Projektijuhtimine pidevalt muutuva ettevõtte stressirohkes keskkonnas võib olla keeruline väljakutse. Tänapäevane kontoritöötaja on tavaliselt mattunud kõikvõimalike tähtaegade, koosolekute, meilisõnumite ja ülesannete alla, mis tähendab, et tal pole ilmselt aega ega jaksu kogu oma potentsiaali teie ja teie projekti jaoks rakendada. Õnneks saate asju lihtsustada. Projekti edukaks juhtimiseks – ükskõik kas kliendi või ettevõttesisese huvirühma jaoks – vaadake üle need viis projektijuhtimistööriista, mis aitavad säästa aega, raha ja energiat.
Gantti diagrammid ja Scrumi tahvlid
Lõputu sisu ajastul, mil igal sammul nõuab mõni tekst meie tähelepanu, võib lihtne visuaal mõjuda värskendavalt ja väga tõhusalt. Gantti diagrammis kasutatakse projekti etappide ja edenemise kuvamiseks horisontaalribasid. Kogu meeskond saab kiirelt ülevaate, millega parasjagu tegeletakse (või vähemalt millega peaks tegelema) ja millal nad ise tegutsema peaks hakkama. Lisaks saavad nad vaadata, kui palju aega iga etapi peale kuluda võiks.
Scrumi tahvlid toimivad samamoodi ja on eriti tõhusad pisut leebema ajaskaalaga projektides, kuhu on kaasatud mitu meeskonda. Sellel tahvlil kuvatakse projekti eri faasid, näiteks plaanimine ja täitmine, lisaks iga meeskonna markerid. Meeskonnad saavad oma markereid etappide lõpuleviimisel ja projekti edenemisel tahvlil ümber tõsta. Nii saavad kõik projekti edenemisest ja enda rollist parema ettekujutuse.
Tööülesannete määramine
Lihtne on lubada midagi ära teha, aga selle lubaduse meelespidamine on palju raskem. Eriti siis, kui iga üksik sõnum tundub olevat järjekordne soov või ülesanne. Seepärast on veebipõhine ülesannete haldamise tööriist niivõrd oluline. Projekti mingi osa, näiteks logo kujundamise või kokkuvõtvate analüüside koostamise eest vastutavad isikud saavad sisse logida ja hõlpsalt vaadata, mida nad täpselt tegema peavad. Olenevalt nende konto sätetest saadetakse neile lähenevate tähtaegade kohta ka meiliteatisi.
Teisalt saavad projektijuhid oma meeskonnal silma peal hoida ja ilma pikkades meilivestlustes kerimata jälgida, et kõik ülesanded täidetaks õigel ajal. See aitab vältida kulukaid viivitusi ja tarbetut stressi.
Ressursside eraldamine
Agentuuri kontekstis on ressursside eraldamine kõige aluseks. Projektijuhtidel on vaja tõhusat tööriista meeskonnaliikme töötundide plaanimiseks ja jälgimiseks, et välistada ülebroneerimine, tähtaegade mahamagamine ja klientidele pettumise valmistamine. Aga selline korraldus ei peaks olema omane ainult loomingulisele tööle. Kas poleks mugav ka suurettevõtte kontoris saada kiiresti ülevaade teiste meeskonnaliikmete tegemistest?
Paluge meeskonnaliikmetel eelnevalt võimalikult täpselt hinnata oma saadavust kogu projekti vältel. Laske neil märkida ära kõik päevad, mil nad on puhkusel, kui neil on intensiivselt töötamiseks liiga palju koosolekuid või kui neil on muud tähtajad. Kui teil on ülevaade inimeste kättesaadavusest, saate luua realistlikke ajakavasid. Veebipõhine ressursieraldusriist aitab teil ja teie meeskonnakaaslastel võrrelda tegelikke töötunde hinnanguliste tundidega ning sellest lähtuvalt protsesse kohandada, et töö edaspidi paremini sujuks.
Tagasiside tööriistad
Inimesed mõistavad tagasiside andmist eri moodi – mõni kirjeldab konkreetseid ja konstruktiivseid muudatusettepanekuid, teised pelgalt emotsioone ja reaktsioone. Võib juhtuda, et eri asjaosaliste arvamused satuvad vastuollu. Selle kõige tõttu pole tagasiside saajal sugugi kerge otsustada, kuidas edasi toimida. Keda peaks kuulama?
Tagasisidetööriistad võimaldavad huvirühmadel hääletada ja pakutud variante järjestada, nii et rühm saab otsused ausal viisil ühiselt vastu võtta. Kui teatud isiku arvamus peaks pisut kaalukam olema, näiteks kui tal on märkimisväärne kogemusepagas, saate tema häält lugeda mitme häälena.
Valmisaruanded
Edenemisaruanded ja järelanalüüsid on iga projekti olulised osad, kuid need ei pea ilmtingimata ajakulukad olema. Kohandatud aruandele lugematute tundide kulutamise asemel saate kasutada valmisaruandeid. Lihtsalt sisestage vajalikud arvud ja andmed ning laske rakendusel luua soovitud vormingus failid ja andmevisualiseeringud.
Tänu sellele saate hakata kiiremini järgmiseks projektiks valmistuma.
<!–
Related content
- Top three success strategies for the PMO
- 10 tech tips to run your business more efficiently
–>
Selle arenduskeskuse meeskonna eesmärk on aidata teil oma äri alustada, hallata ja ellu viia.