Projektin elinkaaren jokaisen viiden vaiheen hallinta visualisointityökalujen avulla

Jos luet tätä, tiedät, että tehokas projektinhallinta on erittäin tärkeä taito. Suuriin työprojekteihin liittyvien ihmisten, aikataulujen ja tehtävien tiivis silmällä pitäminen on valtava haaste, etenkin silloin, kun ilmenee tuntemattomia tai äkillisiä tapahtumia.  

Tutkimuksissa on osoitettu, että vain vähän yli puolet kaikista yritysten projekteista valmistuu ajallaan ja budjetissa pysyen. Usein käy niin, että projekti laajenee, eli sen vaatimukset muuttuvat ja kasvavat koko sen elinkaaren ajan.  

projektinhallinnan elinkaaren ”viidessä vaiheessa”: asettaminen, suunnittelu, toteutus, seuranta ja päättäminen. Nämä ovat nyt laajasti hyväksyttyjä käsitteitä, jotka Project Management Institute on kehittänyt vuosikymmeniä sitten. Ne toimivat viitekehyksenä, jonka avulla projektipäälliköt suunnittelevat, keskittyvät ja järjestävät.   

Nykyisin on useita projektinhallintastrategioita, joilla sinä ja tiimisi voitte toteuttaa kaikki nämä viisi vaihetta. Yksinkertaiset kaaviotyökalut voivat kuitenkin olla tehokkaimpia tapoja pitää omat ajatuksesi ja tiimisi jäsenten ajatukset selkeinä alusta loppuun.  

Seuraavassa on joitakin ehdotuksia. 

Asettaminen 

Ennen minkä tahansa projektin aloittamista ensimmäinen vaihe on määrittää, mikä idea on, miksi sitä tarvitaan ja onko se toteuttamiskelpoinen. Tämä vaihe on erittäin tärkeä. Jos idea on hyvä, mutta mahdoton toteuttaa käytettävissä olevilla resursseilla, se on hylättävä (tai sitä on ainakin muutettava). 

Projektipäällikkö ei voi visioida kaikkea yksinään, vaan on tärkeää koota ideoita ja saada palautetta jo varhaisessa vaiheessa. Visualisointityökalut helpottavat tietojen saamista kaikkien ulottuville.  

Kokeile aloittaa aivoriihimallista. Vaihtoehtoja on useita miellekartoista affiniteettikaavioihin ja klusterointikaavioihin. Aivoriihi ja visualisointiapu helpottavat ideoiden keksimistä, tallentamista ja järjestämistä heti tyylistä riippumatta. 

Toinen kätevä vaihtoehto on SWOT-analyysi. SWOT-analyysit (vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat) helpottavat suuryritysten ideoiden päätöksentekoa ja suunnittelua. Esimerkiksi yritys, joka valmistaa muodikkaita älypuhelintarvikkeita, saattaa harkita uuden tuotelinjan aloittamista. Sen on silti ajateltava kustannuksia ja kilpailua paljon ennen minkään suunnittelua. 

Tämän vaiheen tärkein osa on saavuttaa yhteisymmärrys kaikkien sidosryhmien kanssa ennen jatkamista eteenpäin. Kaikkien samanmielisyyden saavuttaminen voi olla tavallista paljon helpompaa tällaisen yksinkertaisen visuaalisen dokumentaation avulla. 

Suunnittelu 

Seuraava vaihe on alkaa hahmottaa, miten projekti täsmälleen voidaan toteuttaa. Keitä siihen osallistuu? Mitä tehtäviä siihen kuuluu? Mitkä tehtävät ovat riippuvaisia muista tehtävistä? Miten kauan projekti kestää?  

Gantt-kaavio on erinomainen visuaalinen työkalu prosessin tähän näkökulmaan. Gantt-kaavioiden avulla voidaan määrittää, mitkä projektin tehtävät ovat ja milloin mikin niistä toteutetaan päivittäisine tavoitteineen. Kaavio-ohjelmiston avulla on myös helppo esimerkiksi lisätä välitavoitteita, luoda linkkejä tehtävien välille ja värikoodata kaavio.  

Voit halutessasi myös helpottaa projektin elinkaaren visualisointia vieläkin selkeämmällä aikajanakaaviolla käyttämällä aikajanamallia tai toimintasuunnitelmamallia. Projektin eri puolien erottaminen tällä tavalla voi olla hyvin hyödyllistä jaettaessa tietoja muille tiimeille tai yrityksen johdolle.  

Muista kysyä itseltäsi ja tiimiltäsi paljon yksityiskohtaisia kysymyksiä projektista, jotta voit luoda mahdollisimman täsmällisen aikajanan joko Gantt-kaavion, aikajanamallin tai kummankin avulla.  

Online-aikajanojen ja Gantt-kaavioiden avulla kaikki tiimin jäsenet voivat myös osallistua asiakirjan luontiin reaaliaikaisesti ja pysyä helposti tehtäviensä tasalla mukautetun näkymän ansiosta.  

Toteutus 

Onnistunut toteutusvaihe pohjautuu onnistuneeseen suunnitteluvaiheeseen. Yksi parhaista visualisointityökaluista monimutkaisten projektien toteuttamiseen on erinomainen väline myös niiden suunnitteluun: vuokaavio.  

Esimerkiksi toimintojen välisten vuokaavioiden avulla projektipäälliköt voivat määrittää tehtävien riippuvuudet ja tiettyjen välitavoitteiden saavuttamisesta vastaavan henkilön. Joissakin projekteissa eri tiimit voivat myös työskennellä projektin eri osissa, jolloin tämän kaltaisia kaavioita voidaan käyttää määrityksessä.   

”Radat” esimerkiksi määrittävät henkilöt, jotka liittyvät jokaiseen tehtävään, kun taas ”vaiheruudut” edustavat aikajanaa tai välitavoitetta. 

Kun olet aloittanut projektin ja toteutus on meneillään, jaettavan vuokaavion avulla on helppo pitää kaikki ajan tasalla. Tiimin jäsenet voivat myös kommentoida kaaviota ja lisätä kontekstia tai päivityksiä tarpeen mukaan. Napsautettavia muotoja voi laajentaa, jolloin näkyviin tulee lisätietoja, tai ne voidaan linkittää ulkoisiin tietoihin, kuten tietokantaan tai laskentataulukkoon.  

Valvonta  

Tässä vaiheessa asiat alkavat olla valmiina, mutta on edelleen erittäin tärkeää valvoa jokaista tehtävää, jotta kaikki toimii. Yksi verkkovisualisointien ja tietoihin linkitettyjen kaavioiden eduista on, että on helppoa jakaa edistyminen muiden kanssa, jopa heidän, jotka eivät osallistu projektiin suoraan. 

Kaavioiden luontiohjelmistossa on usein yksinkertaisia tilaraporttimalleja, joiden avulla projektipäälliköt voivat poimia oleelliset seikat ja jakaa ne muille päälliköille ja ulkoisille asiakkaille tai sidosryhmille. 

Kun prosessissa käytetään useita tiedostoja SWOT-analyysista vuokaavioon, niiden avulla voidaan myös pitää projekti kohdennettuna. Voit estää projektin laajenemisen seuraamalla tarkasti projektin alkuperäisiä tavoitteita ja toimituksia. 

Jotkin kaavioiden luontiohjelmistot toimivat hyvin myös automaatio-ohjelmistojen kanssa, jolloin voit suunnitella projektin työnkulun ja määrittää sitten automaattisia käynnistimiä, kuten ilmoituksen tehtävän valmistuessa. 

Päättäminen 

Kaikki on valmista! Kun tiimisi kaikki toimitukset on suoritettu, projekti on valmis. Tärkeää tässä viimeisessä vaiheessa on kuitenkin arvioida tapahtunutta hetki. Selkeät, täsmälliset visualisoinnit koko prosessin aikana tekevät helpommaksi nähdä jälkikäteen, mikä toimi ja mikä ei. 

Järjestä jälkiseurantakokous tiimin jäsenten ja sidosryhmien kanssa. Keskustelkaa onnistumisista ja haasteista. Voit käyttää tässä myös ylimääräistä kaaviotyökalua: kokeile projektin jälkiseurantamallia palautteen ja ideoiden keräämiseen kokouksesta.  

Tallenna kaikki dokumentaatio keskitettyyn sijaintiin, jossa se voidaan säilyttää resurssina seuraavaa kertaa varten. 

Kaikki tätä pikkutarkka suunnittelu ja dokumentointi voi näyttä ylimitoitetulta, mutta siitä on todella apua. Suunnittelun, viestinnän ja seurannan visualisointityökalujen käyttäminen on varmimpia tapoja pitää projekti koossa, budjetin rajoissa ja aikataulussa.