Maksuttomien videoneuvottelujen hyödyntäminen täysipainoisesti

Työelämä on jatkuvassa muutoksessa. Tänä päivänä tiimit ovat entistä useammin hajallaan ja etätyö on yleistä. Viimeisten kymmenen vuoden aikana etätyö on lisääntynyt 91 prosenttia, ja sen myötä on syntynyt tarve tuottavuustyökaluille, jotka mahdollistavat reaaliaikaisen yhteistyön.  

Kasvokkainen viestintä on tehokas työkalu. Noin 55 prosenttia viestinnästä on kehollista, 38 prosenttia äänensävyä ja 7 prosenttia puhuttuja sanoja. Viimeaikaiset tutkimukset osoittavat, että 84 prosenttia ihmisistä suosii etäkokouksia. 

Silti lähes 100 prosenttia ihmisistä uskoo, että henkilökohtaiset tapaamiset ovat välttämättömiä pitkäaikaisten liikesuhteiden kannalta. Yhteydenpito maksuttomien videoneuvottelujen avulla tukee etätyöntekijöiden ja -tiimien kasvokkaisen vuorovaikutuksen tarpeita sekä parantaa viestintää ja ymmärrystä videoneuvottelun osanottajien kesken.  

Miksi valita maksuton videoneuvottelupalvelu?

Maksuttomat videoneuvottelut eivät ole mikään uusi keksintö, vaan ne ovat muodostuneet standardiksi monilla aloilla. Yleensä ne ovat saatavana osana yhtenäistä viestintäalustaa. Nämä palvelut ovat loistavia työkaluja kokousten järjestämisessä ja yhteistyössä työtovereiden kanssa. Etätyöntekijöiden määrän lisääntyessä niiden käyttö on lisääntynyt. Kuka sitten hyötyy maksuttomien videoneuvottelujen käytöstä? Yhtä lailla pienyritykset ja yksityisyrittäjät kuin jopa suuryritykset.  

Pienyrityksenä tai yksityisyrittäjänä toimiminen ei ole helppoa. Jokaisella eurolla on merkitystä, joten kalliisiin laitteistoihin tai ohjelmistoihin sijoittaminen ei yleensä ole vaihtoehto. Maksuttomat videoneuvottelut ovat näille yrityksille erinomainen tapa hyödyntää korkeatasoisia yhteistyövälineitä minimaalisin investoinnein. Suuryrityksille hyötyä on etenkin siitä, että ne voivat testata useita maksuttomia videoneuvotteluohjelmia ja selvittää, mitkä tuotteet vastaavat yrityksen tarpeita. 

Tarkista, että videoneuvotteluratkaisustasi löytyvät ainakin nämä ominaisuudet

Tietyt maksuttomien videokonferenssiohjelmien ominaisuudet ovat ratkaisevan tärkeässä roolissa, joskin ne eroavat ohjelmasta toiseen. Osaatko hyödyntää valitsemaasi ratkaisua täysipainoisesti?  

Seuraavassa on joitakin ominaisuuksia, jotka voivat muodostua tuotteita erottaviksi tekijöiksi:  

Näytön jakaminen  

Etsitkö tapaa parantaa tuottavuutta kokouksissasi? Jos käytät maksutonta videoneuvottelua, joko sinä tai joku työtoverisi on todennäköisesti etäyhteyden päässä. Näytön jakaminen yhdistettynä videoneuvotteluihin auttaa tiimejä pitämään yhteyttä ja tekee reaaliaikaisesta yhteistyöstä helppoa ja tehokasta. Sen ansiosta kokouksen kaikki osanottajat voivat nähdä saman asian, mikä varmistaa, että kaikki pysyvät ajan tasalla. 

Asiakirjojen jakaminen 

Varmista, että valitsemassasi maksuttomassa videoneuvotteluohjelmassa on asiakirjojen jakamistoiminnot. Asiakirjojen jakaminen poistaa tarpeen lähettää asiakirjoja sähköpostitse ennen kokousta tai sen jälkeen. Tämän ominaisuuden avulla voit tarjota osallistujille välittömän pääsyn asiaankuuluviin asiakirjoihin ja esityksiin kokouksen aikana. Lisäksi se tekee kokouksesta sujuvamman ja auttaa keskittymään olennaiseen. 

Moderaattorin hallintatoiminnot 

Verkkovideoneuvotteluissa voi olla kaksi henkilöä tai sata henkilöä (tai vieläkin enemmän), joten hallintatoiminnot ovat välttämättömiä. Kaikilla on kokemusta puheluista, joissa joku unohtaa mykistää itsensä. Se aiheuttaa häiriötä ja voi nopeasti latistaa kokouksen energian. Moderaattorin hallintatoimintoja hyödyntämällä kokouksen omistaja pystyy oikaisemaan tilanteen. Varmista, että ratkaisusi tarjoaa valmiudet mykistää osallistujia, poistaa mykistyksiä sekä poistaa asiattomia osanottajia.  

Chat-ominaisuudet 

Chattien avulla osallistujat voivat tehdä yhteistyötä, esittää kysymyksiä ja niin edelleen – ilman, että se häiritsee kokouksen kulkua. Olivatpa kyseessä yksityiset tai koko ryhmälle osoitetut viestit, tekstichatti on hyödyllinen ominaisuus.  

Vinkkejä maksuttoman videoneuvottelun järjestämiseen onnistuneesti 

Valmistaudu hyvin 

• Opettele käyttämään ohjelmaa ja sen ominaisuuksia. Työkalun hallinta auttaa sinua hallitsemaan kokousta paremmin sekä tarjoamaan paremman kokemuksen kaikille osallistujille. 

• Ääni- ja videopuhelun heikko laatu johtuu yleensä heikosta yhteydestä. Voit välttää kiusallisia virheitä varmistamalla, että Internet-yhteytesi on vakaa.   

Varmista, että ratkaisu on tietoturvallinen

• Tietomurtoja tapahtuu 39 sekunnin välein. Videoneuvottelut eivät ole immuuneja hakkereiden hyökkäyksille. Voit välttää tämän ongelman varmistamalla, että käyttämäsi ohjelma tarjoaa salauksen.  

• Päiväsi voivat pilata muutkin kuin ulkoiset uhkat. Varmista, että olet poistanut kaikki luottamukselliset tai yrityksen omaisuutta olevat tiedot taustalta tai käytä taustan sumennusta, jos maksuton videoneuvotteluohjelmasi tukee sitä.  

Työskentele fiksummin 

• Mitä tahansa työkalua sitten käytätkin, varmista, että se parantaa (eikä estä) tiimisi valmiuksia työskennellä älykkäämmin. Jos maksuton videoneuvotteluohjelmasi ei tarjoa mahdollisuuksia aktiiviseen vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön, se ei ehkä ole oikea valinta.  

Maksuttomien videoneuvottelujen tuottama lisäarvo 

Tapamme työskennellä muuttuvat melkein päivittäin. Tarve kasvokkaiseen yhteydenpitoon on kuitenkin merkittävä osa inhimillistä kokemusmaailmaa. Maksuttomat videoneuvottelut auttavat meitä kuromaan umpeen tätä kuilua ja luomaan yhteyksiä työtovereihin ympäri maailmaa. 

Kun näemme muut osanottajat, tunnemme viestimme menevän perille ja kommunikoimme luonnollisella tavalla sekä sanallisesti että sanattomasti. Yhä useammat työntekijät tekevät etätöitä tai työskentelevät eri toimipisteissä, joten maksuttomat videoneuvotteluratkaisut ovat tulevaisuudessakin arvokkaita työkaluja, joita kaikki käyttävät liike-elämässä. Siksi kannattaa varmistaa, että otat niiden mahdollisuuksista kaiken irti.