Meilindus kontrolli alla nelja nipi abil

Kas ainuüksi mõte suurest meilikuhilast ajab teil külma higi ihule? Kas teie postkast on täis hilisemaks lugemiseks salvestatud sõnumeid ja ülesandeid? 

See ei pea nii olema. Unistus hästi korraldatud sisendkaustast võib tunduda kättesaamatu, kuid tegelikult pole asi üldse nii keeruline. 

Meilipostkast, nagu iga muugi tööriist, teeb õigesti kasutamise korral teie elu lihtsamaks. Nutikalt kavandades saate teha sisendkaustast ühe oma suurema suhtlusliitlase.  

Teie meililahendus on osa teie identiteedist – hoidke seda hoolega 

Seda põhimõtet võib pidada meilihalduse kuldreegliks. Pidevalt hõivatud inimese jaoks on väga oluline, et meiliaadress jõuaks ainult nendeni, kes seda vajavad. Kui teie aadressi liiga palju levitada, on teie sisendkaust peagi kirjadest pungil.  

Oma identiteeti saate kaitsta mitme aadressi kasutamisega. Teil võiks olla üks n-ö päris meiliaadress igapäevaseks kasutuseks. Teil võiks olla aga ka teine meiliaadress, mida kasutate näiteks igasuguse vormide täitmisel, veebiostude tegemisel jms. See teine aadress võtaks reklaamisõnumid ja muu rämpsposti enda kanda, tänu millele jääks teie põhiaadressi sisendkaust puhtaks.  

Maailmas, kus paljud inimesed näevad vaeva, et töö- ja eraelu tasakaalus hoida, on eraldi meiliaadresside pidamine alustuseks hea lahendus. Kasutage lihtsalt rakendust, mille abil saate oma kontosid hõlpsasti ühes kohas hoida, kuid eraldi hallata.  

Ärge laske tolmul koguneda 

Asjade edasilükkamine võib põhjustada probleeme paljudes eluvaldkondades. Eriti kehtib see meilide puhul. Kui te oma meilidega pärast nende saabumist aegsasti ei tegele, tekitavad need teile peagi palju segadust.  

Püüdke postkasti läbivaatamist ajakavastada. Näiteks võiksite otsustada hallata oma meile kolm korda päevas. Vaadake need üle hommikul, pärastlõunal ja enne kojuminekut. Kolme kontrollimisega hoiate end vajalikuga piisavalt hästi kursis ega kuluta meilindusele liiga suurt osa päevast.  

Sellel teekonnal on abiks tehnikavõimaluste kasutamine. Proovige näiteks rakenduse Outlook iOS-i jaoks funktsiooni „Esita mu meilisõnumid” . See funktsioon loeb meilisõnumid valjusti ette ning teeb teie sisendkausta ja kalendri kohta kasulikke kokkuvõtteid. 

Sõltumata sellest, kas soovite teavet uute meilide kohta töö- või isiklikul kontol, saate lihtsate häälkäskluste või ühe sõrmeliigutuse abil sõnumeid kuulata ja neile reageerida ka liikvel olles. Meilile vastamiseks dikteerige lihtsalt lühisõnum ja pange see teele. See on väga hea võimalus tegeleda meilidega hommikul töölemineku või hiljem lõunapauside ajal, mil teie käed on ilmselt muuga hõivatud.  

Ebavajaliku kustutamine 

Meili kustutamine võib olla keeruline. Isegi kui usute, et teil pole seda meilisõnumit tulevikus vaja, on kustutusnupu vajutamine ikkagi raske. Seda tuleb aga teha.  

Ebaoluliste meilide kustutamine on väga tähtis, kuna need võivad meid negatiivselt mõjutada. Kirjadest pungil sisendkaust võib tekitada jõuetustunde, isegi kui need kirjad pole vajalikud. Regulaarselt töömeile kustutades vähendate tasapisi oma stressitaset.  

Kas selle harjumuse juurutamine tundub ikkagi keeruline? Proovige siis vaheetappi. Meilide viivitamata kustutamise asemel nipsake need ajakavastamiseks ära, et saaksite nendega tegeleda hiljem, teile mugavamal ajal. Ülejäänud aga eemaldage ja asuge oma nädalavahetust nautima.   

Romaani pole tarvis kirjutada 

Kipume mõnikord kasutama liiga palju sõnu. Meilide kirjutamisel on lihtne hoogu sattuda, kuigi saavutaksime eesmärgi üsna kindlalt ka lühema sõnumiga. 

Õppige kolleegide, aga ka sõprade ja perega suheldes kirjutama lühemaid meilisõnumeid. Lühemate meilide kirjutamisega säästate aega ning teie sõnum saab selgem.  

Lühikeste ja informatiivsete meilide kirjutamine on omaette kunst. Alguses võib see tunduda keeruline, kuid harjutamisega muutub see lihtsamaks. Peagi märkate, et enamiku meilisõnumite puhul piisab tegelikult vaid paarist lausest.  

Samuti võite kasutada täpploendeid, mis võimaldavad mõtted kiiresti ja lühidalt edasi anda. Sõnumi saajad on kirjade konkreetsuse üle ainult rõõmsad ja jõuate päev päeva järel üha enam tehtud. 

Microsoft 365 kasutamise alustamine

Juba tuttav Office ja koostööd tõhustavad tööriistad, et saaksite ajast ja asukohast olenemata rohkem tehtud.

Osta kohe
Seotud sisu
Ärinõuanded

5 põhjust pilverakenduste konsolideerimiseks

Lisateave
Ärinõuanded

Kuidas tausta hägustamine ja virtuaalsed taustad aitavad tähelepanu teil hoida?

Lisateave
Ärinõuanded

Professionaalne sisuloome. Suhtlusvõrgus piltide jagamine

Lisateave

Äriülevaadete ja -ideede teenust ei tohiks käsitleda maksu- ega finantsnõustamisena. Oma olukorra arutamiseks pidage nõu maksu- või finantsspetsialistiga.