Viisi tapaa, joilla integroitu verkkokalenteri lisää tuottavuutta

Mikä verkkokalenteri on? 

Useimmilla meistä on paljon tekemistä, ja meillä on vaikeuksia pysyä ajan tasalla kaikesta. Paperikalentereista on apua, mutta niillä on joitakin huonoja puolia: tila on rajallinen, uudelleenajoittaminen voi olla sotkuista, kaikki on kirjoitettava käsin ja niitä on vaikea jakaa muiden kanssa. 

Verkkokalenteri näyttää melko samanlaiselta kuin alkuperäinen ja sisältää kaikki tapahtumasi, mutta sinulla on enemmän joustavuutta, koska kaikki on digitaalista. On helppo ajoittaa asioita uudelleen, lisätä toistuvia tapahtumia ja tarkastella mitä tahansa haluttua ajanjaksoa. Lisäksi voit käyttää kalenterisovellustasi mistä tahansa laitteesta ja jopa jakaa sen ystävien ja työtovereiden kanssa. Verkkokalentereissa ei ehkä ole hauskaa kuvitusta, kuten paperikalentereissa, mutta ne ovat paljon tehokkaampia – kun niitä käyttää, on vaikea kuvitella paluuta takaisin paperisiin versioihin. 

Verkkokalenterin ominaisuudet 

Kalenterisovellukset vaihtelevat, mutta useimmissa on samat edut: ne auttavat suunnittelemaan, pysymään organisoituna ja pitämään kirjaa määräajoista. Voit tehdä verkkokalentereilla seuraavaa sen mukaan, mitä sovellusta käytät: 

  • Luo henkilökohtaisia ja yrityksen tapaamisia. 
  • Tarkastele muiden ihmisten aikatauluja ja järjestä tapaamisia tavoitettavuuden perusteella. 
  • Tarkista kokoushuoneiden käytettävyys ja valitse sijainti. 
  • Tarkastele kokouskutsujen vastauksia. 
  • Jaa kalenterisi ja säädä jakamisasetuksia, jotta muut näkevät tapahtumien tiedot tai vain sen, että olet varattu tai vapaa. 
  • tarkastele yhdellä kertaa useita kalentereita, kuten työkalenteria, henkilökohtaista kalenteria ja lomakalenteria. 
  • Tarkastele tulevaa päivää, viikkoa, kuukautta ja vuotta sekä menneitä tapahtumia. 
  • Aseta tapaamisten muistutuksia viidestä minuutista useaan viikkoon ennen tapahtumaa.
  • Luo toistuvia kokouksia, olivatpa ne sitten viikoittain, vuosittain tai tiettynä päivänä joka kuukausi. 
  • Anna muille työntekijöille käyttöoikeus hallita yrityskalenterisovellustasi. 
  • Tarkista tulevan sään ennuste. 
  • Luokittele tapahtumia värin mukaan. 
  • Hyväksy tai hylkää kokouksia automaattisesti tavoitettavuutesi perusteella.

Miten verkkokalenterit yhdistävät olemassa oleviin sovelluksiin

Yksi verkkokalentereiden parhaista ominaisuuksista on se, että ne yhdistävät muihin sovelluksiin. Näin voit käyttää niitä yhdessä. 

Sähköposti: Kun järjestät uuden kokouksen, verkkokalenterisi luo osallistujille sähköpostikutsun, joka sisältää tietoja, kuten sen, onko heidän osallistumisensa pakollista vai vapaaehtoista. Voit myös lähettää koko kalenterisi sähköpostitse, jotta ihmiset voivat nähdä, milloin olet vapaa. Joissakin kalenterisovelluksissa sähköpostiviestin vetäminen postilaatikostasi kalenterikuvakkeeseen luo automaattisesti uuden kokouksen, jonka kokouksen tiedot sisältävät sähköpostiviestin sisällön.

Videoneuvottelu: Jotkin kalenterisovellukset yhdistävät videoneuvottelusovelluksiin, joten kun napsautat Pikakokous– tai Uusi kokous -vaihtoehtoa kalenterissasi, se luo kokouskutsun, joka sisältää videoneuvottelulinkin. 

Tiedostot: Kun luot uuden tapahtuman, jotkin kalenterit näyttävät Liitä tiedosto -vaihtoehdon, jotta voit lisätä kutsuun tiedoston, videon tai kuvan osallistujien tarkasteltavaksi ennen kokousta tai sen aikana. 

Muistiinpanosovellus: Kun avaat tapahtuman joissakin kalenterisovelluksissa, näet vaihtoehdon luoda kokouksen muistiin panot muistiinpanosovelluksessasi. Voit valita, haluatko jakaa muistiinpanosi vai pitää ne yksityisenä. 

Viisi tapaa, joilla integroitu verkkokalenteri lisää tuottavuutta

1. Ajoita kokouksia entistä nopeammin

Enää ei tarvitse lähetellä sähköpostia edes takaisin, jotta kaikille sopiva kokousaika löytyy. Verkkokalenterisi ajoitustoiminnon avulla voit nähdä kunkin henkilön varattujen ja vapaiden aikojen lohkoja, jotta paras aika kokoukselle on helppo löytää. Jos työskentelet eri aikavyöhykkeillä olevien ihmisten kanssa, voit näyttää heidän paikallisen aikansa, mikä helpottaa estämään heidän työaikansa ulkopuolisten kokousten järjestämistä. 

<!–

–>

Verkkokalenterien avulla on myös nopeaa hyväksyä, hylätä ja ajoittaa uudelleen kokouksia, koska ne synkronoidaan sähköpostin kanssa. Kun kokouksen osallistujat saavat sähköpostikutsun, he voivat hyväksyä, hylätä tai ehdottaa eri aikaa suoraan sähköpostisovelluksestaan. 

2. Jäsennä aikasi, jotta pidät määräajat

Useiden projektien, joista jokaisella on omat määräaikansa, pyöritteleminen voi olla haastavaa. Verkkokalenterit helpottavat suunnittelemista. Tarkastele tärkeitä määräaikoja ryhmäsi ja organisaatiosi kalentereissa ja luo sitten työskentelyaikataulu henkilökohtaiseen kalenteriisi, jotta pysyt tilanteen tasalla. Jaa suuret projektit pienempiin osiin antaen itsellesi tietty aika kullekin osalle ja lisää valinnaisia muistutuksia. Sulje pois aikaa aikataulussasi – mieluiten siihen aikaan päivästä, jolloin olet tuottavimmillasi –, jotta voit keskittyä tiettyihin tehtäviin niin, ette ihmiset tietävät, ettei sinua pidä häiritä. Näin saat entistä enemmän aikaan.

3. Tee yhteistyötä entistä helpommin 

<!–

–>

Kun lisäät kalenteritapaamisiin tiedostoja, kuten jaetun esityksen tai suunnitteluluonnoksen, osallistujat pystyvät entistä nopeammin käyttämään niitä kokousten aikana. Siten he voivat keskittyä asioiden tekemiseen tiedoston etsimisen sijaan. Jotta yhteistyö on tuottavaa, voit jopa lisätä kysymyksiä tai ohjeita kokouksen kuvaukseen ihmisille pohdittavaksi etukäteen.

4. Suunnittele poissaolojen varalta

Lomien, sairaslomapäivien, juhlapyhien ja konferenssien lisäksi monet tapahtumat voivat viivästyttää projektia. Verkkokalentereiden ansiosta voit tarkastella useita aikatauluja yhdellä kertaa selvittääksesi tiimisi käytettävyyden ennen määräaikaa. Sitten voit suunnitella tuurausta, välttää yllätyksiä ja siirtää määräaikoja tarvittaessa. 

5. Ota se mukaasi minne tahansa 

Kalenterisovellukset synkronoivat automaattisesti verkossa, joten kaikilla laitteillasi on automaattisesti uusin versio aikataulustasi. Voit jopa liittyä kokoukseen puhelimestasi, jos kutsussa on videoneuvottelulinkki. 

Enemmän elämään, enemmän Outlookiin

Älykäs tapa pysyä Saapuneet-kansion sisällön tasalla. Säästä aikaa iOS:n Outlookin Toista sähköpostit -toiminnolla

Aloita käyttö

Verkkokalenterin parhaat käytännöt

Tässä on joitakin vinkkejä, joiden avulla saat parhaan mahdollisen hyödyn yrityskalenterisovelluksestasi. 

  • Ajoita tauot. Sulje pois lounasaika ja lyhyet tauot, kuten kävely tai treeni. Raikas ilma ja venyttely voivat tehdä ihmeitä tuottavuudellesi. 
  • Delegoi työtoverille. Säästä aikaa antamalla toiselle työntekijälle, kuten toimistopäällikölle, käyttöoikeus kalenteriisi ja kyky lisätä tapahtumia tai ajoittaa niitä uudelleen. 
  • Lähetä sen sijaan sähköpostiviesti. Harkitse, voiko kokous olla vain sähköpostiviesti. Jos kokous on tarpeen, kutsu niin vähän ihmisiä kuin mahdollista. 
  • Mieti näkyvyyttä. Säädä kalenterin asetuksia sen perusteella, onko työtoveriesi tiedettävä tapaamisen yksityiskohdat vai vain se, että et ole käytettävissä. 
  • Rajoita muistutuksia. Todennäköisesti haluat ilmoituksia kokouksista mutta et välttämättä työtovereiden lomista. Poista käytöstä ilmoitukset, joita et haluat, jotta häiriöitä on mahdollisimman vähän. 
  • Ajoita lyhyempiä kokouksia. Jotkin yrityskalenterisovellukset antavat sinun ajastaa 25 tai 50 minuutin kokouksen tavallisen 30 tai 60 minuutin kokouksen sijaan. Kokeile sitä. Työtoverisi luultavasti arvostavat lyhyempää aikaa.

Verkkokalenterit voivat auttaa sinua pysymään organisoituna, tuottavana ja yhteydessä tiimiisi riippumatta siitä, missä olet. Jos et ole varma, minkä kalenterisovelluksen hankkia, kokeile Microsoft Outlookia yrityskäyttöön. Jos haluat kattavan ratkaisun, joka sisältää Microsoft Outlookin, osta  Microsoft 365 yrityksille, niin pääset heti alkuun.  

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt
Aiheeseen liittyvä sisältö
Tuottavuus

Parhaat tuottavuusvinkit etä- tai mobiilitoimistoon

Lue lisää
Tuottavuus

Vinkkejä tehokkaiden kokousten järjestämiseen henkilöstösi kanssa

Lue lisää
Tuottavuus

Miten valitset tehokkaimman vuokaavion

Lue lisää

Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.