Kuus võimalust, kuidas muuta virtuaalkoosolekute pidamine tõhusamaks

Millal oli teil viimati silmast-silma kohtumine? Olgem ausad, tänapäeval muutuvad tööalased kohtumised järjest enam elektrooniliseks. Ehkki võrgu- ja virtuaalkoosolekud on mugavad, võivad need vähendada osalejate vastutust ja suurendada tähelepanu hajumist. Kui inimesed on hajevil, kaotavad koosolekud fookuse ning suureneb vajadus asju korrata.

Selleks et tagada hästi korraldatud koosolekud ja ajakava, järgige kuut näpunäidet, mis aitavad teil vajaduse korral muuta oma tegutsemisviisi.

1. Päevakava. Kui koosolekul osalejad on hajutatud mööda maja või mööda maailma, on oluline, et kõik peaksid koosoleku teemakäsitlusega sammu. Ehkki ametlikud päevakavad pole enam nii moodsad kui varem, võiksite need siiski uuesti kasutusele võtta. Lisage koosoleku teemad kalendriüksuse sisusse või saatke need 24–48 tundi enne koosolekut osalejatele. See annab kõigile osapooltele võimaluse kujundada oma ootused koosoleku eesmärkide osas. Ja kui teile endale on saadetud koosoleku päevakava, siis lugege see läbi. Isegi kui olete projekti või aruteluteemadega juba kursis, võite saada olulist teavet erinevate vaatenurkade või probleemide kohta, ja kui aus olla, siis ei meeldi ju kellelegi jääda tähtsast infost ilma.

2. Valmistage oma teemad ja küsimused ette. Ükskõik, kas koosolekul on päevakava või mitte, tehke kindlaks oma eesmärgid. Pange enne koosolekut kirja märkmed ja taustainfo, mida teil võib vaja minna, ning küsimused, mida tahaksite küsida. Kui teil on ettevalmistatud nimekiri või põhjalikud loendipunktid, ei pea te muretsema kohapeal küsimuste väljamõtlemise pärast ja saate mugavamalt keskenduda pooleliolevale arutelule. Võite oma küsimused vabalt üles märkida päevakavadokumenti (kui teil see on) või koostada juba varem märkmedokumendi, mille algusesse lisage oma esialgsed ootused ja mõtted. Olenemata ettevalmistusviisist aitab selline ettevalmistuspraktika teil koosoleku päeval päevakavaga hästi kursis püsida.

3. Tehke läbi tehniline veaotsing. Pole vahet, kas tegu on teie esimese või tuhandenda võrgukoosolekuga, oma tehnoloogiaga peaksite te kindlasti tundma. Kontrollige üle, kuidas sisse helistada ja kas kõlarid töötavad. Kui vajate konverentsil osalemiseks või (koosolekuga seotud) meilisõnumitele või märkmetele juurdepääsuks Interneti-ühendust, kontrollige Wi-Fi-ühenduse olemasolu. Tihti häirib teisi see, kui mõni inimene vajab konverentsile pääsemiseks veel üht lisaminutit. Ärge olge see häiriv tegur – olge juba varakult konverentsiruumis valmis sisse helistama. Seniks, kuni teised liituvad, võite oma telefoni vaigistada ja keskenduda ettekandele, mitte muretsemisele, kas pääsete üldse koosolekule sisse.

4. Jagamine on hoolimine. Kui esitlete teavet, millele on lisatud ka visuaalsed elemendid või statistikat või kui viitate tekstis välisdokumentidele, siis kontrollige, kas kõik näevad neid. Kui häälestate ekraanijagamise funktsiooni, saate suunata oma vaatajate tähelepanu olulisele sisule ja tagate selle, et kõik on korraga keskendunud ühele ja samale teemale. Nii hoiate ära sellised küsimused nagu „Oodake! Kus me juba oleme?“ või „Pidage, ma pean liikuma õigele lehele“. Ekraani jagamine aitab vähendada pause ja segadusehetki. Pidage meeles: kui jagate oma ekraani, lülitage välja kõik meilisõnumid, telefonid ning sõnumside- ja teavitusprogrammid, et vältida ebamugavaid teadaandeid.

5. Olge otsekohene. Võrgukoosolekute üks keerulisi aspekte on teadmine, kes hakkab kõnelema või kes peab midagi vahele ütlema. Koosolekul osalejatest ja nende isiksustest sõltuvalt võivad virtuaalkoosolekud olla lärmakad, kus kõik räägivad korraga, või hoopis vaiksed ja pikkade mõttepausidega. Segase jutuvada või ebamugava vaikuse vältimiseks esitage küsimused isiklikult teistele koosolekul osalejatele. Kui inimesed teevad koostööd või peavad töö jätkamiseks esmalt eelmised protsessietapid läbima, ärge kartke küsida, kas neil on midagi lisada või kas neil on lisaküsimusi. Olge vestluse suunamisel otsekohene, nii muudate koosoleku kiiremaks ja annate kõigile võimaluse rääkida.

6. Elavus ja isikupära. Võrgu-, telefoni- ja virtuaalkoosolekud võivad olla igavad, sest te ei näe inimeste kehakeelt ega tea, kas nad kõneldule reageerivad või teid üldse jälgivad. Et inimeste tähelepanu ei hajuks, olge ise ergas. Olge sama meeldiv, nagu oleksite päriselus (või tegelikult pigem selline, nagu koosolek nõuab). Energilisus aitab säilitada vaatajaskonna tähelepanu ning hoida nende huvi käsitletavatel teemadel. Tõenäoliselt ei taha keegi, et neil ükski mõte märkamata jääks, eriti kui teil on kombeks inimestelt iga punkti kohta konkreetselt arvamust küsida. Kui kõik koosolekul osalejad on koosolekuga aktiivselt kaasas, saate oma koosolekupunktid kiiresti läbi arutatud ning käsitlete vähema ajaga rohkem teemasid.

Olenemata koosoleku vormist ei pea te virtuaalses tohuvabohus järge kaotama. Kui olete koosolekuks hästi valmis ja kaasate aktiivselt kolleege, on teie koosolekud selged ja eesmärgipärased.

On teie ettevõtte sündinud? Testi teha.

Teave autori kohta

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Microsoft 365 kasutamise alustamine

Juba tuttav Office ja koostööd tõhustavad tööriistad, et saaksite ajast ja asukohast olenemata rohkem tehtud.

Osta kohe
Seotud sisu
Business Tips

Professionaalne sisuloome. Suhtlusvõrgus piltide jagamine

Lisateave
Business Tips

Viis näpunäidet, kuidas töötada kodus sama efektiivselt kui kontoris

Lisateave
Business Tips

Kuidas kodus töötada ja seda tehes professionaalne välja näha?

Lisateave

Äriedenduskeskus ei tegele ei maksu- ega finantsnõustamisega. Oma olukorra arutamiseks pidage nõu maksu- või finantsspetsialistiga.