval Microsoft Teamsi koosolekuruumides, kuid me arendame neid võimalusi edasi. Me usume, et üsna pea muutuvad kohtumised immersiivseteks kogemusteks, mis võimaldavad meil kohtuda kõikjalt ja igal ajal. Meie tulevikuvisioon hõlmab koosolekuruumi paigutuste muudatusi; mitme ekraani lisamisel luuakse osalejate, vestluste, tahvlite, sisu ja märkmete dünaamilised vaated ning ruumi tehnoloogiate täiustused aitavad kaugosalejatel koosoleku voogu jälgida ja selles osaleda. 

Investeerimine tehnoloogiatesse, mis ühendavad inimesi kõikjal ja igal ajal

Lisaks füüsilistele ruumidele peaks teie paindlikkuse plaan sisaldama tehnoloogiat, mis võimaldab meeskonnatöö tegemist ja loob uue digitaalse kasutuskogemuse, mis järgib teie töötajaid sõltumata sellest, kuhu nad lähevad.

Kui pandeemia sundis inimesi igal pool kaugtööle üle minema, oli videokonverents peamine vahend, mida inimesed kasutasid suhtlemiseks ja koostöö jätkamiseks. Kuude jooksul osalesid inimesed digitaalsetel kohtumistel 55% rohkem võrreldes pandeemiaeelse ajaga ja paljud said tunda stressi ja läbipõlemist. Videokonverentsid on alati olulised, kuid see on vaid üks tööriist ning ei paku hübriidtöö võimendamiseks vajalikku side- ja koostöötaristut. Microsoft Teams on ainus lahendus, mis koondab ühte kohta koosolekud, vestlused, kõned ja koostöö – kõik need on integreeritud Office'i rakenduste ja äriprotsesside automatiseerimise tööriistadega. Veelgi enam, see pakub koostöövõimalusi teadmistepõhise töö tegijate ja eesliinitöötajate vahel ning ühendab sünkroonse ja asünkroonse töö loomulikult. Teams on ainus rakendus, mis seda kõike võimaldab, pakkudes juhtimisfunktsioone, mis toetavad töövoogu kogu organisatsioonis. 

Oleme viimase aasta jooksul tutvustanud rohkem kui 100 uut Teamsi funktsiooni, mis kõik on loodud tagama äärmist paindlikkust, ja neid on palju rohkem tulemas. Kuid me peame minema veelgi kaugemale, et toetada uusi esilekerkivaid hajutatud töötamise viise. Microsoft Viva on esimene integreeritud töötajakogemuse platvorm, mis on hübriidtöö jaoks loodud. Teams ja Viva pakuvad koos tehnoloogiaplatvormi, mis ühendab teie inimesed ja aitab neil uues reaalsuses hakkama saada.

Töötamise viisid arenevad kiiresti ja pandeemiaeelset maailma ei saa me enam tagasi. Kuna vaktsiinid on peagi globaalselt kättesaadavad, peavad ärijuhid looma äärmiselt paindlikke tööviise. Kuigi me kõik veel õpime, on selge, et igal organisatsioonil on vaja kolme asja: uusi poliitikaid, ümberkujundatud füüsilisi ruume ja tehnoloogiat, mis seda kõike seoks. Ees on väljakutsed, kuid me oleme optimistlikud, et suudame luua tuleviku, mis pakub inimestele võimaluse igal ajal suhelda ning anda endast parima iga päev.