Minimoi häiriöt ja keskity työhösi Microsoft 365:n tekoälypohjaisten päivitysten avulla

Ei ole mikään salaisuus, että työelämässä on toimittava yhä nopeammin. Monet työntekijät viettävät koko päivän kokouksissa, kirjoittamalla sähköpostiviestejä tai puhelimessa, joten heille jää vain vähän aikaa keskittyä tärkeimpään. Tai heillä on loputtomia tehtävälistoja tai he tekevät ylitöitä kiireellisten tehtävien hoitamiseksi. MyAnalytics on henkilökohtaisten tuottavuustietojesi lähde Microsoft 365:ssä. Sen tarkoituksena on auttaa näissä haasteissa – ja tänään se saa uuden ilmeen.

MyAnalytics tarjoaa koontinäytön, Outlookin merkityksellisten tietojen ja viikoittaisten sähköpostikoosteiden kautta merkityksellisiä tietoja ja tekoälypohjaisia ehdotuksia fiksumpaan työskentelyyn. Uuden MyAnalytics-kokemuksen – joka on yleisesti saatavilla tästä päivästä alkaen – tekee merkityksellisistä tiedoista tulossuuntautuneempia neljällä avainalueella: keskeytyksetön työaika, hyvinvointi, verkko ja yhteistyö. Esimerkiksi merkitykselliset tiedot, jotka näyttivät aiemmin tunnit, jotka vietit sähköpostien, keskustelujen, puhelujen ja kokousten parissa työajan ulkopuolella viime viikolla, näyttävät nyt niiden päivien määrän, jolloin et tehnyt ylitöitä viime kuussa. Tällä tavoin voit asettaa päämääriä ja soveltaa toimintatapoja, joiden avulla saavutat enemmän hiljaisimpina päivinä.

Jaettava video.

Jotta näitä merkityksellisiä tietoja voitaisiin hyödyntää entistä paremmin, otamme tulevina vuosineljänneksinä käyttöön kyvyn laatia henkilökohtaisia suunnitelmia, joiden avulla on helppo asettaa päämääriä ja parantaa työmalleja päivittäin. Ensimmäinen MyAnalytics-päivitys koskee keskeytyksettömän työajan suunnitelmaa. MyAnalyticsin keskeytyksettömän työajan suunnitelma tasapainottaa yhteistyötä ja tarjoaa parempia tuloksia, jotta voit suunnitella keskeytyksettömän työajan säännöllisesti kiireellisempien tehtävien suorittamiseksi ja häiriöiden rajoittamiseksi. Kerromme tänään keskeytyksettömän työajan suunnitelman avaintekijöistä.

Luo henkilökohtainen keskeytyksettömän työajan suunnitelma

Jokaisen tuottavuusmieltymykset ovat erilaiset, mutta suurimittaisten työn asiantuntijoiden mukaan voit saada merkittäviä etuja varaamalla säännöllisiä aikajaksoja haastavaan työhön keskittymiseksi. MyAnalyticsin keskeytyksettömän työajan suunnitelma auttaa luomaan päivittäisen keskeytyksettömän työajan rutiinin. Voit keskeytyksettömän työajan suunnitelman ansiosta varata joustavasti päivittäisen keskeytyksettömän työajan automaattisesti saatavuutesi mukaan tai tuoda esiin ehdotuksia keskeytyksettömän työajan varaamiseksi automaattisesti, kun työskentelet Outlookissa. Automaattinen varausalgoritmi priorisoi aamutuntien varausta, jos ne ovat avoinna, jotta voit keskittää kaiken kapasiteettisi haastavien analyysitehtävien suorittamiseen.

MyAnalytics-koontinäyttö, jossa on valittuna Keskeytyksetön työaika. Kun käyttäjä napsauttaa alkuun pääsemiseksi ”Kokeile”, keskeytyksetön työaika varataan automaattisesti joka päivälle. Outlook-kalenteri näyttää keskeytyksettömän työajan jaksot vihreällä.

Säilytä keskeytyksettömän työajan rutiini

Jos saat kokouskutsun, joka on ristiriidassa varatun keskeytyksettömän työajan kanssa, Outlook tarjoaa tekstiin sidottuja ehdotuksia ja viikoittaisia sähköpostikoosteita, joissa on toiminnallisia viestejä. Tällä tavoin keskeytyksetön työaika on helppo ajoittaa uudelleen suoraan Saapuneet-postilaatikosta ja säilyttää rutiinisi.

Sähköpostikooste näyttää viikkoarvion ja niiden päivien määrän, joille on varattu keskeytyksetön työaika. Se auttaa myös suunnittelemaan seuraavaa kahta viikkoa korostaen päivät, joihin ei liity keskeytyksetöntä työaikaa tai ristiriitoja.

Varaa aikaa suorittamattomiin tehtäviin

Jotta voit varata aikaa kiireellisiin tehtäviin – tehtäviin, jotka olet luvannut suorittaa työtovereille ja tehtäviin, joita he ovat pyytäneet sinulta – Outlookissa otetaan käyttöön uusia tekstiin sidottuja ehdotuksia ja mukautettuja kortteja sähköpostikoosteissa. Nämä hyödyntävät tekoälyä suorittamattomien tehtävien tuomiseksi esiin sähköpostiviesteistä, jotta voit saumattomasti varata niihin keskeytyksetöntä työaikaa.

Outlookin tekstiin sidotut ehdotukset korostavat sen henkilön suorittamattomia tehtäviä, jolta käyttäjä sai sähköpostiviestin. Käyttäjä voi sitten lisätä tehtävän tulevaan keskeytyksettömän työajan jaksoon.

Työskentele häiriöttä keskeytyksettömänä työaikana

Tietotyöntekijöitä koskevien tutkimusten mukaan kestää keskimäärin noin 23 minuuttia palata alkuperäiseen tehtävään keskeytysten tai itse aiheutettujen häiriöiden jälkeen. Jotta voit rajoittaa näitä keskeytyksiä, kun yrität saada tärkeän työn valmiiksi, Microsoft Teams vaihtaa automaattisesti ”Älä häiritse” -tilaan keskeytyksettömänä työaikana. Tilaksi asetetaan ”Keskeytyksetön työaika” ja saat ilmoituksia vain viesteistä, jotka ovat kiireellisiä, tai yhteyshenkilöiltä, joilla on ensisijainen käyttöoikeus keskeytyksettömänä työaikana.

Ilmoitus osoittaa, että keskeytyksetön työaika on alkanut. Tiimi siirretään automaattisesti ”Älä häiritse” -tilaan ja käyttäjän tilaksi määritetään ”Keskeytyksetön työaika”.

Pyrimme Microsoftissa luomaan tekniikoita, joiden avulla voit suorittaa työsi optimaalisesti. Löydät uudesta MyAnalyticsin henkilökohtaisesta koontinäytöstä viikoittaiset sähköpostiviestikoosteet, jotka ovat yleisesti saatavilla tänään. Ne auttavat sinua paremmin ymmärtämään nykyisiä työmallejasi ja saamaan toiminnallisia merkityksellisiä tietoja, jotta voit priorisoida keskeytyksettömän työajan, katkaista yhteydet ja ladata, pitää yhteyttä tärkeisiin yhteyshenkilöihin ja suhteisiin sekä parantaa tiimin yhteistyötä.

Julkaisemme seuraavina kuukausina keskeytyksettömän työajan suunnitelman esikatselun Microsoft 365– ja Office 365 Enterprise -asiakkaille, joilla on MyAnalytics osana E5-palvelupakettia tai E1:n ja E3:n lisäosana tai joilla se sisältyy Workplace Analyticsiin. Ajan kuluessa keskeytyksettömän työajan suunnitelma on saatavilla lisäpalvelupaketeissa, joissa on yrityksen isännöimä sähköposti (Exchange Online).


Huomaa, että näiden blogikirjoitusten sisällöissä kuvataan ominaisuuksia ja toimistoja, joiden saatavuus voi vaihdella eri markkina-alueilla. Täydelliset tiedot tietyistä markkina-alueellasi saatavissa olevista tuotteista ovat artikkeleissa Microsoft 365, Office 365, Windows 10 ja Enterprise Mobility + Security.
Sisällöt, joihin näistä viesteistä on linkkejä, eivät välttämättä ole saatavilla paikallisella kielelläsi.