TI märkmete tegemine: kuidas see töötab ja kuidas valida sobiv tööriist

TI märkmete tegemine on tehisintellekti tehnoloogiate, algoritmide ja keelemudelite kasutamise protsess, et parandada märkmete tegemist, korraldamist ja haldamist. Käsitsi tehtaval tööl on kompromiss: see, kes kirjutab, on koosolekul vaid pooleldi kohal, nii et väheneb nii märkmete kui ka tema osaluse kvaliteet.

TI märkmete tegemine kõrvaldab selle kompromissi, võttes jäädvustamise enda kanda. Ettevõttel, kellel polnud varem kedagi märkmeid tegemas ja koosolekuid kirja panemas, on nüüd vaikimisi jäädvustusfunktsioon.

Tööriistadel on enamasti viis sama etappi ja nende teadmine aitab mõista, kus tööriist tõenäoliselt alt veab. 1. Jäädvustamine Tööriist võtab vastu reaalajas heli koosolekult või kõnest ning sageli ka sisestatud teksti, üles laaditud dokumendid või foto käsitsi kirjutatud lehelt. 2. Transkribeerimine Kõnetuvastus teisendab kõne tekstiks. Head tööriistad sildistavad kõneleja ja lisavad ajatempli, mis võimaldab otsida hetke, kus midagi kokku lepiti. 3. Struktureerimine Loomuliku keele töötluse funktsioon otsib transkriptsioonist üles üksused, teemad ja seosed ning sildistab need. Selle poolest erineb salvestis otsimisest. 4. Kokkuvõtte tegemine Koondava kokkuvõte tegemisel valitakse juba kõige tähendusrikkamad laused. Abstraktse kokkuvõtte tegemisel kirjutatakse uued laused, mis annavad sama mõtte edasi vähemate sõnadega. 5. Sünkroonimine Märkmed jõuavad teie kalendrisse, ülesandeloendisse või ühiskasutatavasse salvestusruumi

See viimane etapp on olulisem kui paistab. Nelja etapiga tööriista korral peate korraldamise ise ära tegema, mis tähendab seda, et head märkmed võivad allalaaditud failide kausta kaduma minna.

Müüjad kasutavad neid termineid üldtähenduses ja kui teate, mis tööd teil vaja teha on, siis saate hoiduda vale toote ostmisest.

See loob ja korraldab märkmeid, võimaldades näiteks kõne tekstiks teisendamist, nutikat liigitamist ja kontekstipõhiseid soovitusi. Projektijuht saab jäädvustada koosolekumärkmeid reaalajas ja samal ajal arutelus osaleda.

Teisendab kõne tekstiks, keskendudes pigem täpsusele kui tõlgendamisele. Kasutage seda siis, kui täpne sõnastus on oluline, näiteks intervjuude ja kliendikõnede puhul.

Koondab teksti. Andke sellele pikk aruanne, esitlus või transkriptsioon ja teile esitatakse põhipunktid.

Enamik tooteid ühendab endast vähemalt kaks kolmest funktsioonist. Neid eristades saate teada, mida proovida: kui täpne sõnastus on kriitiline, proovige transkriptsiooni ja kui võimalikult kiire hoomatavus on tähtis, siis proovige kokkuvõtet.

Tööriistad erinevad selle poolest, millistesse aluseks olevatesse tehnoloogiatesse autorid on investeerinud.

Teisendab kõne kirjalikuks tekstiks, nii et inimesed saaksid trükkimise asemel dikteerida.

Tuvastab üksused, seosed ja meeleolu, muutes märkmed otsitavaks, mitte lihtsalt talletatuks.

Loeb märkmete teemat ja rakendab seda selgema väljundi loomiseks.

Lühendab pikad lõigud põhipunktideks, kasutades masinõpet.

Otsib välja olulised terminid, et luua silte, mis aitavad suurenevat arhiivi korras hoida.

Töötleb fotosid, skeeme ja käsitsi kirjutatud lehti.

Analüüsib, kuidas inimene märkmeid teeb, ja kohandab oma soovitusi vastavalt sellele.

Hoiab märkmed seadmete lõikes ajakohasena, nii et meeskond töötaks ühe versiooni põhjal.

Ühendab tööriista kalendrite, ülesannete halduse ja pilvsalvestusruumiga.

On vähe tööriistu, mis teevad kõike üheksat asja hästi, seega tasub ostmisel küsida, mis teie tööga sobib, mitte kui palju on funktsioone.

Hüved ilmnevad järjestikku ja hilisemad neist tulevad alles siis, kui tööriista püsivalt kasutate.

Teabe jäädvustamine ja korraldamine võtab vähem aega, et inimestel oleks rohkem aega tööks, kus on vaja otsustusvõimet.

Transkribeerimise ja liigitamise automatiseerimine hoiab tähelepanu vestlusel, mitte klaviatuuril.

Seadmete lõikes kättesaadavad märkmed jõuavad inimesteni, keda koosolekul ei olnud, nii et teave pole enam seotud ainult nendega, kes kohal olid.

Automaatne sildistamine loob kirje, mille väärtus ajas suureneb. Märkmed, mida saab kogu aasta otsida, annavad küsimustele rohkem vastuseid kui eri dokumente täis kaustad.

Kui materjali on piisavalt, toob mustrianalüüs esile seotud sisu ja korduvad teemad.

Hüved tulevad selgemini välja tavalisel töönädalal.

Ülesanded pannakse kirja siis, kui need on veel täpsed.

Meil või ülesandeloend koostatakse juba samal päeval toiminguüksuste, mitte kolm päeva hiljem mälu järgi.

Kokkuvõte jõuab kõigi nendeni, kes seda veel näinud pole, mistõttu pole vaja koosolekut kaks korda korraldada.

Kirjalik ülevaade igast kandidaadist muudab võrdlemise õiglasemaks ja aitab väikesel hindamiskomisjonil järjepidev olla.

Jooksvalt käsitsi tehtud märkmeid ja häälmemosid saab teksti järgi otsida.

Artiklites on tööriistad enamasti pingereastatud. Kasulikum on teada, milleks tööriista kasutada, sest õige vastus sõltub koosolekutest ja riskitaluvusest.

Aktsent, samal ajal rääkimine ja valdkonnažargoon vähendab täpsust. Proovige tööriista päriskoosolekusalvestisel, mitte müüja demol.

Tööriist, mis kirjutab otse teie kalendrisse ja salvestusruumi, säästab teid iga kord ühest lisatoimingust. Tööriist, mis annab teile teisaldatava faili, lisab igale koosolekule veidi lisakoormust, ja vähehaaval kogunev lisakoormus pärsib kasutuselevõttu.

Uurige, kuhu salvestised talletatakse, kui kaua neid säilitatakse, kellel on neile juurdepääs ja kas teie sisu kasutatakse müüja mudelite treenimiseks. Need vastused selgitage välja enne väljaandmist, mitte siis, kui klient küsimuse esitab.

Salvestamisreeglid erinevad maakonniti ja riigiti ning mõnikord nõutakse kõigi kõnes osalejate nõusolekut. Kontrollige, kas tööriist teatab salvestamisest ja pange oma meeskonna tavad paika enne esimese kliendikõne salvestamist.

Kes salvestab, kes jagab transkriptsiooni ja kui kaua märkmeid säilitatakse, ei tohiks jääda igaühe enda otsustada.

Kasutaja- ja minutipõhine hind kajastub arvel erinevalt. Võrrelge hinda ühe tegeliku kuu põhjal.

Sellest kasu saavad meeskonnad alustavad väikestest asjadest.

Iganädalane püstijalakoosolek või kiire kliendikõne annab täpsusest ausa ülevaate ilma kogu süsteemi korraga häirimata.

Kasutage iga kord sama sõnastust, et see muutuks rutiinseks.

Kui selle vahele jätate, siis valguvad kokkuvõtted sisendkaustade lõikes laiali ning tekib sama mäluprobleem ja veel rohkem faile.

Võrrelge kokkuvõtteid sellega, mida mäletate, ja õpetage tööriistale selgeks terminid, mida see pidevalt valesti tõlgendab.

Selleks sobivad erinevad Microsofti tööriistad. Microsoft OneNote on ühine digitaalne märkmik. Microsoft Teamsi reaalajatranskriptsioonid teevad koosolekute jälgimise nende toimumise ajal lihtsamaks ning Teamsi tehisintellektipõhine kokkuvõte loob pärast seda ülevaate. Wordi transkriptsioon salvestab ja transkribeerib vestlusi Wordi veebirakenduses, mis sobib intervjuude ja omavaheliste kõnede jaoks. Kui järeltegevus tuleb veel kirja panna, saab Copilot Chat selle sama materjali põhjal koostada.

Hinnake oma valitud tööriista, kui olete seda kuu aega kasutanud: kui inimesed enam käsitsi märkmeid ei tee, siis tööriist töötab.