Ennen ja nyt: miten pilvitallennus on muuttanut työtapojamme

Ennen arkea olivat kirjoituskoneet, kopiot ja arkistokaapit. Entä nyt? Laitteita on pilvin pimein ja kaikki tallennetaan pilveen.

Tietokoneiden käyttöönotto loi aikoinaan kuilun uusien ja vanhojen työtapojen välille. Nyt Internet on laajentanut tätä kuilua. Tekniikka ei kuitenkaan ole ainut muuttunut asia, vaan myös työtapamme ovat muuttuneet. Mieti asiaa: kuinka moneen päivittäiseen toimeesi tai valintaasi pilvitallennus vaikuttaa? Tähän vaikuttavat tietysti organisaatiosi ja roolisi, mutta luulenpa, että niitä on aika monta. Tutustumme tässä joihinkin viime vuosien suuriin muutoksiin työkulttuurissa, jotka johtuvat uusista tavoista tallentaa tietoja ja käyttää sovelluksia.

Anna lisävauhtia yrityksellesi Microsoft 365:n pikakurssilla

Anna tiimisi toimia tuottavasti joka päivä, lähes missä tahansa, Microsoft 365:n avulla.

Lue lisää

Mobiilityöntekijät

Siitä ei ole kovinkaan kauan, kun toimistotyöntekijät olivat sidottuja tiettyyn työpisteeseen ja tietokoneeseen. Ohjelmistot ja tiedostot tallennettiin paikallisesti, minkä johdosta työympäristön siirtäminen toiseen tietokoneeseen oli vaivalloista (ja mahdollisesti jopa kallista). Jos työntekijä halusi työskennellä jossain muualla kuin omalla työpisteellään, tämä edellytti ainakin etukäteissuunnittelua. Viime vuosina asiat ovat kuitenkin alkaneet muuttua. Yritysten käyttämät yleiset hyötyohjelmat, esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmat, laskentataulukko-ohjelmat ja diaesitysohjelmat, ovat siirtyneet pilveen. Kun tähän yhdistetään kannettavien, taulutietokoneiden ja älypuhelimien räjähdysmäisesti lisääntynyt käyttö, tiedostoja on mahdollista käyttää ja työstää käytännössä missä tahansa.

Tämä on muuttanut työpäivien luonnetta perustavanlaatuisesti. Viimeisimpien tietojen mukaan noin 20–25 prosenttia Yhdysvaltain työvoimasta tekee etätöitä ainakin osan työajastaan. Muiden kuin itsensätyöllistäjien keskuudessa säännöllinen etätyö on kasvanut 103 prosenttia vuodesta 2005. Tähän reagoidakseen yritysten on täytynyt uudistaa toimitilojaan. Suuret toimistot sermein eroteltuine ja omin koneineen varusteltuine työtiloineen ovat vaihtuneet monipuolisempiin työtiloihin, joka soveltuvat erikokoisille tiimeille, jotka käyttävät monipuolisesti erilaisia laitteita. Työntekijät tulevat ja menevät: he työskentelevät vaihtelevasti työpaikalla, kotona, kahvilassa tai vaikkapa puistossa.

Todellista reaaliaikaista yhteistyötä

Nykyajan tekniikka mahdollistaa miltei rajattomasti yhteistyötapoja, mutta tilanne ei tietenkään aina ollut näin hyvä. Paikallisesti tallennetut tiedostot kannustivat luonnollisesti liukuhihnatyyliseen työskentelyyn, jossa yksi ihminen teki oman osuutensa kerrallaan, ennen kuin seuraava aloitti oman osuutensa. Reaaliaikainen yhteistyö edellytti sitä, että kaikki olivat samaan aikaan samassa paikassa ja että yksi ihminen puhui kerrallaan. Nämä rajoitukset eivät välttämättä tietenkään olleet huono asia, mutta monen mielestä tilanne ei myöskään ollut ihanteellinen.

Pilvi on kuitenkin muuttanut tapoja, joilla työskentelemme yhdessä. Nykyään useat käyttäjät voivat työstää samaa projektia samanaikaisesti – jopa eri puolilta maailmaa. He voivat jättää kommentteja, kysyä kysymyksiä sekä tehdä ehdotuksia ja muutoksia. Tämän ansiosta kenenkään ei tarvitse varmistella, että hänellä on käytössään tiedoston uusin versio. Uusin versio on ainoa versio.

Turvallista tallennusta ja helppoa järjestämistä

”Muista varmuuskopioida työsi.” Tätä kehotusta kuuli ennen useasti. Varmuuskopioimatta jättäminen tarkoitti sitä, että olimme vain yhden tietokonevian päässä kaikkien tietojen menettämisestä – mikä oli tietysti hyvin pelottava ajatus. Pilvitallennus on kuitenkin onneksi tuonut mielenrauhaa miljoonille toimistotyöntekijöille. Kun tiedostot luodaan verkkopohjaisissa sovelluksissa, työt tallennetaan jatkuvasti. Lisäksi ne ovat kenen tahansa – tietenkin käyttöoikeusasetuksista riippuen – käytettävissä missä tahansa. Kaikki tämä luo omalta osaltaan työympäristön, jossa työntekijöiltä kuluu vähemmän aikaa huolehtimiseen ja järjestelyyn, jolloin he voivat keskittyä enemmän luomiseen.

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt
Aiheeseen liittyvä sisältö
Yritysteknologia

Oletko valmis isännöimään suuren mittakaavan virtuaalisia esityksiä?

Lue lisää

Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.