Viisi aikaa säästävää PowerPoint-vinkkiä Office 365:ssä

Tämän päivän blogin on kirjoittanut Tanny, toinen kaksosista, joka osallistui Kaksoshaaste: Office 365 vastaan Office 2019 -kisailuun.

Microsoft kutsui äskettäin kaksossiskoni Cynnin ja minut Washingtonin Redmondissa sijaitsevaan filmistudioonsa osallistumaan hauskaan ”haasteeseen”. Meille annettiin kummallekin tehtäväksi luoda PowerPoint-esitys ja suorittaa tehtäväsarja käyttämällä Officen eri versioita. Minulle annettiin Office 365 ja siskolleni Office 2019. En edes tiennyt, että näiden kahden välillä oli eroja. Tarkoitan, että Office tarkoittaa Officea, eikö vain?

Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa.

Loin viimeistellyn pinon silmänräpäyksessä, ja diani olivat selvästi parempia kuin siskoni diat! (Ja jos aivan rehellisiä ollaan, yritänkin aina näyttää paremmalta kuin siskoni.)

Tästä haasteesta alkaen minusta on tullut Office 365 PowerPoint -fani. Löydän aina hyviä verukkeita esityksen luomiseen, jotta voin näyttää uudet supervoimani. Enkä ole ainoa PowerPointin maagisiin taitoihin lumoutunut! Yksi muksu loi esityksen siitä, miksi hänen perheensä tarvitsi uuden koiranpennun, toinen muksu yritti sen avulla vakuuttaa äitinsä siitä, miksi tämän pitäisi antaa hänen käyttää meikkiä, kun taas toinen muksu loi esityksen siitä, miksi hänen pitäisi päästä tapaamaan One Directionin Niall Horania – kaikesta tästä kerrotaan tässä New York Timesin artikkelissa. Emma Stone loi myös PowerPoint-esityksen vakuuttaakseen perheensä muuttamaan Hollywoodiin, jotta hän voisi jatkaa näyttelemistä. Ihan totta!

Sinua onnestaa nyt myös, koska kerron sinulle joistakin jutuista, joita opin Microsoftilta tässä seikkailussa! Tutustu näihin aikaa säästäviin ominaisuuksiin, jotka saavat sinut näyttämään diojen luomisen ammattilaiselta. Siinä tapauksessa, jos haluat muuttaa Hollywoodiin, adoptoida koiranpennun, loistaa luokkatovereidesi silmissä tai tehdä vaikutuksen kollegoihisi seuraavassa kokouksessa. PowerPoint auttaa sinua tässä, ja minä myös.

  1. PowerPointin Ideat* ja Suunnittelutyökalu – Rakastan yli kaiken PowerPointin Ideat- ja Suunnittelutyökalu-ominaisuuksia! En ole mitenkään graafisesti taitava, eikä minun tarvitse nyt enää kuluttaa aikaa monimutkaisiin tehtäviin, jotta näyttäisin ammattilaiselta. Kaikki hoituu parilla napsautuksella, fonttien koon mukautuksilla, asettelulla ja kuvan koon mukautuksilla. Aiemmin paljon aikaa vieneet tehtävät sujuvat parissa minuutissa, ja kaikki näyttää upealta ja viimeistellyltä.

  1. Käsinkirjoituksesta tekstiksi – Olen käyttänyt tätä ominaisuutta jatkuvasti kotiläksyissä. Sen sijaan että siirtelisin tekstiruutuja ja muotoja ympäriinsä, voin kirjoittaa ja piirtää digitaalisella kynälläni tietokoneruudulle. PowerPoint muuntaa kirjoittamani tekstisi ja upeiksi muodoiksi, mikä on suorastaan uskomatonta. Pidän erityisesti siitä, että voin piirtää haluamani jutut diaan ja PowerPointin Suunnittelutyökalu ehdottaa minulle ideoita ja suositeltuja kuvakkeita. Näin helppoa se on!

  1. Lisää upotettuja 3D-malleja dioihin – Tämä ominaisuus on hauska, ja varsin uusi myös! Jos sinulla on mukautettuja animoituja 3D-malleja, voit lisätä niitä dioihisi. Itseni kannalta hyödyllinen on jo luotujen animoitujen mallien kirjasto, josta löydän lähes mitä tahansa eläimistä tiede-esineisiin ja ruokaan. Minun tarvitsee vain napsauttaa Lisää, valita 3D-malli, jossa on juokseva mies kulmassa, ja katsella, miten animaatio toistetaan esitystilassa. Olen käyttänyt tätä tehdäkseni dioistani vaikuttavimpia koulutehtävissä ja kesälomaharjoittelun aikana.

Kuva animoidusta kolibrista, jota käytetään PowerPoint-diassa.

  1. Olemassa olevien diojen käyttäminen uudelleen uusissa esityksissä – Tämä on jotakin, jota en tietänyt koskaan tarvitsevani, mutta se säästää rutkasti aikaa. PowerPoint auttaa kohdistamaan uudelleen sekä kiintolevysi sisältöä että muiden (kuten koulutiimien tai työtovereiden) luomaa sisältöä. Sinun tarvitsee vain napsauttaa Aloitus-välilehden Käytä dioja uudelleen -painiketta ja hakea aihealue, jotta voit näyttää tietokoneesi sisältämät PowerPoint-tiedostot. Voit täältä selata suositeltuja tiedostoja, joihin sinulla on käyttöoikeus, tarkastella kunkin esityksen dioja ja lisätä niitä esitykseen.

  1. Tarkastele PowerPoint-esityksesi muutoksia tien päällä – Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun muokkaat esitystä usean henkilön kanssa, koska näet, mitä muutoksia esitykseesi on ilmaantunut siitä, kun avasit sen viimeksi. Dioja ei tarvitse enää vertailla vierekkäin tai vierittää koko esityksen läpi mahdollisten muutosten havaitsemiseksi. PowerPoint kertoo sinulle muutokset automaattisesti – yksinkertaista ja näppärää, eikö vain?

Nämä ovat vain joitakin suosikkiominaisuuksistani PowerPoint for Office 365:ssä. Myös siskoni on innostunut nyt käyttämään Office 365:tä. Vinkki: Voit kokeilla Office 365:tä maksutta.

 

*PowerPointin Ideat-ominaisuus on nykyisin saatavilla vain PowerPoint Onlinessa ja sitä otetaan käyttöön parhaillaan Office 365 -tilaajille.

Huomaa, että näiden blogikirjoitusten sisällöissä kuvataan ominaisuuksia ja toimistoja, joiden saatavuus voi vaihdella eri markkina-alueilla. Täydelliset tiedot tietyistä markkina-alueellasi saatavissa olevista tuotteista ovat artikkeleissa Microsoft 365, Office 365, Windows 10 ja Enterprise Mobility + Security.
Sisällöt, joihin näistä viesteistä on linkkejä, eivät välttämättä ole saatavilla paikallisella kielelläsi.