Tänapäevased koosolekud

Midagi pole teha – koosolekud ei kao kuskile. Koosolekud on hea võimalus töörühmaga teabe vahetamiseks, vahetuks suhtlemiseks ja konstruktiivseks aruteluks. Kuid aeg-ajalt võivad koosolekud tööd hoopis segada. USA tööstatistika büroo hinnangul kaotavad ettevõtted tarbetute koosolekute tõttu aastas 37 miljardit dollarit. Töötajad veedavad tänapäeval 37% oma ajast koosolekutel, nii et peaksime ka koosolekuid hakkama korraldama vastavalt uutele juhtimisviisidele ja tööstrateegiatele.

Uut tüüpi koosolekud ja rahulolu

Tööstrateegia plaanimisel peaks arvestama otseste ja kaudsete kuludega, mis kaasnevad nii virtuaalsete kui ka füüsiliste koosolekutega. Kummagi eeliste läbimõeldud rakendamine on uut tehnoloogiat ja traditsioonilisi töötavasid hõlmava tervikliku lahenduse aluseks.

Kooskõlas tehnoloogia arenguga on oluliselt kiirenenud ka tänapäevase töökoha töötempo. Ettevõttes, kus iga minut loeb, võimaldab näiteks kõne- ja videokonverentsiteenuste kasutamine töötajate aega kokku hoida. Töötajad ja projektidega seotud huvirühmad saavad kõnekonverentsidega mugavalt liituda ja kontorist lahkumata arvamust avaldada ning seejärel oma tööpäeva jätkata. Tänu videokonverentsidele ei pea töötajaid kaugelt kontorisse kutsuma, sest ekraani vahendusel saab lausa mitme ajavööndi lõikes töötajatega isiklikult suhelda. Lisaks meeskonnasidemete tugevdamisele aitavad need töövahendid ärireiside pealt kulusid kokku hoida.

Samas ei saa virtuaalsed koosolekud inimliku otsekontakti puudumise tõttu täielikult asendada silmast silma kohtumisi. Näiteks uue kliendiga võiks kohtuda isiklikult, et luua usaldusväärne ja kestev töösuhe. Ehkki koosolekuid peetakse pigem negatiivseks nähtuseks, leiab 92% osalejaid, et koosolekud on hea viis oma panuse andmiseks, mis viitab sellele, et edukad koosolekud mängivad töötajate rahulolu tagamisel olulist rolli. Ja mida rahulolevamad on töötajad, seda paremad on ettevõtte tulemused.

Vastavalt Verizoni uuringule tunnistas 90% koosolekutel osalenud inimestest, et nad mõtlesid sel ajal millestki muust või ei pööranud koosolekule või mõnele selle osale üldse tähelepanu, ning 70% ütles, et nad võtsid koosolekule kaasa muid töid. Selge on see, et koosolekuid peab hakkama senisest teistmoodi pidama. Kui me suudaksime koosolekute kontseptsiooni tervikuna muuta, võiks see kaasa tuua tööviljakuse märkimisväärse suurenemise.

Koosolekute ümbermõtestamine

Koosolekud arenevad järjepidevalt koos uue tehnoloogia, töötrendide ja majandusega. BlueJeansi hiljutisest uuringust ilmnes, et 25% koosolekutel osaleb vähemalt üks inimene mobiilse videokõne kaudu. Mobiilivideokõnede populaarsuse tõusu võib seostada osalise tööajaga ja vabakutseliste töötajate üha suureneva arvuga. Viimaste aastate jooksul on töövõtulepingutega töötajad moodustanud 40,4% kogu tööjõust.

Mida sellest järeldada? Ettevõtete ja töötajate edaspidise edu tagamiseks tuleb juba praegu kaasata koosolekute korraldamisse nii digilahendused kui ka füüsiline tehnika.

Kuidas see välja näeb? Kas ideaalne koosolekuruum on digitaalne või füüsiline? Selle küsimuse vastus pole kõigis ettevõtetes sama, aga mõned välja töötatud tööviljakust suurendavad vahendid toimivad enamiku ettevõtete korral.

  • Tänu digitehnoloogiale on levinud lihtsad ühe puutega loodavad ühendused, mis liidavad pildi ja heli. Tulemuste ja ühenduse aegade mõõtmisega seotud küsitlustest ja telemeetriast on praeguseks selgunud, et ühenduse loomiseks kulub keskmiselt kuni üks minut varasema kolme minuti asemel.
  • Tänu füüsilise tehnika arengule on kõne- ja videoteenused saadaval eri tüüpi seadmetes nii juhtmega kui ka juhtmeta ühenduse kaudu ettevõtte võrgus ja muudes võrkudes. Ideaaljuhul tagavad need täiustused võrdsed koosolekust osavõtu võimalused nii kaugosalejatele kui ka kontoris viibivatele töötajatele.
  • Mõnes ettevõttes on nende täiustuste maksimaalseks ärakasutamiseks sisse seatud täiesti uued töövahendid, nagu näiteks digitaaltahvel. Sellised koostöölahendused nagu mitmikpuutega ekraanid, survetundlikud pliiatsi- ja tindipliiatsifunktsioonid ning seadmetesse integreeritud videokonverentsitehnika muudavad uut moodi peetavad koosolekud veelgi tõhusamaks.

Praegu usub 28% juhtidest, et koosolekud on aja raiskamine. Kuid läbimõeldud koosolekutel võib olla palju rohkem väljundeid peale tööstrateegia viimistlemise: omavahelisest suhtlemisest sünnivad uued ideed ja tekib meeskonnatööks vajalik sünergia. Hästi korraldatud tõhusad koosolekud toovad kasu kõigile: nii töötajatele, juhtidele kui ka vabakutselistele.

Teave autori kohta

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Microsoft 365 kasutamise alustamine

Juba tuttav Office ja koostööd tõhustavad tööriistad, et saaksite ajast ja asukohast olenemata rohkem tehtud.

Osta kohe
Seotud sisu
Business Tech

Kolm olulist asja, mida teada pilvandmetöötlusest mobiilses maailmas

Lisateave

Äriedenduskeskus ei tegele ei maksu- ega finantsnõustamisega. Oma olukorra arutamiseks pidage nõu maksu- või finantsspetsialistiga.