Projektin ohjaaminen organisaation jatkuvassa ja stressaavassa hulinassa voi tuntua ylivoimaiselta tehtävältä. Nykyään keskimääräisen toimistotyöntekijän rasitteena on suunnaton määrä kokouksia, määräaikoja, sähköposteja ja tehtäviä – minkä takia he eivät todennäköisesti pysty keskittymään sinuun ja projektiisi kaikin voimin. Onneksi tähän voi vaikuttaa. Tehtiinpä projekteja asiakkaille tai sisäisille sidosryhmille, projektien menestyksen voi taata näillä viidellä projektinhallintatyökalulla, jotka säästävät aikaa, rahaa ja energiaa.
Gantt-kaaviot ja Scrum-taulut
Nykyaikana sisältöä on tarjolla äärettömästi. Kun rajallisesta huomiokyvystä kilpailee jatkuva sanatulva, yksinkertainen visualisointi voi olla piristävää ja erittäin tehokasta. Gantt-kaaviot käyttävät yksinkertaisia vaakasuuntaisia palkkeja projektin vaiheiden ja edistymisen esittämiseen. Ryhmän jäsenet näkevät nopealla vilkaisulla, mikä vaihe on (tai ainakin pitäisi olla) työn alla ja milloin heidän osuuttaan tarvitaan. Kaikki näkevät myös, kuinka pitkään kunkin vaiheen oletetaan kestävän.
Scrum-taulut toimivat samalla tavalla ja sopivat erinomaisesti projekteihin, joiden aikataulu ei ole yhtä tiukka ja joissa työskentelee useampi ryhmä. Taulu näyttää jokaisen projektivaiheen – suunnittelun, suorituksen jne. – ja jokaisen ryhmän merkinnät. Kun ryhmät edistyvät ja saavat vaiheita valmiiksi, he voivat siirtää merkintöjänsä taululla. Tämän avulla kaikki osallistujat saavat käsityksen kokonaisuudesta ja omasta osuudestaan.
Tehtävänannot
On helppoa luvata tehdä jotain, mutta on paljon vaikeampaa muistaa myös tehdä lupaamansa. Varsinkin, kun jokaisessa viestissä tuntuu tulevan uusi pyyntö. Tämän takia tehtävänantojen hallintaan tarkoitetut verkkotyökalut ovat niin arvokkaita. Olipa kyseessä logon suunnitteleminen tai loppulaskelmien tekeminen, tehtävien suorittamisesta vastuussa olevat voivat kirjautua järjestelmään ja nähdä helposti, mitä heidän täytyy tehdä. Tiliasetusten mukaan käyttäjät saavat myös sähköposti-ilmoituksia tulevista määräajoista.
Toisaalta projektipäälliköt voivat valvoa ryhmäänsä ja varmistaa, että kaikki tehtävät valmistuvat ajoissa selaamatta pitkiä sähköpostiketjuja. Tämä auttaa välttämään kalliita viivästyksiä ja tarpeetonta turhautumista.
Resurssien kohdistaminen
Toimistoympäristössä resurssien kohdistaminen on keskeistä. Projektipäälliköt tarvitsevat tehokkaan työkalun jokaisen ryhmän jäsenen työtuntien aikatauluttamiseen ja seuraamiseen, jotta voidaan välttää liikojen lupaaminen, ohi vilisevät määräajat ja tyytymättömät asiakkaat. Mutta tällainen järjestely sopii muillekin kuin luoville aloille. Eikö myös yrityksissä olisikin hyödyllistä, jos ryhmän jäsenten käytettävyydestä olisi selkeä käsitys?
Pyydä ryhmän jäseniä arvioimaan etukäteen – mahdollisuuksien mukaan – käytettävyytensä projektin aikana. Pyydä heitä merkitsemään kaikki päivät, jolloin he ovat lomalla, jolloin he eivät voi keskittyä tehtäviin kokouksien takia ja jolloin heillä on muita määräaikoja. Jos saat käsityksen tuntikohtaisesta käytettävyydestä, pystyt luomaan realistisia aikatauluja. Verkossa toimiva resurssien kohdistustyökalu auttaa sinua ja ryhmäsi jäseniä vertaamaan toteutuneita ja arvioituja tunteja ja sopeuttamaan suunnitelmia tarpeen mukaan, jolloin työnkulku pysyy sujuvana tulevaisuudessakin.
Palautetyökalut
Palautteen antaminen tarkoittaa eri asioita eri ihmisille – toiset antavat tarkkoja muokkausohjeita, toiset ympäripyöreitä tunteita ja reaktioita. Joskus sidosryhmien jäsenillä on ristiriitaisia mielipiteitä. Kaiken tämän takia palautteen vastaanottajan on vaikea tietää, miten toimia. Ketä pitäisi kuunnella?
Palautetyökalujen avulla sidosryhmien jäsenet voivat äänestää ja arvottaa toimitettavien tuotteiden eri versioita, jolloin ryhmän on helpompi antaa reilusti yhdenmukaista palautetta. Jos tietyn yksilön mielipiteen tulisi olla painokkaampi – jos hänellä on vaikkapa erityisen paljon kokemusta aiheesta – hänen äänensä voidaan määrittää laskettavan kahdesti.
Malliraportit
Edistysraportit ja jälkiselvittelyt ovat tärkeä osa mitä tahansa raporttia, mutta niiden ei tarvitse syödä valtavasti aikaa. Sen sijaan, että käyttäisit aikaa mukautetun raportin tekemiseen, voit valita valmiin mallin. Voit syöttää ohjelmaan oleelliset numerot ja luvut, niin se luo asianmukaisen muotoilun ja tietojen visualisoinnit.
Pääset siis aloittamaan seuraavaa projektia taas hieman aikaisemmin.
<!–
Related content
- Top three success strategies for the PMO
- 10 tech tips to run your business more efficiently
–>
Growth Center -tiimi auttaa aloittamaan, hallitsemaan ja harjoittamaan liiketoimintaa.