Viisi tapaa tehdä työtä kotona aivan kuin toimistossa

Teetpä sitten etätyötä osa-aikaisesti tai aina tai työstät projekteja silloin tällöin myös kotona tai työmatkoilla, et ole yksin. Global Workplace Analyticsin mukaan kotona työskentelevien (pois lukien itsensätyöllistäjät) määrä on kasvanut 103 prosenttia vuodesta 2005 – eikä kasvu näytä pysähtymisen merkkejä. Tällä hetkellä noin 3,7 miljoonaa työntekijää Yhdysvalloissa työskentelee ainakin osan työajastaan kotona. Etätyö tarjoaa työntekijöille monia etuja: se on esimerkiksi joustavaa ja mahdollistaa paremman tasapainon työelämän ja muun elämän välillä. Se tarjoaa etuja myös työnantajille esimerkiksi kustannussäästöjen ja laajemman rekrytointipohjan muodossa. Kun entistä useammat tekevät etätyötä, on tärkeämpää kuin koskaan löytää tapoja pysyä tuottavana, yhteydessä ja tyytyväisenä.

Alla on kuvattu viisi tapaa työskennellä tehokkaasti kotona:

1. Ole paikalla pikaviestien avulla: Pikaviestit tarjoavat kaksi merkittävää etua etätyöntekijöille. Niiden avulla työtoverit saavat sinuun yhteyttä heti, jolloin muut eivät luule, että loikoilet työajalla uima-altaalla tai käyt leffassa. Pikaviestien ansiosta etätyöntekijät eivät myöskään tunne oloaan eristyneiksi. Vuosikausien tutkimukset etätyöstä osoittavat, että reaaliaikainen pikaviestintä edistää työntekijöiden tuntua siitä, että he ovat paikalla ja kuuluvat työyhteisöön. Se myös edistää heidän henkistä hyvinvointiaan. Tutkimukset osoittavat myös, että hymiöiden käyttö luo harmoniaa ja parantaa ihmisten osallistumista ja että maailmanlaajuiset virtuaalitiimit, jotka ovat tekemisissä virtuaalisesti sosiaalisesti ja hauskalla tavalla, työskentelevät paremmin yhdessä ja luovat vahvempia suhteita. Microsoftin Office 365:n kaltaiset ohjelmistot tarjoavat pikaviestinnän Skype for Businessilla. Tämä mahdollistaa reaaliaikaisen yhteydenpidon nopeasti – ja myös hymiöiden käytön. Tällainen pikaviestintä on epämuodollisempaa ja enemmän keskustelunomaista kuin puhelut.

2. Onko sinulla huono Internet-yhteys? Käytä mobiiliyhteyttä: Joskus kiinteä Internet-yhteys voi toimia heikosti, mutta tämä riippuu tietenkin asuinpaikastasi. Noin 55 prosentilla kotitalouksista Yhdysvalloissa on vain yksi palveluntarjoaja, joka tarjoaa Internet-yhteyksiä vähintään 25 Mb/s:n nopeudella, joka on FCC:m määrittämä vähimmäisnopeus useimpien kehittyneiden verkkosovellusten käyttöön. Vaikka noin 75 prosenttia Yhdysvaltain kotitalouksista käyttää edelleen Internetiä puhelinverkko-, kaapeli- tai valokuituyhteydellä, saatamme kuitenkin olla matkalla kohti mobiilityön maailmaa. Yhdysvaltain väestönlaskentatoimiston mukaan Internet-käyttäjien määrä tippui 82 prosentista vain muutamaa vuotta aiemmin, kun taas pelkkää mobiiliyhteyttä käyttävien käyttäjien määrä kasvoi samaan aikaan 10–20 prosenttia. Onneksi Wi-Fi-tukiasemien ja mobiililaajakaistojen ansiosta mobiilityöskentely on nykyään arkipäivää. Lisäksi monet parhaista hyötyohjelmista ovat nyt käytettävissä myös mobiililaitteilla. Tällaisia ovat esimerkiksi Office-sovellukset, joilla voit luoda, muokata ja jakaa PC-, Mac-, iOS-, Android- ja Windows-laitteilla kenen tahansa kanssa reaaliaikaisesti. Tämän ansiosta voit helposti käyttää mobiilivaihtoehtoa, jos kiinteä Internet-yhteytesi ei ole niin luotettava kuin sen kuuluisi olla.
3. Ole joustava, mutta muista pitää rajoistasi kiinni: Tyytyväinen etätyöntekijä tietää, milloin on aika lopettaa – ja mitä ilmeisemmin uusin työntekijäsukupolvi tietää tämän erityisen hyvin. Deloitten äskettäin tekemän tutkimuksen mukaan millenniaalit pitävät työelämän ja muun elämän tervettä tasapainoa suuressa arvossa. Heille se on tärkein tekijä työnantajaa valittaessa (etätyöskentelyn kaltainen joustavuus oli hyvänä kakkosena). Kun mietit asiaa, tajuat tietysti heti, että perinteisten toimistotyöntekijöiden ei odoteta palaamaan työpaikalle vastaamaan puheluihin tai osallistumaan kokouksiin iltaisin. Kotona työskentelyn paras puoli on sen joustavuus: voit esimerkiksi hakea lapset koulusta tai käydä salilla työpäivän aikana. Tietysti sinun täytyy tehdä nämä tunnit myöhemmin, mutta sinun ei silti tarvitse olla työpaikan käytettävissä kellon ympäri joka päivä. Kun työpäivä päättyy, varmista, että se todella päättyy: voit esimerkiksi sammuttaa työpuhelimen ja sulkea työsähköpostin. Tietysti joskus kaikkien täytyy tehdä ylitöitä. Mutta niiden tulisi olla enemmänkin poikkeus kuin sääntö.
4. Huolehdi sosiaalisesta kanssakäymisestä: Kaikkea työtä ei tehdä toimistolla. Kun käyt esimerkiksi lounaalla, kahvilla tai drinkeillä pari kertaa kuussa, näet muita ja muut näkevät sinua. Tämä voi olla tärkeä tapa pitää yhteyttä työtovereihin ja esimiehiin. Human Performance -julkaisussa vuonna 2015 julkaistun artikkelin mukaan yhteiset ateriat voivat parantaa työtiimin yhtenäisyyttä ja luoda ystävyyksiä. Lisäksi ne tarjoavat mahdollisuuden rentoutumiseen ja rentoon verkostoitumiseen.
5. Hyödynnä yrityksen ohjelmistoja tehokkaasti: Office 365:n, Skype for Businessin, SharePointin ja Windows Phonen kaltaiset tuotteet ovat auttaneet entistä tuottavampien etätyöympäristöjen luomisessa. Hyvien ohjelmistojen avulla voit pitää yhteyttä tiimeihisi tehokkaasti reaaliaikaisin kokouksin, pikaviestein, kuvayhteyksin ja tiedostoja jakamalla. Niiden avulla voit hyödyntää myös kehittyneitä tietoturva- ja vaatimustenmukaisuustyökaluja, vuorovaikutteisia raportteja, yksinkertaisia koontinäyttöjä ja tietojen tyylikästä visualisointia.

Monet työntekijät työskentelevät osan työajastaan etänä toimistotyön vastapainoksi, mutta entistä useammat tekevät nykyään myös kokonaan etätöitä. Kun tämä trendi jatkaa kasvamistaan – arviolta 55 prosenttia korkeakouluista valmistuneista kertoo tehneensä etätöitä – on entistä tärkeämpää taata oikeat työkalut, jotka tekevät kotona työskentelystä joustavaa, tuottavaa ja menestyksekästä.