Sisu sujuvam esitus ettevõtte sisuhaldussüsteemi abil

Turundusmaterjalid, lepingud, meilisõnumid, klientidele mõeldud esitlused ja müügipakkumised, arvutustabelid, PDF-failid, fotod, videod, vormid, arved ja tööle kandideerijate elulookirjeldused. Nii suured kui ka väikesed asutused loovad pidevalt sisu. Sisu loomine võib olla lihtne, kuid selle korraldamine osutub sageli suureks väljakutseks.

Seda probleemi aitab lahendada ettevõtte sisuhaldusteenus (ECM). Ettevõtte sisuhaldusteenuse abil on hõlpsam sisu korraldamise ja haldamise iga etapp alates loomisest kuni arhiivimiseni. Eri sisuhaldussüsteemide funktsioonid ja võimalused on väga erinevad, täpselt nagu muude süsteemide omadki. Sellest artiklist leiate teavet sisu haldust (ja sellele juurdepääsu tagamist) hõlbustavate funktsioonide kohta, mille kasutamine võib aidata ka teie meeskonnal tõhusamalt töötada.

  • Üks hoidla eri sisutüüpide jaoks. Kui otsustate sellise ECM-teenuse kasuks, mis võimaldab samas asukohas talletada video, arvutustabeleid, pilte, teksti, dokumente ja muid sisutüüpe, saate talletada kõiki sama projekti või algatusega seotud faile ühes kohas.
  • Võimalus kasutada ülemkaustu, millele saab luua lugematul hulgal alamkaustu. Näiteks juhul, kui mõni teie projekt või algatus kordub igal aastal, saate sellega seotud failide jaoks luua ülemkausta, panna sellele asjakohase nime (nt Koristusprojekt) ja luua iga aasta jaoks eraldi alamkausta. Igale alamkaustale saab omakorda luua täiendavaid alamkaustu, näiteks iga lepingu, vabatahtliku töö lahtiütluse, turundusmaterjalide jms jaoks.
  • Võimalus hõlpsalt redigeerida dokumendiatribuute või metaandmeid. Kui teil on võimalik leida ja redigeerida parasjagu avatud dokumendis faili metaandmeid, säästate aega ning kindlustate, et tulevikus tehtavate otsingute jaoks oleksid failid õigesti märgendatud.
  • Võimalus reguleerida teabele juurdepääsemise õigust. Asutuse iga liige ei vaja juurdepääsu igale dokumendile ning kui kasutate ECM-i, mis võimaldab määratleda dokumendi, failirühma, süsteemi kindla jaotise või kogu süsteemi juurdepääsuõiguseid, otsustate teie, mida kasutajad vaadata võivad.
  • Koostöökeskne lähenemine. Mõni ECM-i teenus laseb luua dokumendi jaoks töövood, mille abil saab vastava dokumendiga seotud toiminguid jälgida ja teistega koostööd teha, kasutades teile juba tuttavaid programme.
  • Võimalus esitada ettevõtte sisuhaldussüsteemis meediumisisu. Video- ja helifaile kasutavad asutused saavad hoida kokku aega, kui neil on võimalik esitada meediumisisu otse ECM-süsteemis, sest nii väheneb sisu vaatamise või kuulamise jaoks vajaminevate toimingute arv.
  • Võimalus talletada ja kaitsta äridokumente ja juriidilise kaaluga faile. Kui teie käsutuses on turvaline hoidla, võite olla kindel, et teie dokumendid on alati kaitstud ja oma lõppolekus, kuid samal ajal ka hõlpsad leida ja hankida, kui need tuleb õiguslikult avalikustada. Samuti võib mugav juurdepääs dokumentidele vähendada üleüldisi avalikustamiskulusid.
  • Märksõnaotsing. Kui teie ECM-teenus võimaldab otsida dokumente ja teavet märksõna alusel, võib teie meeskond hõlpsamini leida faile, mille olemasolust nad teadlikud pole, kuid mis võivad olla aktuaalse projekti seisukohast olulised, see omakorda hoiab kokku aega ja võimaldab tõhusamalt töötada. Otsimine peaks olema võimalik näiteks dokumendi tekstist, metaandmetest ja marginaalidest. Dokumente peaks saama otsida ka loomiskuupäeva alusel.
  • Juurdepääsuvõimalus mitmest eri seadmest. Kui võtate kasutusele nii laua-, süle- ja tahvelarvutis kui ka telefonis kasutamiseks loodud ettevõtte sisuhaldusteenuse, pääseb kasutaja vajalikele failidele juurde kohe kui vaja, olgu ta siis parasjagu kontoris, kaugtööd tegemas, reisimas või kontorivälisel kohtumisel.

Failide ja dokumentide ühes ja samas kohas talletamist, kaitsmist, otsimist, muutmist ja loomist võimaldava ettevõtte sisuhaldusteenuse abil saate muuta sujuvamaks meeskonnasuhtlust, projektipõhist tööd ja isegi õiguslikku avalikustamist. Ettevõtte sisuhaldussüsteem aitab tööd paremini korraldada igas asutuses, olenemata selle töötajate või kontorite arvust.

Teave autori kohta

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Microsoft 365 kasutamise alustamine

Juba tuttav Office ja koostööd tõhustavad tööriistad, et saaksite ajast ja asukohast olenemata rohkem tehtud.

Osta kohe
Seotud sisu
Business Tech

Viis põhjust, miks teie ettevõte vajab sisevõrku

Lisateave
Business Tech

Tulevikukoosolekud – tehisintellekti kasutamine meeskonnatöö tõhustamiseks

Lisateave
Business Tech

Ettevõtte jaoks sobivaima sisevõrgutarkvara valimine käib nii

Lisateave
Business Tech

Ärge laske segadusel üle pea kasvada: kasutage paremat andmebaasihaldust

Lisateave

Äriedenduskeskus ei tegele ei maksu- ega finantsnõustamisega. Oma olukorra arutamiseks pidage nõu maksu- või finantsspetsialistiga.