Etätyö on suosittua kaikenkokoisten yritysten työntekijöiden keskuudessa. Uusien kokous-, viestintä- ja yhteistyövälineiden ansiosta myös kotona työskentely voi olla erittäin tuottavaa. Mutta ennen etätyöhön siirtymistä yrityksesi tulisi harkita sen etuja ja haittoja.
Tarkastellaanpa hiukan etätyötä ja työkaluja, jotka tukevat etätiimien toimintaa.
Etätyön hyödyt
Työntekijät pitävät etätyöstä. He todellakin pitävät siitä. Mutta kotona työskenteleminen ei ole hyväksi vain tiimillesi, vaan se voi tuoda hyötyjä myös koko yritykselle.
Etätyöntekijät ovat:
- Tuottavampia. Stanfordissa tehdyssä tutkimuksessa havaittiin, että etätiimin jäsenet tekevät täyden työpäivän tai jopa enemmän. Toimistoon työntekijät taas tulevat usein myöhässä tai lähtevät töistä aikaisin. Tutkimuksen mukaan etätyöntekijät pitivät myös lyhyempiä taukoja, heillä oli vähemmän sairauspoissaoloja ja he pitivät vähemmän lomaa.
- Edullisempia. Yrityksesi voi alentaa toimintakustannuksiaan, kun toimistossa on vähän (tai ei lainkaan) työntekijöitä. Esimerkiksi terveydenhuoltoalan yrityksessä Aetnassa noin puolet työntekijöistä saavat työskennellä kotoa käsin. Tämä joustava vaihtoehto on tuonut yritykselle noin 78 miljoonan euron vuotuiset säästöt toimiston kiinteissä kustannuksissa.
- Tyytyväisempiä. Työmatkat ja toimistoympäristöt voivat olla stressaavia. Työntekijät ovat iloisia voidessaan unohtaa päivittäiset työmatkat ja kylmän toimistovalaistuksen. FlexJobsin kyselyssä 77 prosenttia vastanneista koki joustavan työn parantaneen terveyttään ja 86 prosenttia stressin vähentyneen. Tyytyväiset, terveet työntekijät pysyvät yrityksessäsi kauemmin – ja työskentelevät ahkerammin.
- Ympäristöystävällisempiä. Yrityksesi saattaa haluta pienentää hiilijalanjälkeään. Liikenteen osuus kasvihuonepäästöistä on 29 prosenttia. Etätyö vähentää työmatkoihin kuluvan polttoaineen määrää. Nämä säästöt auttavat suojelemaan ympäristöä.
- Helpompia palkata. Kun yritykset voivat kohdistaa rekrytoinnin koko maahan, päteviä hakijoita löytyy enemmän.
Etätyön haitat
Etätyöllä on paljon etuja. Mutta on myös joitakin syitä, joiden vuoksi et ehkä halua työntekijöiden työskentelevän kotona.
Tässä on joitakin haittoja:
- Häiriötekijät. Työntekijöillä ei ehkä ole sopivia työtiloja kotona. Heillä on ehkä pieni asunto tai meluisia naapureita. Kadulla voi olla rakennustöitä, tai asunnossa on ilmastoinnin puutteen vuoksi kesäisin liian kuuma. Päivittäinen työskentely lähikahvilassa tulee ehkä liian kalliiksi. Nämä eivät ole ihanteellisia olosuhteita etätyölle..
- Yhteensopimattomat persoonat. Moniin tehtäviin, esimerkiksi myyntiin, palkataan energisiä, ulospäinsuuntautuneita työntekijöitä. Tällaiset tiimin jäsenet eivät välttämättä menesty kotona. Videopuhelut ja chat-kanavat voivat kuitenkin auttaa tarjoamaan sellaisen sosiaalisen työkulttuurin, jota he kaipaavat.
- Tietoturvanäkökulmat. Etätyöntekijöillä saattaa olla kotonaan heikosti suojattu Internet-yhteys, joskus he ehkä työskentelevät lähikahvilassa suojaamattoman Wi-Fi-verkon kautta. Tällaisia riskejä voidaan kuitenkin aina pienentää. Anna arkaluontoisia tietoja käyttävien työntekijöiden käyttöön VPN-verkkoja ja Wi-Fi-tukiasemia ja harkitse myös tietokoneiden tietoturvan tehostamista.
- Tekniset ongelmat. Tekniset häiriöt voivat aiheuttaa ongelmia etätyöntekijöillesi, ja heidän täytyy ratkaista laitteisto- ja ohjelmisto-ongelmansa verkon kautta tai paikallisessa myymälässä ilman IT-tukihenkilön apua.
- Vähemmän valvontaa. Monet työntekijät työskentelevät tehokkaammin kotona ollessaan. Toiset taas eivät. Esimiehet eivät voi käydä tarkistamassa asiaa etätyöntekijän työpisteessä, vaan heidän täytyy seurata tiiminsä työn edistymistä projektin laatu- ja tilaraporttien avulla. Joillekin esimiehille tämä voi olla turhauttavaa.
Työkaluja onnistuneeseen etätyöhön
Markkinoilla on monia työkaluja, jotka helpottavat työntekijöidesi etätyötä. (On myös työkaluja, jotka auttavat hallitsemaan etätiimin työtä.)
Mitä etätyöntekijäsi tarvitsevat:
- Pääsy yrityksen tiedostoihin. Sinun täytyy tallentaa kaikki tiimin tiedostot jaettuun sijaintiin. Pilvitallennusjärjestelmän avulla ryhmäsi voi käyttää tärkeitä tiedostoja paikasta ja laitteesta riippumatta. Pilvitallennus varmistaa, että etätyöntekijäsi pysyvät aina ajan tasalla.
- Tiedostojen jakaminen ja yhteistyö. Tiimin jäsenillä täytyy myös olla mahdollisuus jakaa tiedostoja turvallisesti. Suojatun tiedostojen jaon ansiosta tiimit voivat tehdä yhteistyötä projektin parissa reaaliajassa, joten etätyöntekijät voivat edistyä suurissa hankkeissa nopeasti.
- Ryhmätyötoiminnot. Tiimin jäsenten täytyy myös voida olla toisiinsa yhteydessä päivän mittaan. Ryhmätyötoimintojen tulisi antaa etätyöntekijöille mahdollisuus keskustella chatin kautta, järjestää tapaamisia, soittaa puheluja ja tehdä yhteistyötä keskitetyn työkalun kautta. Toimiva etäviestintätyökalu auttaa tiimisi jäseniä luomaan vahvan ja tehokkaan siteen.
Yleiskatsaus
Sekä sinä että työntekijäsi voitte hyötyä etätyöstä. Etätyö tehostaa tuloksia ja lisää työntekijöiden tyytyväisyyttä. Lisäksi se alentaa toimiston kiinteitä kustannuksia ja pienentää hiilijalanjälkeä. Oikeiden työkalujen avulla etätyöntekijät voivat onnistua työssään jopa paremmin kuin perinteisessä työympäristössä.