Viisi vinkkiä pienyritysten kokousten parantamiseksi

Kaikki yritykset – niin suuret kuin pienet – tarvitsevat yhteistyöaikaa töiden saattamiseksi päätökseensä. Monien työntekijöiden näkökulmasta kokoukset saattavat toisinaan tuntua pakollisilta rutiineilta. Toisinaan niitä on liikaa tai liian vähän, toisinaan niiden asiat olisi voitu hoitaa sähköpostilla, ja toisinaan ne ovat pelkkää ajanhukkaa. Edellä mainittuja yhdistää se, että huonot kokoukset tuhlaavat arvokkaimpia resurssejasi: aikaa ja henkilöstöä. Yhdysvaltain Bureau of Labor Statistics arvioi, että yhdysvaltalaiset yritykset menettävät vuosittain miljardeja dollareita tarpeettomien kokousten vuoksi. 

Sitä vastoin tehokkaat kokoukset varmistavat tuotteliaan yhteistyön, joka on ratkaisevassa asemassa älykkäiden päätösten tekemisessä sekä yrityksen päämäärien ja liikevaihtotavoitteiden saavuttamisessa. Tämä pätee vieläkin suuremmassa määrin pienyrityksiin. Koska pienyrityksissä on vähemmän työntekijöitä, kaikki joutuvat usein toimimaan eri rooleissa. Tämä tarkoittaa monipuolisempia tehtäviä, kollektiivisempaa päätöksentekoa ja useita ainutlaatuisia haasteita, joihin vain hyvä viestintä ja suunnittelu pystyvät vastaamaan. 

Eräät keskeiset käytännöt voivat auttaa tiimejäsi pysymään kartalla. Seuraavassa on mainittu muutamia yksinkertaisia tapoja, joilla voit parantaa pienyritysten kokouksia ja pitää tuottavuuden korkeana. 

1. Rytmin ja rutiinien muodostaminen 

Koska töitä on niin paljon ja henkilöstöä on niin vähän, säännölliset ja aikataulutetut kokoukset ovat pienyrityksille elintärkeitä. Kyse voi olla viikoittaisista henkilöstökokouksista, kuukausittaisista ideointikokouksista, neljännesvuosittaisista katsauskokouksista tai jopa päivittäisistä pikakokouksista. Tärkeintä on sopia rytmistä, joka tuntuu henkilöstösi kannalta järkevältä ja mukautuu liiketoimintasi tavoitteisiin. Satunnaiset tai odottamattomat kokoukset vaikeuttavat henkilöstön valmistautumista ja vaikeuttavat varsinaisten töiden tekemistä.

  • Rakenne on tärkeä: jos kaikille on selvää, milloin kokouksia pidetään ja mitä ne käsittelevät, jokainen pystyy paremmin hallitsemaan omaa aikaansa sekä osallistumaan kokouksiin tuottavasti.
  • Tavoitteiden asettaminen on tärkeää: rytmitetyt kokoukset tekevät tavoitteiden asettamisesta sekä tulosten ja edistymisen mittaamisesta helpompaa kaikkien kannalta.
  • Kokous voi olla nopea: jotkut yritykset soveltavat päivittäisiä seisomakokouksia tai tilapäivityskokouksia, jotka on suunniteltu niin lyhyiksi, ettei kenenkään tarvitse istua aloilleen. Nämä pitävät kaikki osapuolet synkroniassa keskenään ja vähentävät pullonkauloja ilman, että ne vievät arvokasta aikaa varsinaisilta työtehtäviltä. 

2. Agendan määrittäminen 

 Kukaan ei halua osallistua epämääräiseen ja sekavaan kokoukseen. Lisäksi tehottomuus maksaa rahaa. Vuonna 2019 julkaistussa raportissa arvioidaan, että kehnosti järjestetyt kokoukset ovat aiheuttaneet Yhdysvaltain taloudelle miljardien dollarien tappiot ja vaikuttaneet asiakassuhteisiin kielteisesti. Seuraavassa on muutamia käytännön vinkkejä agendan määrittelyä varten: 

  • Laadi suunnitelma: Kokouksen selkeän agendan määrittäminen auttaa kaikkia keskittymään käsillä olevaan tehtävään.
  • Keskity olennaiseen: Kokouksessa käsiteltävien aiheiden rajoittaminen auttaa pitämään kokouksen järkevän pituisena.
  • Määritä tavoite: Valitse rajallinen määrä tavoitteita, jotka tulee saavuttaa. Selkeästi tavoitteellinen kokous tuntuu osallistujien kannalta mielekkäämmältä.
  • Keskity ratkaisuihin, älä ongelmiin: Ratkaisukeskeisyys auttaa tekemään kokouksista tuottavampia etenkin, jos tiimin jäsenet ovat ideoineet ratkaisuja ennalta. 

3. Luo nopeampia palautteita

 Projektit jäävät usein pysähdyksiin, kun yksi henkilö jää odottamaan toisen henkilön työpanosta. Voit tehdä kokouksista varsinaisten töiden kannalta tuotteliaampia hyödyntämällä online-yhteistyötyökaluja , jotka auttavat edistämään hankkeita, muodostamaan kasvokkaisia yhteyksiä etäasiakkaisiin tai työstämään dokumentteja reaaliajassa. 

  • Dokumenttien työstäminen yhteistyössä: reaaliaikainen dokumenttien kirjoittaminen ja muokkaus sekä kaikkien dokumenttiversioiden pilvitallennus tarkoittaa, ettei kenenkään tarvitse jäädä odottamaan palautetta tai pohtia, mikä tiedostoversio on uusin. Kaikki on mahdollista välittömästi osana keskustelua.
  • Kokeile videoneuvotteluja: Asiakkaiden tai tiimin jäsenten tuominen kasvokkaiseen keskusteluun voi nopeuttaa vasteaikoja, vaikka osapuolet eivät pääsisi paikalle samaan fyysiseen tilaan.
  • Jaa visualisointeja: Online-työkalut auttavat sinua jakamaan näyttösi sekä tekemään yhteistyötä aikajanoilla ja aikatauluissa – muista ominaisuuksista puhumattakaan. 

4. Käytä päätöksentekomallia

 Pienyritysten työntekijöiden roolit ja vastuualueet muuttuvat jatkuvasti liiketoiminnan tarpeisiin vastaamiseksi, joten päätöksentekijöiden ja projektipäällikköjen tunnistaminen voi olla vaikeaa. Päätöksentekomatriisin tai -kaavion hyödyntäminen voi tarjota pelastuksen (ja säästää huomattavasti aikaa). Seuraavassa on pari esimerkkiä työkaluista, jotka voivat auttaa tunnistamaan rooleja ja vastuualueita: 

  • RACI/DACI-kaaviot: Nämä työkalut varmistavat, että jokainen tietää, kuka on vastuussa projektin tai päätöksen eri osa-alueista. Ihannetapauksessa kaaviot laaditaan kokouksessa ennen projektin alkua. 
    • RACI: Ryhmä päättää, kuka on “vastuussa” (R, Responsible) tietystä toiminnosta, kuka on “tulosvastuussa” (A, Accountable) sen toteutumisen varmistamisesta, keneltä pyydetään “konsultointiapua tai neuvoja” (C, Consulted) kyseiseen tehtävään ja kenelle pelkästään “tiedotetaan” (I, Informed) siitä. Voit laatia kaavion, jossa tehtävät ovat Y-akselilla ja työntekijöiden nimet X-akselilla, sekä määrittää kullekin henkilölle ja tehtävälle RACI-kirjaimet. 
    • DACI: Tässä samantapaisessa mallissa “edistäjä” (D, Driver) on vastuussa projektista, “hyväksyjä” (A, Approver) on vastuussa projektin hyväksymisestä, “osallistuja” (C, Contributor) auttaa projektissa ja “tiedotetut” (I, Informed) pidetään projektin osalta ajan tasalla.
    • Sekä RACI että DACI voivat auttaa vähentämään viiveitä ja hämmennystä. Jos yksittäinen henkilö on vastuussa liian monista tehtävistä, RACI/DACI-kaavio helpottaa asian hahmottamista. 
  • Päätöksentekopuu: Tämä on yksinkertainen visuaalinen tapa ongelman ja sen vaihtoehtojen sekä erilaisten seurausten tai helpottavien tekijöiden havainnollistamiseen. 
  • Prosessin kehittäminen: Keskeistä on se, että mallista tai prosessista  on sovittu – ei niinkään se, minkälaisesta prosessista on kyse. Kun järjestelmä on olemassa ja sitä noudatetaan, päätöstenteosta ja vastuualueiden jakamisesta tulee helpompaa.

5. Omistajuuden jakaminen 

 Tehtävien ja päätösten delegointi on ratkaisevan tärkeää kaikille pienyrityksille (ja pienyritysten kokouksille), mutta aidosti tehokas yhteistyö tarkoittaa päämäärien ja tulosten jaettua omistajuutta. Jokaisen kokouksen kollektiivinen vastuuntunne auttaa kaikkia pysymään kartalla ja sitoutuneina.

  • Kasvokkaiset tapaamiset: Toisinaan ongelman ratkaiseminen edellyttää sitä, että sähköpostin sijasta järjestät tapaamisen ja pääset yhteisymmärrykseen asioista.
  • Pyri välttämään “se ei ole minun tehtäväni” -ajattelua: Vaikka tiimin jäsenet hoitavat eri tehtäviä, yrityksen voittojen ja tappioiden yhteinen omistajuus tarkoittaa, että kaikki ovat motivoituneempia antamaan parhaansa ryhmän puolesta.
  • Hanki monimuotoisia näkemyksiä: Päätöksenteon jaetun omistajuuden mahdollistaminen voi auttaa yritystäsi menestymään odottamattomilla tavoilla. 

 Kaikkein tärkeintä on se, että mikä tahansa valitsemasi malli, työkalu tai rutiini sopii yrityksesi rakenteeseen ja kulttuuriin. Näiden vinkkien omaksuminen voi kuitenkin säästää aikaa, parantaa tiimityötä ja auttaa hallitsemaan pienyrityksen loputtomia haasteita. 

Lue lisää pienyritysten kokouksista ja työkaluista, jotka voivat auttaa tiimejäsi tekemään parempaa yhteistyötä sekä innovoimaan. 

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt
Aiheeseen liittyvä sisältö
Tuottavuus

Viisi tapaa, joilla integroitu verkkokalenteri lisää tuottavuutta

Lue lisää
Tuottavuus

Parhaat tuottavuusvinkit etä- tai mobiilitoimistoon

Lue lisää
Tuottavuus

Vinkkejä tehokkaiden kokousten järjestämiseen henkilöstösi kanssa

Lue lisää
Tuottavuus

Miten valitset tehokkaimman vuokaavion

Lue lisää

Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.