Kuus viisi veebikoosoleku päevakava esiletõstmiseks

Dianna Booher, Microsofti külalisautor

Liiga vähe veebikoosolekuid on oma energilisuse, kaasatuse ja genereeritavate ideede poolest võrdväärsed tavakoosolekutega.

Pigem sageli kui harva kalduvad veebikoosolekud seatud sihilt kõrvale peamiselt kahel viisil. Need muutuvad kas vaikseks kui haud või tühjusesse suunatud järjestikuste monoloogide reaks. Või vastupidi – kujunevad kärarikkaks nagu läbirääkijate eduka suurtehingu tähistamine lennujaama puhkeruumis, kus igaüks tahab sõna sekka öelda, kuid siht või fookus puudub täiesti. Kuid see ei pea nii olema.

Veebikoosoleku muutmiseks tavakoosolekuga sama elavaks, ent ühtlasi ka sama tulemuslikuks, võtke arvesse järgmisi soovitusi.

1. Pange paika kindel päevakava.

Päevakava puudumine tekitab osalejates tunde, et soovite pigem „juttu puhuda“ kui midagi reaalset korda saata, ideid vahetada või otsuseid langetada. Vormistage päevakava kirjalikult ja saatke osalejatele vähemalt paar päeva enne koosolekut, et neil oleks aega see üle vaadata ja end ette valmistada.

Koosoleku ajal näidake seda aeg-ajalt osalejatele uuesti. (Edasi lugedes näete, miks see tarvilik on.)

2. Tooge teemad välja küsimuste kujul.

Vältige seda levinud teemavormingut:

– Müük 3. kvartalis

– Messistend ITH konverentsil

– Konkurendi turunduskampaania augustis

Selle asemel sõnastage teemad küsimustena, et vältida arutelu laialivalgumist ja anda sellele täpne suund ja siht:

– Kui suur protsent teie 3. kvartali kvoodist on praeguseks täidetud?

– Kas ITH messil osalemine on oma 35 000 € suurust rahalist ja kahe päeva pikkust ajalist kulu väärt?

– Milline on meie parim müügistrateegia Logardi augustikuise turunduskampaania taustal?

3. Määrake iga päevakavapunkti vorm.

Tooge kirjalikus päevakavas välja iga teema arutelu vorm: „Avatud arutelu“ „Ainult ettekanded“ “Küsimused-vastused” “Osalejate uuring” “Soovitused” “Otsuse langetamine” Sageli lahkuvad osalejad koosolekult raisatud aja tundega, kuna koosolekul ei võetud vastu ühtegi otsust. Kuid teie kui koosoleku juhi eesmärgiks võiski olla vaid teema tõstatamine ja tagasiside kogumine. Kui annate rühmale oma eesmärkidest enne teada, tekitate millegi saavutamise tunde ka pärast teema sellist arutelu.

4. Eraldage iga teema jaoks kindel ajavahemik.

Ajakava saate koosoleku käigus alati kohandada. Kuid aja prognoosimine annab kõigile aimu, et teil on teatud kindlad ootused. Kui päevakava järgi peab Jaan tutvustama laboritulemuste aruannet ja selleks on eraldatud 5 minutit, siis ta teab, et tal pole mõtet koostada 30 minuti pikkust esitlust.

5. Kui osaleja peab koosolekule kaasa võtma olulisi andmeid, andke talle sellest kindlasti teada.

Kui ootate, et Tiina tooks koosolekule arutelu aluseks olevad andmed, siis ärge valmistage talle üllatust. Märkige ta päevakavasse kui "vastutav isik", et ta teaks vajalikud materjalid ette valmistada ja kaasa võtta.

6. Tehke päevakavas jooksvalt järelduste kokkuvõtteid ja delegeerige osalejatele järeltegevused.

Iseäranis veebikoosolekutel on osalejatel suur kiusatus hakata sirvima oma mobiiltelefone või süveneda laual olevatesse paberitesse. Tehke kokkuvõtted olulistest järeldustest ja lisage need osalejatele demonstreeritava päevakava vastavasse tühja veergu. Viimasesse veergu märkige järeltegevused. Kes vastutab millise tegevuse tegemise eest mis kuupäeva tähtajaga.

Nii lihtne see ongi. Täiendatud päevakavast on nüüd saanud koosoleku kokkuvõte. Saatke täiendatud päevakava pärast nii koosolekul osalenutele kui kohal mitte olnutele (allalaadimiseks)!

Päevakava teeb põhitöö teie eest ära. Tulemuslik veebikoosolek ongi peetud!

Dianna Booher on populaarne kirjanik, kelle 47 raamatut on avaldatud 60 keeles. Ta aitab ettevõtetel korraldada selget suhtlemist ja liidritel suurendada oma mõju läbi otsusekindla juhtimisviisi. Ta peab regulaarset ajaveebi uudisteportaalis HuffPost ja ajakirjades Forbes ning CEO Magazine. www.BooherResearch.com@DiannaBooher

Teave autori kohta

Dianna Booher menukas kirjanik, kirjutanud 47 raamatut, mis on avaldatud 60 võõrkeeles. Ta aitab asutustel selgelt suhelda ning juhtidel aktiivse kohaloleku abil mõju laiendada. Ta kirjutab regulaarselt ajaveebi väljaannetele Forbes, HuffPost ja The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Microsoft 365 kasutamise alustamine

Juba tuttav Office ja koostööd tõhustavad tööriistad, et saaksite ajast ja asukohast olenemata rohkem tehtud.

Osta kohe
Seotud sisu
Business Tips

Hoidke keskkonda ja töötage hoopis kodus

Lisateave
Business Tips

Viis võtet, kuidas meilisõnumitega hea mulje luua

Lisateave
Business Tips

Kuus näpunäidet esitlustarkvara abil hea mulje jätmiseks

Lisateave

Äriedenduskeskus ei tegele ei maksu- ega finantsnõustamisega. Oma olukorra arutamiseks pidage nõu maksu- või finantsspetsialistiga.