Kuidas valida tõhusaimat vooskeemi?

Mis on vooskeem? 

Vooskeemid annavad inimestele võimaluse kujutada protsessi või süsteemi kujundite abil või kujundite ja sõnade kombinatsioonina. Vooskeemid võivad olla nii kiiresti ja käsitsi joonistatud pildid kui ka arvutis koostatud viimistletud diagrmmid, mis jaotavad keerulised ideed lihtsasti mõistetavateks osadeks. Lisaks saavad vooskeeme kasutada nii tehnikud kui ka muud inimesed pea igalt erialalt. 

Vooskeemid on väga kasulikud mitmesugustes olukordades, sealhulgas:  

  • dokumenteerimis- ja analüüsiprotsessides; 
  • arvutitarkvara või võrgustike väljatöötamisel; 
  • teabevahetus- või standardimisprotsessides; 
  • protsesside liiasuste, takistuste ja puuduste tuvastamisel; 
  • uue projekti, osakonna või äri jaoks kava või ülesehituse loomisel; 
  • mitme sidusrühmaga projekti tööülesannete kavandamisel; 
  • kasutajate veebisaidil või -poes navigeerimise harjumuste mõistma õppimisel; 
  • tootmisprotsessi piltlikustamisel; 
  • uue toote või teenuse loomsel. 

 Vooskeemi eelised 

Lisaks pea lõpututele kasutusvõimalustele pakuvad vooskeemid ka hulgaliselt eeliseid, sealhulgas alltoodud.  

Teabe visualiseerimine 

Vooskeem võib olla tõeline õnnistus, kuna see aitab visualiseerida, kuidas toode või teenus peaks töötama, projekt kulgema või võrgustik toimima, ning seda juba enne, kui see valmis on saanud. Võimaldades teil tuvastada sõltuvuspunktid, tõhusad küljed, personalivajadused ja muud tegurid, mis võivad projekti hiljem mõjutada, aitavad vooskeemid säästa aega ja raha. 

Dokumentatsioon 

Vooskeemiprogrammis saate kõik failid digitaalselt salvestada, neid peaaegu kohe jagada ning luua koguni eri vooskeemimallide teegi. Sel moel on failid alati kättesaadavad, teie meeskondadel on alati ajakohane teave, teie ettevõte on nõuetega järjepidevalt kooskõlas ning te ei pea iga kord sarnast skeemi koostama asudes hakkama taas jalgratast leiutama. 

Lihtsustatud teabevahetus 

Vooskeemid selgitavad iga üksikasja, aidates meeskondadel saada kiiresti hea ülevaate käsilolevatest ülesannetest, sellest, millal ja kes peaks need teostama. See teave võib tähendada vähem koosolekuid ja vähem eri küsimuste käsitlemist ning jätta rohkem aega töö tegemiseks. Samuti võivad vooskeemid olla kasulikud informatiivsete juhendite koostamisel või koguni uute töötajate sisseelamise toetamisel.  

Lihtne kasutamine 

Veebipõhiste vooskeemimallide abil käib alustamine kiiresti. Lihtsate kohanduste, tõhusa koostöö ja sisseehitatud versioonihalduse abil saate luua täpselt enda organisatsiooni vajadustele vastava vooskeemi, paluda igas etapis osalejatelt panust ning teate alati, kus asuvad kõige värskemad ja paremad failid.   

Vooskeemide tüübid  

Kuigi vooskeeme saab kasutada pea kõige selgitamiseks, kasutab enamik inimesi neid ühel kolmest otstarbest: otsustest teavitamine, protsesside esitlemine või andmete piltlikustamine. Seetõttu jaotuvad ka vooskeemimallid ühte neist kolmest kategooriast. Heidame pilgu igale vooskeemi tüübile ning uurime, mida need endast kujutavad ning millal ja miks neid kasutada.  

1. Otsusepuu 

Kujutage otsusepuud ette kui “, seejärel” vooskeemina. Kuna otsusepuu võimaldab teil kaardistada kindla valikute kogumi alusel võimalikud tulemused, siis aitab see teil tuvastada selge suuna ning kaaluda oma võimalusi. 

Otsusepuud algavad tavaliselt ühe tüviharuga (küsimus) ning jagunevad seejärel kaheks valikuks (otsused), mis jagunevad omakorda täiendavateks harudeks (võimalikud tulemused). Otsusepuud on tänu oma ülesehitusele eriti kasulikud tõenäosuste ja kasude esiletõstmiseks ning neid võib kasutada koguni tulemusi ennustavate algoritmide kujundamiseks. 

2. Protsessivooskeem 

Protsessivooskeem annab teile võimaluse kaardistada ja analüüsida tegevuste voogu toote või teenuse tootmisel, võimaldades teil teha kindlaks oma protsessi puudujäägid ja liiasused, tuvastada konkreetses punktis vajalikud vahendid, seadmed ja isikud ning paljastada võimalikud kitsaskohad ja probleemid, samuti tuua esile võimalikud kasutegurid.  

Peale kindla tegevuse toime või toote või teenuse osutamise kohta ülevaate andmisele võivad protsessivooskeemid olla abiks ka uute töötajate sisseelamisel ja olemasolevate meeskondade koolitamisel või aidata ettevõttevälistel tarnijatel või kosultantidel paremini mõista teie äri ning oma kohta teie ettevõttes. 

3. Andmevooskeem 

Kui peate põhjalikult andmetesse sukelduma, siis võib appi tulla andmevooskeem. Andmesisendite ja -väljundite, salvestuspunktide ja andmeteede esitamine sümbolite ja lühikeste tekstisiltide abil võimaldab koondada ja piltlikult esitada sellist teavet, mida võib olla keeruline sõnadesse panna. Kuna antud skeeme saavad kasutada nii tehnikavaldkonna meeskonnad kui ka tehnikaga mitteseotud muud sidusrühmad, on andmevooskeemid suurepärane valik, kui peate esitama andmeid laiemale publikule.  

märkmikusse joonistatud andmevooskeem
Näide: andmevooskeem

Näpunäited vooskeemi loomiseks 

Vooskeemi koostamine on lihtne, eriti kui kasutate vooskeemimalli, kuid suurepärase vooskeemi loomiseks tuleb veidi rohkem vaeva näha. Vaatleme mõnda nippi, kuidas luua vooskeemi, mis ei ole mitte üksnes informatiivne, vaid näeb ka imeline välja. 

  • Muutke diagrammid lihtsasti loetavaks. Pidage vooskeemi loomisel silmas lõppkasutajat ning veenduge, et skeemi kujundus ja sisu võimaldab teie publikul mõista, kuhu nad oma pilgu esmalt pöörama peaksid ning kuhu edasi liikuma. Kui kohandate joondust vastavalt vajadusele, olete grammatiliselt korrektne, kasutate selgeid pealkirju ning väldite oskuskeelt, siis tagate oma diagrammi kasutajasõbralikkuse. (Vihje: kui kahtlete, siis katsetage skeemi mõne projektiga mitteseotud isiku peal.) 
  • Olge järjepidev. Kasutage samu kujundeid, kirjastiili, värve ja nimetusi järjepidevalt kogu vooskeemis, nii on publikul teid lihtsam jälgida.  
  • Kasutage vastandlikke värve. Järjepidevus värvide kasutamisel on äärmiselt oluline, kuid te ei peaks kasutama sama värvi või samu värvitoone iga kujundi jaoks. Eri värvide kasutamisega saate teatud etapid või tegevused silmatorkavamaks teha. Kui kasutate kirjastiili jaoks taustast eristuvat värvi, siis on teie diagramm ka lihtsamini loetav. 
  • Kasutage veebipõhist vooskeemiprogrammi. Mallid, sisseehitatud versioonihaldus, lihtne koostöövõimalus ning võimalus skeeme igal ajal muuta aitavad teil katsetada eri kujundusi ning luua ja hallata oma diagramme teile sobival ajal.   

Integreerige oma vooskeem 

Olenemata sellest, kas peate langetama otsuse, selgitama protsessi või jagama andmeid oma tegevjuhiga, aitab vooskeemide manustamine teistesse ärirakendustesse ning teabevahetustööriistadesse tõsta tootlikkust. Kui kasutate vooskeemiprogrammi ja abivahendeid, saate tõmmata kogu diagrammideks vajaliku sisu oma kõikidest peamistest teabeallikatest, sh dokumentidest, failidest ja sotsiaalmeediasaitidest.  

Peale selle võite kaaluda vooskeemide integreerimist äriteabetööriistadega, mis võimaldab teil ja teie meeskonnal andmetega paremini ringi käia ning anda neid seeläbi paremini edasi. Manustatud vooskeemid ja äriteabetöösriistad aitavad teil andmeid kaasahaaravalt näitlikustada, luua interaktiivseid aruandeid, andmeid põhjalikult uurida ning saada vajalikke teadmisi kiirete ja teadlike otsuste langetamiseks.  

Vooskeemide loomiseks ning ettevõttesse uuenduste toomiseks on hulgaliselt viise. Loe lähemalt üksikasjalikust juhendist , mis käsitleb arvutustabelite struktureeritud andmete alusel automaatsete vooskeemide koostamist, ning uurige lähemalt tänapäevaseid vooskeemide koostamise tööriistu.  

Visio kasutamise alustamine

Visio aitab teil ideid, teavet ja protsesse visualiseerida ning teistega jagada sisuliselt kõikjalt ja iga seadme kaudu.

Osta kohe
Seotud sisu
Tööviljakus

5 viisi, kuidas integreeritud veebikalendri rakendused suurendavad tööviljakust

Lisateave
Tööviljakus

Parimad nõuanded kaug- või liikuvkontoritöö tõhustamiseks

Lisateave
Tööviljakus

Tõhusate personalikoosolekute korraldamise näpunäited

Lisateave

Äriülevaadete ja -ideede teenust ei tohiks käsitleda maksu- ega finantsnõustamisena. Oma olukorra arutamiseks pidage nõu maksu- või finantsspetsialistiga.