Raisatud aja vähendamine ülesandehaldustarkvara abil

Võib-olla arvate, et saaksite tööpäeva jooksul palju rohkem ära teha, kui teil oleks rohkem aega. 

Kurb tõsiasi on aga see, et me kipume oma väärtuslikku aega raiskama – kogu aeg. 

Saate hakata enda (ja oma töötajate) aega tagasi nõudma ülesandehaldussüsteemi abil. See aitab teil ülesannetel silma peal hoida, et teha kindlaks, millele aega raisatakse, ja hõlbustada aja leidmist nende projektide jaoks, mida pidevalt edasi lükkate.  

Ülesandehalduse ja projektihalduse määratlemine 

„Ülesandehaldus” ja „projektihaldus” võivad üsna sarnaselt kõlada. Need ongi sarnased, kuid neil on erinevusi.  

Projektihaldus on protsess, mille käigus juhitakse meeskonna mitmeid ülesandeid, et saavutada eesmärke kindlate ajavahemike piires.  

Seevastu on ülesandehaldus projektijuhtimise aluseks, kuna see hõlmab iga üksiku ülesande haldamist kogu selle elutsükli jooksul. Nende ülesannete hulka kuuluvad töö plaanimine ja määramine, olukorrast ülevaate andmine, ajakavade ja prioriteetide määramine, ressursside kogumine ja tulemuste määratlemine. 

Töörühmade ülesandehaldus on koostööprojektide juures eriti oluline, kuid see võib aidata ka kõiki teie meeskonna liikmeid individuaalselt järgmistel viisidel. 

• Igapäevase töö planeerimine aitab täita individuaalseid ülesandeid. 
• See aitab teha kindlaks, millega nad peavad antud hetkel töötama, olenemata sellest, kas konkreetne ülesanne on osa suuremast projektist või mitte.  

Ülesandehaldussüsteemide tutvustus 

Ajahaldus- ja ülesandehaldussüsteeme on palju erinevaid. Teie praegune süsteem võib piirduda tehaolevate ülesannete loendiga. Aja (ja mõnikord ka raha) investeerimine korralikumasse lahendusse võib aga pikemas perspektiivis teid ja teie meeskonda aidata. Lõppude lõpuks on ajaraiskamise potentsiaalne vähendamine kogu teie ettevõttes alati investeerimist väärt!  

Olenemata sellest, millist tüüpi ülesandehaldussüsteemi oma töörühma jaoks valite, veenduge, et see sisaldaks järgmisi komponente.

• Eesmärgid– ülesande või projekti põhieesmärgi määratlemine aitab näha tervikpilti, kuid olulised on ka väikesed vahe-eesmärgid. Väikeste eesmärkide saavutamine innustab meeskonda, mis hõlbustab üldeesmärgi täitmist. Samuti on oluline, et kõik kaasatud inimesed oleksid teadlikud oma individuaalsetest ülesannetest ja sellest, kuidas nad lõplikusse projekti sobituvad. 
• Prioriseerimine– vajalik on kindlaks teha kõige olulisemad ülesanded, mis tuleb enne teisi etappe ära teha. 
• Ajakavade koostamine– iga ülesandega seotud tähtaegade, ressursside ja kitsaskohtade teadmine aitab teil seada realistlikke ootusi. 
• Visualiseerimine– ülesande edenemise nägemine reaalajas aitab teil ja teie meeskonnal mõista järgmisi etappe ja progressi eesmärgi suunas. Sellised tööriistad nagu Kanbani tahvlid ja Gantti diagrammid võtavad arvesse üksikuid ülesandeid, koostöötegijaid, ressursse ja ajakavasid ning koondavad selle kõik hõlpsalt loetavasse visuaalsesse voogu.   
• Koostöö– töörühmade ülesandehaldussüsteemid aitavad igal liikmel näha ülesannete olekut ja edenemist, et nad saaksid koos töötada. 

Ülesandehalduse tarkvara valimine

Kui avastate, et ülesanneteloend või kirevaid märkmeid täis füüsiline tahvel enam ei tööta, võib ülesandehaldustarkvarasse investeerimine olla teie meeskonna jaoks õige valik.

Enne järgmise ülesandehalduri valimist kaaluge järgmiseid tegureid. 

• Kasutusmugavus– kas tarkvara on kasutajasõbralik ja suhteliselt lihtsasti mõistetav? Uue süsteemi tundmaõppimine on mõnikord keeruline, nii et veenduge, et teie kolleegid saaksid seda võimalikult vähese vaevaga kasutama hakata. Juurdepääsetavus on samuti oluline. Mõni programm on saadaval nii lauaarvutis kui ka mobiilsideseadmes, mis hõlbustab ülesannete nägemist ja värskendamist, olenemata teie ja teie meeskonnaliikmete asukohast.  
• Ühilduvus– kui hästi ühendub see muu tarkvaraga, mida teie ettevõte kasutab? See ei pruugi alati olla hädavajalik, kuid süsteemiüleselt ühilduv tarkvara aitab ka kasutusmugavust parandada.  
• Keerukus– kui hästi vastab tarkvara ülesannete kogusele, mis teie meeskonnal korraga käsil on? Uurige välja, kas sisendite või väljundite osas on piiranguid ja kas teil on oht neid ületada.  
• Turve– kas kavatsete sellesse süsteemi salvestada (või sellega ühendada) delikaatseid andmeid? Veenduge, et tarkvarapakkuja garanteeriks kvaliteedi. Kui te pole kindel, millist tüüpi turvalisus on teie andmete jaoks vajalik, pöörduge oma IT-osakonna poole.  

Alustage vaid kolme toiminguga 

Palju õnne! Olete valinud sobiva ülesandehalduse tarkvara ja olete valmis seda oma ettevõttes rakendama. Edasised toimingud on järgmised.

1. Plaanimine– määrake ajakava ja vahe-eesmärgid uue süsteemi kasutusele võtmiseks. Määrake kindlaks huvirühmad ja see, kuidas neid edenemisest teavitate.  
2. Suhtlemine– töötajate innustamiseks aidake neil mõista, kuidas uus tehnoloogia teie ettevõttele kasu toob. Saage esmalt mõjukate töötajate toetus ning paluge neil aidata tarkvara väärtust ja kasutusmugavust ülejäänud meeskonnale tutvustada. Juhul kui tekib eeldatavaid mure- või valupunkte, kuulake ja lahendage need. 
3. Harjutamine ja juurutamine– võimaldage pidevat koolitust, eriti kui muudate tarkvara, võtate tööle uusi töötajaid või kaasate tarkvaravärskendusi.  

Kujutlege, mis võimalusi pakub tagasivõidetud aeg

Olenemata sellest, kas täiustate oma ettevõtte olemasolevat ülesandehaldussüsteemi või võtate kasutusele uue, on teil hea meel, et seda tegite.  

Kui hindate ja täidate ülesandeid tõhusalt, võidate meeskonnaga piisavalt aega, et tegeleda oluliste tähelepanu vajavate projektidega. Isegi mõnetunnine ajavõit mõjutab lõppkokkuvõttes teie töörühma tööviljakust, rääkimata kasumist.