Vajadustele vastavate õigete meiliteenuse funktsioonide leidmine

Meiliteenuseid kasutatakse praktiliselt iga veebitegevusega alates klientide ja kolleegidega suhtlemisest kuni sotsiaalmeedia kontode loomiseni ja veebis ostude tegemiseni. Peaaegu igas maailma riigis kasutavad inimesed meiliklienti, mis teeb tänapäevase elu võimalikuks. Ettevõtte Radicati Group, Inc. poolt läbiviidud uuringust selgub, et 2017. aastal kasutas meiliteenuseid umbes pool kogu maailma elanikkonnast ja „2021. aastaks on meiliteenuste kasutajaid maailma üle 4,1 miljardi“. See on hämmastav ja näitab, kui olulised meiliteenused tänapäeval on.

Meilisõnumite kaudu saab saata ja vastu võtta aga muudki peale lihtsõnumite. Inimeste ja ettevõtete vahelise suhtluse tõhusamaks ja lihtsamaks muutmise eesmärgil on läbi viidud palju uuendusi, mille tulemusel hõlmab meiliteenus tänapäeval mitmesuguseid tööriistu, mille abil paremini töötada. Loomulikult ei ole igal ettevõttel vaja juurdepääsu kõigile saadaolevatele tööriistadele, mistõttu on need järgnevalt jaotatud põhilisteks ja täiustatud lahendusteks, et saaksite otsustada, milline meiliklient on teie jaoks kõige sobivam. Vaatame lähemalt.

Põhifunktsioonid

Enamik tasuta meiliteenuseid pakub teatud põhifunktsioone, mille abil tõhusalt meilisõnumeid hallata ja korraldada. Nende hulka kuuluvad näiteks järgmised.

  • Automaatvastused Selle lahenduse abil koostate sõnumi, mis saadetakse automaatselt kõigile, kes teiega meili teel ühendust võtavad. Nii saate neile meilikliendi abil lihtsalt teada anda, et te pole kontoris, millal tagasi jõuate ja kelle poole teie äraoleku ajal pöörduda.
  • Reeglite rakendamine Reeglid on toimingud, mida saate saabuvatele ja saadetavatele sõnumitele automaatselt rakendada. Teil on võimalik valida, millistel juhtudel reeglit rakendatakse ja milliseid toiminguid reegli rakendamisel tehakse. Näiteks kui soovite, et kõik ülemuse saadetud sõnumid läheksid kindlasse kausta, saate selle jaoks reegli määrata. Või kui soovite kustutada kohe sõnumid, mille teema sisaldab sõnu „registreeruge juba täna“, saate ka selle jaoks vastava reegli luua.
  • Kaustad Enamik tasuta meiliteenuseid pakuvad korraldusfunktsioone (nt kaustad), mille abil sõnumeid teile sobiva süsteemi alusel käsitsi sortida ja talletada. Kui töötate näiteks Projekti X kallal, võite luua kausta nimega Projekt X ja tõsta sinna käsitsi kõik sõnumid, mis selle projektiga seotud on. Nii on teil lihtne selle teemaga seotud sõnumitel silma peal hoida. Või kui uurite mõne ettevõttele vajaliku toote hinda, võite luua kausta kõikide seni saadud sõnumite ja hinnapakkumistega, et need oleksid ühes mugavas kohas.

Ettevõtete meiliteenuste täiendavad funktsioonid

Kui teil on vaja rohkemat kui põhifunktsioone, võib teie jaoks paremini sobida ettevõtetele mõeldud meiliteenus. Iga meiliklient on erinev, kuid teatud funktsioonid on ettevõttelahenduses eeldatavalt olemas.

  • Turvaline meilisuhtlus ja salvestusruum Paljud ettevõtete meililahendused kasutavad krüptimist ja mitmeid täiustatud turbefunktsioone, mis tagavad kõigi teie sõnumite turvalisuse nii saatmise ajal kui ka sisendkaustas.
  • Ühiskalendrid Ühiskalendrite abil saate vaadata, millal keegi (või kogu teie tiim) koosolekutel osaleda saab, mis teeb koosolekute ja muude rühmasündmuste kõigile sobival ajal korraldamise lihtsaks. Samuti on ühiskalendrite abil lihtne anda teistele teada, et olete kontorist eemal. Lisage kalendrisse teie puhkust tähistav üksus ja blokeerige vastav ajavahemik, et kõik, kellel on juurdepääs teie kalendrile, teavad, millal ära olete.
  • Ühe meilipseudonüümi abil mitmele inimesele sõnumi saatmine Mõnede meiliteenuste abil on lihtne saata ühe nime abil sõnum korraga kõigile inimestele, kellega kindla projekti kallal töötate. Oletame, et töötate koos 10 inimesega projekti kallal. Saate määrata need 10 inimest rühma ja panna rühmale nimeks „Projekt Xi meeskond“. Kui saadate meili adressaadile „Projekt Xi meeskond“, saavad sõnumi kätte kõik 10 inimest. Nii on lihtne faile jagada ja kõiki toimuvaga kursis hoida.
  • Meilisõnumite säilitamine Valdkonna ja valitsuse ning teie ettevõtte haldusstandarditele vastamiseks on tähtis arhiivida ettevõtte meilisõnumid. Õnneks võimaldavad enamik ettevõtete meililahendusi määrata oma säilituspoliitikad, et saate arhiivida kõik olulise nii pikaks ajaks, kui vaja.

Tasuta meiliteenustel on oma koht ja üksikettevõtjate jaoks võivad need alustamiseks sobida. Kui aga juhite kümnete töötajatega ettevõtet, teile kehtivad valdkonna või valitsuse regulatsioonid või vajate enamat kui lihtsalt võimalust sõnumeid saata ja vastu võtta, sobib teile paremini ettevõtetele mõeldud meililahendus, mis pakub ettevõtte õigesti kasvatamiseks ja ülesehitamiseks sobivaid tööriistu.

Teave autori kohta

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Microsoft 365 kasutamise alustamine

Juba tuttav Office ja koostööd tõhustavad tööriistad, et saaksite ajast ja asukohast olenemata rohkem tehtud.

Osta kohe
Seotud sisu
Business Tech

Mida peaks kasvavas ettevõttes teadma meiliarhiivimisest?

Lisateave

Äriedenduskeskus ei tegele ei maksu- ega finantsnõustamisega. Oma olukorra arutamiseks pidage nõu maksu- või finantsspetsialistiga.