5 työtä helpottavaa ajanhallintataitoa

Tapaamisia tavarantoimittajien, asiakkaiden ja oman tiimin kanssa, ja omat työt vielä päälle… Yritysten omistajille tehokas ajanhallinta on äärimmäisen tärkeää. Kiireessä langat karkaavat helposti käsistä ja asioita alkaa unohtua. Tämä puolestaan vaikuttaa liiketoimintaan negatiivisesti, kohottaa stressitasoa ja saattaa aiheuttaa jopa henkilökohtaisia ongelmia.

Kiireiseen aikatauluun ei tietenkään ole mitään yleispätevää lääkettä, eivätkä kaikki ajanhallinnan ratkaisut sovi kaikkiin tilanteisiin. On kuitenkin olemassa ajanhallintaohjelmistoja, joita voi mukauttaa yrityksen yksilöllisiin tarpeisiin niin, että jokaisesta päivästä saadaan paras mahdollinen hyöty irti. Tässä muutamia osa-alueita, joissa monet yritysten omistajat ovat hyötyneet tällaisista ohjelmistoista:

  1. Laskutus. Voit nopeuttaa prosesseja ja säästää toimistotilaa etsimällä ratkaisun, joka mahdollistaa digitaalisten laskujen lähettämisen ja tiedon tallentamisen pilvipalveluun. Kun pääset tiedostoihin helposti kaikista laitteista, voit tehdä muutoksia lennossa, huolehtia laskutuksesta melkein mistä tahansa ja tarkistaa tietoja paikasta riippumatta. Sokerina pohjalla verkkolaskutus auttaa pienentämään paperin, musteen ja postikulujen aiheuttamia kustannuksia: laskutuskustannuksesi voivat pienentyä lähes kolmanneksen.
  2. Aikataulun hallinta. Kun otat käyttöön uusimman varausten tekoa helpottavan ohjelmiston, sinun ei enää tarvitse testata omia ajanhallintakykyjäsi aina, kun aikatauluusi tulee muutoksia. Voit optimoida sekä oman että muiden ajankäyttöä teknologialla, joka on suunniteltu kokonaiskuvan tarkasteluun. Sen avulla voit sopia niin asiakastapaamisista, kokouksista kuin henkilöstöpalavereistakin. Ajanvarausohjelmistoja ei tietenkään ole tarkoitettu pelkästään sisäiseen käyttöön. Ne ovat hyödyllinen työkalu myös asiakkaille. Kun annat asiakkaillesi mahdollisuuden varata aikoja verkosta mobiilisovelluksella paikasta riippumatta, annat myös heille mahdollisuuden hallita omaa ajankäyttöään tehokkaammin. Omakin elämäsi helpottuu, kun voit tehdä muokkauksia ja päivityksiä sekä seurata useaa eri aikataulua keskitetystä sijainnista.

Anna lisävauhtia yrityksellesi Microsoft 365:n pikakurssilla

Anna tiimisi toimia tuottavasti joka päivä, lähes missä tahansa, Microsoft 365:n avulla.

Lue lisää
  1. Matkakilometrien seuranta. Kun pystyt seuraamaan matkakilometrejä digitaalisesti seurantaohjelmistolla, pystyt parantamaan kirjausten tarkkuutta ja ilmoittamaan kertyneet kilometrit melkein mistä tahansa. Voit käyttää ja muokata digitaalisia lokeja helposti omiin tarkoituksiisi sopivilla ohjelmistoilla, mikä säästää myös aikaa.
  2. Yrityksen tuominen asiakkaiden tietoisuuteen. Yrityksen mainostamisessa ja ajankohtaisena pitämisessä on loputon työ. Tarkoitukseen sopiva ohjelmisto voi kuitenkin muuttaa kaiken. Kun löydät itsellesi ratkaisun, joka mahdollistaa yrityksen tietojen digitaalisen listauksen ja päivittämisen useaan paikkaan yhtä aikaa, varmistat, että yrityksesi tiedot ovat aina ajan tasalla. Samalla sinulle jää enemmän aikaa keskittyä tuotteisiisi, palveluihisi ja asiakkaisiisi. Valitse ratkaisu, jolla pääset helposti kaikkiin tärkeimpiin tietoihin yhdestä ja samasta paikasta. Näin voit yhteen keskukseen kirjautumalla seurata kokonaistilannetta, kuten erääntyneitä laskuja, lähettämättä jääneitä markkinointikampanjoita, asiakastapaamisia ja mainosesityksiä. Saat jopa toimintoehdotuksia sekä ilmoituksia sovellustapahtumista.
  3. Yhteystietojen järjestäminen. Kun integroit yrityksen yhteystiedot ajanhallintaohjelmistoon, joka on suunniteltu kulkemaan mukanasi, sinulla on aina pääsy tärkeiden asiakkaiden, toimittajien ja tiimien tietoihin. Kun voit delegoida työtehtäviä, tilata tarvikkeita ja keskustella asiakkaiden kanssa lähes paikasta riippumatta, autat yritystäsi menestymään.

Ajanhallinta voi yrityksissä merkitä eroa menestyksen ja epäonnistumisen, kaupan voittamisen ja häviämisen tai asiakaskommunikaation onnistumisen ja mahdollisuuden menettämisen välillä. Siksi on tärkeää valita ajanhallintaohjelmisto, joka mahdollistaa muutakin kuin kalenterin katselun ja jakamisen. Kun löydät työkalun, jossa laskutus, yhteystiedot, kalenterit, ajanvarausohjelmisto ja verkkotavoitettavuustiedot on tuotu yhteen, saat enemmän aikaan sekä toimistolla että tien päällä, lähes millä tahansa laitteella. Eikä siinä vielä kaikki, vaan samalla pystyt pyörittämään yritystäsi tehokkaammin. Pysyt paremmin ajan tasalla projekteista, pyynnöistä ja tekemättömistä tehtävistä, mikä vähentää stressiä ja auttaa nauttimaan työn hedelmistä.

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt
Aiheeseen liittyvä sisältö
Tuottavuus

Viisi tapaa, joilla integroitu verkkokalenteri lisää tuottavuutta

Lue lisää
Tuottavuus

Kokousten osallistavuuden tehostaminen digitaalisten luonnoslehtiöiden avulla

Lue lisää
Tuottavuus

Viisi tapaa osallistaa verkkokokousten osallistujia kyselyjen avulla

Lue lisää
Tuottavuus

Viisi yhteistyötapaa etätyöntekijöille

Lue lisää

Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.