Viisi syytä pilvisovellusten keskittämiseen

Jotakuinkin jokaisen yrityksen kohtaaman haasteen ratkaisemiseen lienee olemassa pilvisovellus tai pari. Pilvisovellukset ovat olleet pienyrityksille oikea taivaan lahja. Liiketoimintaprosessien, kuten henkilöstöhallinnon, projektinhallinnan, kirjanpidon ja asiakassuhteiden hallinnan, suorittamiseen ei tarvita kallista infrastruktuuria. Tilauspohjainen malli helpottaa alkuun pääsyä ja mahdollistaa pelkästä käytöstä maksamisen. Mutta jos et ole tarkkana, päällekkäiset sovellukset voivatkin haitata tehokkuutta ja kasvattaa kustannuksia.

Monien liiketoimintaprosessien kohdalla voit valita ratkaisun, joka erikoistuu tietyn tehtävän suorittamiseen, tai ratkaisun, joka koskee koko prosessia tai useita eri liiketoimintatarpeita. Yhden tehtävän suorittamiseen suunniteltu sovellus on tietyissä tilanteissa hyvä valinta, mutta silloinkin etuja on tärkeä verrata keskitetyn ratkaisun tuomiin etuihin.

1. Pienennä IT-kustannuksia

Yhtenäisen sovellusratkaisun selkein etu on kustannustehokkuus. Vaikka tilaukset usein ovatkin edullisempia kuin sovellusten paikallinen isännöinti, myös pilvisovellusten käytöstä syntyy kustannuksia. Yrityssovelluksista veloitetaan yleensä joko käyttäjien tai käytetyn tallennustilan mukainen kuukausimaksu. Kokonaiskustannukset voivat muodostua huomattaviksi, etenkin jos maksat useammasta kuin yhdestä päällekkäisiin toimintoihin tarkoitetusta sovelluksesta.

Useiden eri tilausten hallinnointikin voi olla melkoinen savotta. Yritykset eivät aina käytä samoja mittareita eri kustannusten arviointiin. Kun eri tiimit käyttävät eri sovelluksia, kustannusten laskeminen voi käydä työlääksi. Laskutuksen yhtenäistäminen auttaa saamaan paremman käsityksen siitä, miten paljon yritys kuluttaa ja kuinka paljon pilvisovellukset tuottavat arvoa.

2. Työskentele entistä tehokkaammin

Tilauksiin liittyvien kiinteiden kustannuksen lisäksi liian monien sovellusten käyttö alentaa tuottavuutta. Aivan kuten tehtävästä toiseen siirtymiseen, myös eri sovellusten välillä vaihtamiseen kuluu aikaa. Se voi myös tuntua työntekijöistä turhauttavalta. Hukattuja minuutteja ja tunteja ei koskaan saa takaisin, ja ne olisi voinut käyttää arvoa tuottavampiin tehtäviin. Tässä esimerkkejä siitä, miten yhtenäinen ratkaisu voi tehostaa ja nopeuttaa työskentelyä:

  • Yhdistetty chat-, puhelu- ja kokoussovellus mahdollistaa työntekijöille nopean siirtymisen eri kommunikaatiokanavien välillä. Jos tiimiläiset esimerkiksi toteavat, ettei ongelma ratkea pelkän chatin välityksellä, he voivat helposti aloittaa kokouksen keskenään yhdellä napinpainalluksella.
  • Projektien parissa työskentelevien on ehkä keskusteltava työtoverin kanssa, muokattava yhdessä asiakirjaa ja tarkistettava projektin aikataulu – kaikki tämä muutaman tunnin sisällä. Tehtävien suorittaminen helpottuu huomattavasti, jos kaikkia sovelluksia voi käyttää yhden ja saman alustan kautta, kuten esimerkiksi Microsoft Teamsissa.
  • Kun tiedot sijaitsevat yhdellä ja samalla alustalla, työntekijöiden ei tarvitse tuhlata aikaa usean eri sovelluksen avaamiseen etsiessään tarvitsemaansa tietoa tai resurssia.

3. Yksinkertaista teknologiaa

Pilvisovellukset ovat paikallisia ratkaisuja helpompia määrittää, mutta nekään eivät ole täysin ongelmattomia. Jonkun, yleensä IT-osaston, niitäkin on hallinnoitava. Hallinnointi voi tarkoittaa käyttäjien lisäämistä tai poistamista sovelluksista yrityksen sisäisten roolimuutosten mukaan, sovellusten integrointia käyttöoikeuksien hallintaratkaisuun tai muihin järjestelmiin sekä työntekijöiden ohjelmistojen käytössä kohtaamien ongelmien vianmääritystä.

Kun hallinnoitavia sovelluksia on vähemmän, IT-osastolla on enemmän aikaa keskittyä laajempiin hankkeisiin, jotka vievät yritystä eteenpäin.

Vähennä kustannuksia yhdistämällä sovellukset

Tutustu kahteen tapaan vähentää kustannuksia ja suorita itsearviointi nähdäksesi, onko organisaatiosi valmis yksinkertaistamiseen ja optimointiin.

Lue lisää

4. Saat hyödyllisempiä havaintoja

Tiedot ovat yrityksen tärkein resurssi. Tuottoisimpien asiakkaiden ymmärtäminen, myyntitrendien havaitseminen sekä tuotantohaasteiden huomioiminen edellyttävät tietojen analysointia. Mutta jos asiakastietojen hallinta, taloustietojen käsittely ja projektisuunnittelu on kaikki jaettu eri sovelluksiin, tärkeitä havaintoja voi jäädä keräämättä.

Sovellusten kokoaminen yhdeksi kattavaksi ratkaisuksi tai integroitujen liiketoimintatietotyökalujen paketiksi helpottaa koko yrityksen tietojen analysointia ja auttaa tekemään arvokkaita havaintoja älykkäämpien päätösten tueksi. Jos esimerkiksi tiimiläisillä on helppo pääsy asiakastietoihin koko asiakassuhteen elinkaaren ajan, he pystyvät paremmin ennakoimaan asiakkaan tarpeita ja tarjoamaan parempaa palvelua. Myyntitietojen yhdistäminen työntekijöiden käyttötietoihin voi antaa vinkkejä resurssien tehokkaampaan käyttöön. Lisäksi monet alustat tarjoavat yleiskatsauksia tärkeistä mittareista.

5. Vahvista suojausta

Modernissa maailmassa jokainen laite, käyttäjätili tai sovellus on mahdollinen väylä, jota väärinkäyttäjät voivat käyttää yrittäessään varastaa tietosi tai muuten häiritä yrityksesi toimintaa. Käyttämällä useiden eri toimittajien sovelluksia altistat organisaatiosi suojausrikkomuksille, koska monet käyttäjät käyttävät samaa salasanaa eri tileissä. Jos yksi tili vaarantuu, hyökkääjät voivat hyödyntää sen tietoja päästäkseen sisään muihinkin tileihin, jopa yrityksesi verkkoon.

Vähentämällä tiimin käytössä olevien sovellusten määrää voit yksinkertaistaa suojausta. Kun työntekijät käyttävät useita eri sovelluksia samalla tilillä, voit soveltaa kaikkiin sovelluksiin samoja suojauksen hallintatoimintoja. Kun valvottavia sovelluksia on vähemmän, huomaat todennäköisesti suojaustapaukset jo ennen kuin ne ehtivät vahingoittaa yritystäsi.

Mistä tiedät, että sovelluksia on liikaa?

Monet pilvisovellukset ovat helposti löydettävissä ja käytettävissä. Et itse asiassa välttämättä edes tiedä, mitä kaikkia sovelluksia yrityksessäsi käytetään. Ja vaikka olisitkin tarkkaan valinnut yrityksessäsi käytettävät sovellukset, voit ehkä pystyä yhtenäistämään niitä. Tässä muutamia merkkejä, joiden perusteella yrityksesi saattaa käyttää liian monia sovelluksia:

  • Osastot tai projektitiimit käyttävät eri sovelluksia samojen toimintojen suorittamiseen. Markkinointitiimi esimerkiksi jakaa tiedostoja Microsoft OneDriven avulla samalla kun tuotekehitystiimi käyttää Boxia.
  • Tiimiläisten on ladattava tietoja järjestelmästä toiseen pystyäkseen tekemään työnsä. Esimerkiksi myyntitiimin on tuotava asiakastietoja myynnin seurantatyökalusta projektinhallintatyökaluun myyntitapahtuman onnistuttua.
  • Tärkeät tiedot ovat levittäytyneet eri työkaluihin, jolloin työntekijöiden on haettava tarvitsemaansa tietoa eri sovelluksista.
  • Yrityksen sisäisen näkyvyyden heikkous tekee eri projektien, resurssien ja kassavirtojen tapahtumien yhdistelemisestä vaikeaa.

Pilvisovellusten avulla sinä ja tiimisi voitte työskennellä missä tahansa, paikasta riippumatta. Liian monen sovelluksen käyttö voi kuitenkin heikentää tuottavuutta. Paranna suojausta, tuottavuutta ja kustannusten hallintaa tutustumalla kokonaisvaltaisiin ratkaisuihin ja pohtimalla, pystyisitkö vähentämään tiimin päivittäisessä työssään tarvitsemien sovellusten määrää. Tai hanki yksityiskohtaisempia analyyseja mahdollisista sovellusten yhtenäistämisen tuomista kustannussäästöistä ja tee itsearviointi siitä, sopiiko sovellusekosysteemin yksinkertaistaminen omalle yrityksellesi.

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt
Aiheeseen liittyvä sisältö
Vinkkejä liiketoimintaan

Pidä huomio itsessäsi taustan sumentamisen ja virtuaalisten taustojen avulla

Lue lisää
Vinkkejä liiketoimintaan

Ota sähköpostit hallintaan näiden neljän vinkin avulla

Lue lisää
Vinkkejä liiketoimintaan

Kuvaajien matkassa: Valokuvien jakaminen yhteisömaailmassa

Lue lisää

Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.