Tehokas multitaskaus – neljä hyödyllistä vinkkiä

Multitaskaus eli monen asian tekeminen yhtä aikaa on välttämätön taito nykypäivän yritysmaailmassa. Päivän tunnit eivät yksinkertaisesti riitä kaikkeen, jos hoidat vain yhden tehtävän kerrallaan. Tuottava multitaskaus on erityisen tärkeää yrityksen omistajalle. Kun tekemistä on paljon, joudut väistämättä huolehtimaan useista asioista samanaikaisesti.  

Seuraavista neljästä vinkistä voi olla apua yrittäessäsi tehdä useita asioita samaan aikaan ja pysyä samalla tuottavana.  

 Maksimoi tuottavuus matkan varrella  

Jotta voit vähentää työpöydän ääressä tehtävien töiden määrää, hyödynnä tauot. Jos työmatkasi tai muut matkasi kestävät tunnin tai enemmän, käytä tilaisuus hyväksesi. Kuuntele sähköpostiviestisi iOS-laitteiden Outlook-sovelluksen Toista sähköpostini -toiminnolla samalla, kun teet jotain muuta.    

Voit esimerkiksi kuunnella sähköposteja tehdessäsi aamiaista perheellesi tai kävelyttäessäsi koiraasi. Sinulla on vain kaksi kättä, ja toisinaan niitä tarvitaan johonkin muuhun. Jatka arkitoimiasi ja tyhjennä samalla saapuneiden viestien postilaatikkoasi.   

Aseta rajat 

Jotta voit olla tehokas multitaskaaja, sinun on asetettava rajat sille, miten paljon yrität tehdä kerralla. Tämä saattaa kuulostaa erikoiselta, sillä multitaskauksessa on nimenomaan kyse useiden asioiden tekemistä samaan aikaan. Jossain vaiheessa liika työ alkaa kuitenkin heikentää tulosta.  

Ajatellaanpa esimerkiksi tyypillistä kiireistä työpäivää. Verkkoselaimessasi on auki viisi välilehteä, ja puhelimesi pirisee aivan näppäimistön vieressä. Samalla yrität kirjoittaa sähköpostia, ja joku lähettää sinulle pikaviestin sopiakseen kokouksen ajankohdasta. Kun kaikki tämä on meneillään samanaikaisesti, et ehkä saa tehtyä mitään.   

Miten voisit muuttaa tätä tilannetta ja lisätä tuottavuutta? Jätä suurin osa häiriötekijöistä huomiotta ja keskity vain kahteen asiaan. Aseta esimerkiksi tietokoneesi Älä häiritse -tilaan, kirjoita sähköpostisi ja seuraa samalla puhelimen näyttöön tulevia projektipäivityksiä. Keskittyminen yhteen asiaan kerrallaan ei ole realistista, mutta myöskään kaiken tekeminen yhtä aikaa ei ole toimiva vaihtoehto.  

Laadi luettelo tärkeimmistä prioriteeteista 

Valtava tehtäväluettelo päivän alussa saa mielen matalaksi. Jos huomaat heti työpöytäsi ääreen istuessasi, että sinulla on kymmenen asiaa tehtävänä, työmäärä voi tuntua ylitsepääsemättömältä ja viivyttää etenemistäsi.  

Priorisoi tehtäväluettelosi, jotta voit multitaskata tehokkaasti. Käytä viisi minuuttia siihen, että kirjoitat ylös kaikki asiat, jotka tarvitsevat toimiasi. Aseta tehtävät tärkeysjärjestykseen niin, että kiireellisin asia saa numeron 1.  

Seuraava toimi on yksinkertainen – ryhdy töihin! Aloita ensin parilla ensimmäisellä tehtävällä ja säästä loput myöhemmäksi. Kun saat ruksittua muutaman kohdan luettelosta, motivoidut helposti tekemään loputkin. Ja jos aika ei riitä kaikkeen, ainakin kiireellisimmät asiat on hoidettu pois tieltä.  

Poista ympäristön häiriötekijät 

Tuottavan työympäristön luominen on multitaskauksen kannalta ensiarvoisen tärkeää. Jos työtilasi yrittää jatkuvasti kiinnittää huomiosi muihin suuntiin, mitään ei tule tehdyksi. Ja vaikka saisitkin asiat hoidettua, häiriötekijät vaikuttavat negatiivisesti työn laatuun.   

Monet haluavat esimerkiksi kuunnella musiikkia työskennellessään. Taustamusiikki on yleinen käytäntö, joko kuulokkeista tai kaiuttimista. Laulujen sanat voivat kuitenkin kiinnittää huomiosi muualle kuin tekeillä olevaan työhön. 

Kokeile instrumentaalimusiikkia, esimerkiksi klassisia orkesterisovituksia. Näin saat mukavaa taustamusiikkia ilman sanoja, jotka saattavat saada ajatukset harhailemaan.  

Optimoi suorituskykysi 

Huomio on arvokas hyödyke nykypäivän yhteyksiä täynnä olevassa maailmassa. Multitaskauksen tarve on ilmeinen, mutta ihmisaivot eivät veny loputtomiin. Mieti, miten työskentelet parhaiten, ja optimoi suorituskykysi tekemällä tarvittavat muutokset.  

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt

Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.