6 tapaa tehdä verkkokokouksiin hyvät esityslistat

Tekijä: Dianna Booher, Microsoftin vieraileva kirjoittaja

Aivan liian monesta verkkokokouksesta puuttuu oikean kokouksen energiataso, sitoutuminen ja ideointi.

Harmittavan usein verkkokokoukset lähtevät väärille raiteille jommallakummalla seuraavista tavoista: niissä joko hiljenee kuin huopatossutehtaassa kunkin pitäessä monologeja vuoron perään, tai ne muistuttavat myyjien railakasta kokoontumista juhlimaan suurta sopimusta kaikkien huudellessa kommenttejaan päättömästi. Näin ei kuitenkaan tarvitse olla.

Kun haluat tehdä verkkokokouksista yhtä vauhdikkaita ja tuottavia kuin oikeista kokouksista, ota huomioon seuraavat asiat:

1. Käytä virallista esityslistaa.

Jos esityslistaa ei ole, osallistujat saavat sen kuvan, että tarkoituksena on järjestää kauppojen, ajatustenvaihdon ja päätöksenteon sijaan pelkkä jutusteluhetki. Saata esityslista kirjalliseen muotoon ja lähetä se osallistujille ainakin pari päivää etukäteen arviointia ja valmistautumista varten.

Viittaa siihen lisäksi silloin tällöin, kun viet kokousta eteenpäin. (Lue eteenpäin, niin huomaat, miksi.)

2. Esitä aiheet kysymysmuodossa.

Vältä seuraavaa tyypillistä muotoa:

─ 3. neljänneksen myynti

─ Messupöytä ITH-konferenssissa

─ Kilpailijan elokuinen markkinointikampanja

Muotoile aiheet sen sijaan kysymyksiksi, jolloin keskustelu pysyy asiassa eikä lähde sivupoluille:

─ Montako prosenttia kolmannen vuosineljänneksen kiintiöstä on täytetty tähän päivään mennessä?

─ Kannattaako ITH-messuihin panostaa 35 000 euroa ja kaksi päivää?

─ Mikä olisi paras myyntistrategia Logardin elokuista markkinointikampanjaa vastaan?

3. Määritä esityslistan kunkin aiheen tyyppi.

Mainitse kunkin aiheen tyyppi kirjallisessa esityslistassa: ”Avointa keskustelua varten” ”Vain raporttia varten”, ”Kysymyksiä ja vastauksia” ”Kysely osallistujille” ”Suositusta varten” ”Päätöstä varten” Osallistujat poistuvat usein kokouksesta ajatellen sen olleen ajanhukkaa, koska päätöksiä ei tehty. Kokouksen vetäjänä olet kuitenkin ehkä halunnut vain tuoda esille ongelman ja kerätä palautetta. Kun kerrot kokouksen tarkoituksesta etukäteen, se tuntuu järkevämmältä myös tällaisten aiheiden osalta.

4. Varaa aikaa kullekin aiheelle.

Voit aina säätää ajoitusta kokouksen edetessä. Aika-arvio kuitenkin kertoo jokaiselle, mitä odottaa. Jos esityslistassa sanotaan, että Juha kertoo laboratoriotuloksista ja siihen on varattu 5 minuuttia, hän ei turhaan tuhlaa aikaa 30 minuutin diaesityksen valmisteluun.

5. Ilmoita kaikille, jotka ovat vastuussa tarpeellisten tietojen toimittamisesta.

Jos odotat Janan tuovan tietoja keskustelun pohjaksi, älä järjestä hänelle yllätystä. Lisää hänen nimensä esityslistaan ”vastuuhenkilönä”, jotta hän pystyy valmistautumaan.

6. Tee yhteenveto johtopäätöksistä ja delegoi jatkotoimenpiteet esityslistassa.

Muista erityisesti verkkokokouksissa, että osallistujilla on suuri kiusaus kääntää katseensa puhelimen näyttöön tai paperipinoihin. Laadi tärkeimmistä päätelmistä ja päätöksistä yhteenveto ja lisää ne esityslistan tyhjään sarakkeeseen. Kirjaa sitten jatkotoimenpiteet viimeiseen sarakkeeseen: Toimenpiteiden vastuuhenkilöt ja määräpäivät.

Siinä se. Valmis esityslista toimii nyt myös kokouspöytäkirjana. Toimita lopullinen esityslista osallistujille ja pois jääneille jälkeenpäin (ladattavana tiedostona myöhempää käyttöä varten)!

Esityslista tekee raskaan työn. Tuottava verkkokokous on hoidettu!

Dianna Booher on myyntilistojen kärjessä 47 kirjallaan, jotka on julkaistu 60 kielellä. Hän auttaa organisaatioita viestimään selkeästi. Hän auttaa myös esimiehiä kasvattamaan vaikutusvaltaansa vahvan ja läsnä olevan johtajuuden kautta. Hän bloggaa säännöllisesti Forbesille, HuffPostille ja The CEO Magazinelle. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt
Aiheeseen liittyvä sisältö
Business Tips

Säästä ympäristöä ja työskentele kotona

Lue lisää
Business Tips

Seitsemän yksinkertaista, tiimin tuottavuutta parantavaa kalenterivinkkiä

Lue lisää
Business Tips

Viisi tapaa parantaa ammattimaisuutta sähköpostin kautta

Lue lisää

Kasvupalveluihin ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.