Töötamise lihtsustamine rühmavideokõnede abil

Ükskõik, kas teie töörühmas on kaks või 20 inimest või kas teie rühm asub teises kontoriruumis, teises hoones, teises linna otsas või teises maailma otsas, võib aktiivsete projektiülesannetega kursis püsimine olla keeruline. Kindlasti muudavad meilisõnumid, kiirsõnumside ja hulk mitmesugust koostöötarkvara kaugelt koos töötamise lihtsamaks kui kunagi varem. Siiski võib viis, kuidas me suhtleme, põhjustada tööviljakuse vähenemist. 

Üks põhjus on selles, et kasutame peaaegu kõige jaoks e-posti. Kui kõik töörühma liikmed hakkavad oma arvamust avaldama või küsimusi esitama, võivad meilisõnumilõimed muutuda väga pikaks ja keerukaks, nii et algne sõnum läheb kaotsi. See võib tekitada rohkesti segadust. 

Probleemi suurendab ka asjaolu, et suur osa suhtlusest on mitteverbaalne. (Ühes uuringus leidsid teadlased, et 55% suhtlusest moodustab kehakeel, 38% moodustab hääletoon ja kõigest 7% moodustavad reaalsed öeldud sõnad.) Nii et kui sa ei näe, kuidas inimesed räägivad, läheb suur osa sõnumist kaotsi. Seetõttu ongi videokonverentsid selgeks suhtluse huvides nii olulised.  

Kui see mõte võib teid panna kahtlema, mõelge järgmist: ühe hiljutise uuringu järgi leidis 90% vastajaid, et videokõne hõlbustas inimeste jaoks selget suhtlust ja oma seisukoha edasiandmist ning 94% vastajaid leidis, et videokonverentsid suurendasid tööviljakust. Aga see on ainult jäämäe tipp.  

Kui kõik see tundub teie jaoks õige, aga te pole päris kindel, millal, kuidas ja miks peaksite rühmavideokõnesid kasutama, lugege edasi. See aitab muuta teie päeva sujuvamaks ja viljakamaks.  

Vaatame viit kõige suuremat eelist, mis videokonverentsidega kaasneb. 

Aitab vältida arusaamatusi 

Paljud meie suhtlusviisid (nt tekstsõnumid, veebivestlused, dokumendi- ja rakendusesisesed kommetaarid) olid mõeldud kiireks teksti täiendamiseks, mitte peente varjunditega vestluste pidamiseks. Seepärast suhtlevad paljud inimesed põgusas ja asjakohases stiilis. 

Kahjuks peavad lugejad sellises vestluses „tooni“ ise tuletama. Olenevalt lugeja päevast või meeleolust võib tuletatud tooniga kaasneda solvumine või löök ego pihta. Samas võib ka juhtuda, et see toon võetakse rõõmuga vastu. Kõik sõltub sellest, millise „objektiivi“ kaudu lugeja sõnumit vaatab.  

Aga te saate anda töörühmadele selge suhtlemise võimaluse verbaalsete ja mitteverbaalsete vihjete abil ning tagada, et teie töörühma liikmed võivad keskenduda üksteisele. Kui kõik osalejad on üksteisele nähtavad, on suurem tõenäosus, et kõik keskenduvad koosolekule. Lisaks võimaldab ekraanikuva jagamine kõigil kõnes olevatel inimestel vaadata dokumente ja jooniseid ning hõlbustab sellega koostööd.  

Lisaks saavad usinad töörühmad ja kaugtöötajad kõnega liituda, ükskõik kas nad on parajasti kontoris, kodus, kohvikus või hoopis lennujaamas.   

Vähem meilisõnumeid 

Harvard Business Review’ (HBR) andmetel kulub spetsialistil tööpäevast kuni 28% meilisõnumitele. Ja kui töötate projekti kallal, võivad need katkestada teie töövoo ja vähendada tööviljakust. HBR ütleb ka seda, et „mõni uuring väidab, et inimesel kulub pärast töö katkestamist (nt paus meilisõnumite vaatamiseks) tööhoo taastamiseks kuni 23 minutit ja 15 sekundit“. 

Üks võimalus vähendada teie töörühma sisendkausta meilisõnumite hulka on arutada asju rühmavideokõnes, mitte pikkades meilivahetustes. Igapäevane või -nädalane videokõne võimaldab käsitleda projekte ja ajaskaalasid, arutada ideid, jagada ekraanikuvasid ja teha koostööd nõuatavate komponentide kallal ning tagada, et kõik on keskendunud ühele ja samale eesmärgile. Võite seda teha kogu töörühma järgitava ajakava järgi või vastavalt vajadusele spontaanselt.  

Samad eelised mis neljasilmavestlustel  

Üks põhjus, miks videokonverentsidest on palju abi konstruktiivse tagasiside andmisel, töötajate arenguvestluste korraldamisel, juhiste esitamisel ja ootuste sõnastamisel, on see, et inimesed kalduvad kirjalikule tekstile omistama teatud „tooni“.  

Neljasilmavestlustes näevad ja kuulevad kõik osapooled üksteist, nii et sõnumite saatmine ja vastuvõtmine on selge. Ja kõik seda saab teha ilma jutust „tooni“ välja lugemata. Washington Posti aruande järgi „näitavad uuringud, et silmast silma esitatud soovid on 34 korda tõhusamad kui need, mis on saadetud meiliga“, mis tähendab, et videokõne kaudu saavute suurema tõenäosusega positiivse tulemuse. 

Lihtsamad neljasilmakoosolekud klientidega  

Rühmavideokõned mitte ainult ei aita teie ettevõtte töörühmal paremini koostööd teha, vaid aitavad teie ettevõttel ka areneda. Ühe uuringu järgi ütles 94% neist, kes kasutavad koosolekutel videot, et see aitas nende ettevõttel kasvada.  

Kui kõik inimesed on näha ja kuulda, saate selgemini suhelda; ekraanikuva jagamise funktsioonid aitavad teil ka asjakohast teavet jagada. Lisaks aitavad videokonverentsid teil mõista üksteise kultuuri, julgustavad võtma osa tugevdavad suhteid. Kui lisada siia veel võimalus kaasata rohkem huvirühmi ning vähendada vajadust reisimise järele, pole ime, et uuringus osalejad panid oma ettevõttele avalduva positiivse mõju just nimelt rühmavideokõnede arvele.  

Teabe hõlbus säilitamine 

Isegi kui teete koosoleku ajal rohkesti märkmeid, võib inimestel tekkida küsimusi. Ja sel juhul on ainus võimalus vajalike vastuste saamiseks küsida teistelt osalejatelt, mis neile meenub. Avatud küsimused tähendavad järjekordset meilisõnumijada ja arusaamatuste tekkimise võimalust. Aga videokonverentside lahendus võimaldab teil koosolekud salvestada ja transkribeerida, et leiaksite kiiresti vajalikud vastused ega peaks otsima neid mälu järgi. Ja kui mõni töö- või huvirühma liige ei saanud kõnes osaleda, annab salvestis teile lihtsa võimaluse kõik osalised asjaga kurssi viia. 

Lisaks sellele, et videokonverentsid aitavad teil selgemini suhelda, kaasata ilma reisimisega kaasnevate kulude (või ootamiseta) rohkem huvirühmi ning säilitada paremini andmeid, aitab see suurendada ka teie tööviljakust. Olenevalt tehnoloogiast, mida te juba kasutate, võib teil olla vaja teha väga väike investeering – mis toob suure võidu teie töörühmale, ettevõttele ja kasumile. 

Microsoft 365 kasutamise alustamine

Juba tuttav Office ja koostööd tõhustavad tööriistad, et saaksite ajast ja asukohast olenemata rohkem tehtud.

Osta kohe
Seotud sisu
Äritehnoloogia

Pilvsalvestusruum vs kohapealsed serverid: 9 asja, mida tasub meeles pidada

Lisateave
Äritehnoloogia

Tasuta videokonverentside võimaluste täielik kasutamine

Lisateave
Äritehnoloogia

Ekraanikuva tasuta jagamine on lihtne, kuid kas teete seda õigesti?

Lisateave
Äritehnoloogia

Patsientidele telemeditsiinivõimaluste pakkumine

Lisateave

Äriülevaadete ja -ideede teenust ei tohiks käsitleda maksu- ega finantsnõustamisena. Oma olukorra arutamiseks pidage nõu maksu- või finantsspetsialistiga.