Neli viisi erialase suhtluse täiustamiseks

Dianna Booher, Microsofti külalisautor

Teadsin, et jõudsime erialase suhtluse murdepunktini, kui mu 87-aastane ema söögilauas tagasi nõjatudes ütles: „Mul on kahju, aga ma ei saa kauemaks jääda. Ma pean koju meili saatma minema.“

Erialane suhtlus on muutunud tüütuks kohustuseks, mida enamik inimesi vihkavad. Kuid vähesed ettevõtted saaksid ilma selleta hakkama. Lahendus peitub teie ärisuhtluse muutmises tõhusaks ja tulemuslikuks – see ei tohi võtta palju aega ja kindlasti mitte olla negatiivne kogemus kolleegide ja klientide jaoks. Siin on neli viisi erialase suhtluse täiustamiseks, minimeerides samal ajal selleks kuluvat aega ja vaeva.

Värskendage automaatvastuseid, mis sisaldavad aegunud teavet

Pärast firma palkamist, et protestida oma omandimaksude vastu, tänati mind automaatvastuses ja pakuti telefoninumbrit, et ma saaksin telefoni teel küsimusi esitada. Kui mul tekkisid raskused veebisaidil sisselogimisega, et dokumente üles laadida, helistasin antud numbrile. Automaattervituses suunati mind tagasi firma veebisaidile.

Paar päeva hiljem kogesin sama suure pangaga asju ajades. Automaatvastus andis kontaktnumbri „lisateabe“ saamiseks. See kontaktisik selgitas, et nad ei vastuta enam küsimuste lahendamise eest ja suunas mind teise osakonda. Sobivasse osakonda jõudsin alles pärast viiendat edasisuunamist.

Sellised juhtumid pole erakordsed. Kui see peaks juhtuma teie klientidega, ei ole kõik piisavalt kannatlikud, ega jää ootama õnnelikku lõppu. Lõpetage oma klientide eksitamine vale ja aegunud teabega, mis raiskab nende aega. Juhatage nad õigesse kohta juba esimesel korral.

Kasutage kalendritööriista ja projektijuhtimise tööriistu

Paljud inimesed saavad oma iganädalaste meilisõnumite mahtu vähendada, kasutades vajalikke tööriistu koosolekute kavandamiseks ja projektide haldamiseks. Enne nende uuemate tööriistade väljatöötamist hallati kõiki tegevusi meilisüsteemide abil. Aga tänapäeval ei saa produktiivsed inimesed endale lubada oma suhtlussüsteemi ummistumist ebaoluliste ülesannetega.

Korrastage oma sisendkaust, et saaksite klientidega suhelda. Ja hankige õiged tööriistad kolleegidega suhtlemiseks ja koos töötamiseks.

Valige parim suhtlustööriist, et üksikasju „läbi rääkida“

Aeg-ajalt ongi sinu läbirääkimisstrateegia „kirjapanemine.“ See tähendab, et teie eesmärk on olla osapool, kes kavandab plaani või paneb paika tingimused, vihjates seeläbi, et kavatsete projekti juhtida või et te ei tagane oma tingimustest.

Kui see ei ole teie kavatsus ja kui te ootate diskussiooni, enne otsusele jõudmist, siis ärge laske meilisuhtlusel saada teie peamiseks suhtlusviisiks. Kui te seda lubate, siis on teil ühes teemas 6, 7 või 8 meili ja kõik osapooled on sunnitud neid pikki tekste korduvalt lugema, et varasemaid üksikasju meelde tuletada.

Palju praktilisem on valida õige ärisuhtluse tööriist, mis võimaldab pidada mõttevahetusi, nt video- või kõnekonverentsi tööriist või Microsoft Teams.

Ärge kasuta oma meilisüsteemi ülesannete salvestuskohana

Ühel minu suhtlemiskoolitusel juhtis assistent tähelepanu ülemuse halvale harjumusele: „Tal on alati vähemalt tuhat vastamata meilisõnumit oma sisendkaustas. Lootusetu on saada temalt vastust meili teel.“ Selline olukord näitab, et tööülesanded on kuhjunud üle pea.

Kui soovite oma meeskonnaga tõhusalt suhelda, tühjendage oma meili iga päev. Seadistage reeglid ja kaustad nii, et teie jaoks oluliste inimeste meilisõnumid lähevad automaatselt teatud kaustadesse, kus märkate neid võimalikult kiiresti. Suunake veebiajakirjad ja sarnased üksused, mis on mõeldud vabal ajal lugemiseks, eraldi kausta. Tühistage tellimused, mida te enam ei vaja.

Seejärel saate oma igapäevaseid meilisõnumeid hõlpsasti lugeda ja neile vastata. Kui teil on vaja koguda teavet või teha eeltööd enne vastamist, plaanige vajalikke tegevusi, salvestage meilisõnum ning teisaldage see oma sisendkaustast ära.

Te imestate, kui palju tühja sisendkausta nägemine leevendab teie stressi, suurendab reageerimisvõimet ja annab teile aega kirjutada selgeid meilisõnumeid!

Värskendatud automaatsõnumid, mis käsitlevad klientide probleeme, tõhusad planeerimis- ja koostööriistad ning meilivastused täiustavad märkimisväärselt teie üldist ärisuhtlust!

Dianna Booher on populaarne kirjanik, kelle 47 raamatut on avaldatud 60 keeles. Ta aitab ettevõtetel korraldada selget suhtlemist ja liidritel suurendada oma mõju läbi otsusekindla juhtimisviisi. Ta peab regulaarset ajaveebi uudisteportaalis HuffPost ja ajakirjades Forbes ning CEO Magazine. www.BooherResearch.com@DiannaBooher

Microsoft 365 kasutamise alustamine

Juba tuttav Office ja koostööd tõhustavad tööriistad, et saaksite ajast ja asukohast olenemata rohkem tehtud.

Osta kohe
Seotud sisu
Manage my business

Kuidas koostada väikeettevõtte finantseelarvet?

Lisateave
Manage my business

5 olulist viga, mida tuleb ettevõtte laiendamisel vältida

Lisateave
Manage my business

Miks on raamatupidamine ja rahandus väikeettevõtte jaoks oluline?

Lisateave
Manage my business

Kuidas saada oma äriinglist rohkem kasu

Lisateave

Äriülevaadete ja -ideede teenust ei tohiks käsitleda maksu- ega finantsnõustamisena. Oma olukorra arutamiseks pidage nõu maksu- või finantsspetsialistiga.