Vinkkejä tehokkaiden kokousten järjestämiseen henkilöstösi kanssa

Kokoukset tuhlaavat usein aikaa eivätkä saavuta mitattavissa olevia tuloksia. Ylin johto osallistuu kokouksiin skeptisellä asenteella ja miettii, miten pääsisi poistumaan niistä. 

Saatat ajatella, että pienyritystesi kokouksissa panokset eivät ole yhtä korkeita. Kyse on omasta yrityksestäsi; sinä päätät, onko kokouksilla väliä. Mutta jos maksat henkilöstölle osallistumisesta, kannattaa miettiä kustannuksia. 

Jos 90 minuutin kokouksesi maksaa sinulle 750 dollaria palkkakustannuksina ja 75 dollaria välipaloina samalla, kun kaikki työt seisovat, onko se tämän arvoista? Voiko saavutetuilla tuloksilla perustella nämä kustannukset ja 90 minuutin tuottavuuden menetyksen? 

Seuraavassa on vinkkejä, jotka auttavat sinua järjestämään laadukkaita kokouksia pienyrityksessäsi.  

Miten voit helpottaa kokouksen kulkua? 

Tehokkaat kokoukset edellyttävät seuraavia: 

  • suunnittelu 
  • ajan ja ihmisten hallinta kokouksen aikana 
  • kokouksen jälkeinen seuranta 

Suunnittelu 

Tyypillisiä kokousagendoja: 

  • Aivoriihi haasteiden ratkaisemiseksi ja lähestymistapojen keksimiseksi uusia mahdollisuuksia varten. Yrityksesi on tunnistanut ongelman tai mahdollisuuden. Tällä hetkellä et tiedä, miten voit edetä asiassa. Sinun täytyy järjestää aivoriihi , jossa tiimisi voi tuoda esille ideoita. 
  • Tuotteen tai palvelun suunnittelu tai päivitys. Tiimilläsi on idea. Nyt sen on järjestettävä kokous ja suunniteltava asian toteutus käytännössä. 
  • Tärkeiden tietojen kertominen. Liiketoimintasi on kasvussa, ja uudet kehityskulut vaikuttavat henkilöstöösi. Haluat ilmoittaa muutoksista koko tiimillesi yhdellä kertaa. 
  • Foorumin tarjoaminen palautetta varten. Haluat tietää, mitä tiimisi ajattelee tai mitä heidän nykyiset huolenaiheensa ovat. Kokous on tilaisuus, jossa he voivat jakaa ajatuksiaan. 

Kokouksia järjestetään nyt siten, että kaikki sijaitsevat fyysisesti samassa huoneessa tai jotkin osallistujat ovat mukana virtuaalisesti. Osallistujat eri puolilta maailmaa ja eri aikavyöhykkeiltä voivat osallistua kokouksiin online-kokousratkaisuilla. Tänä päivänä kokouksen määrittelee usein aika eikä sijainti. Pelkästään ajallisia vaatimuksia asettaviin kokouksiin on helpompi osallistua, mutta se ei tarkoita, että niitä pitäisi järjestää enemmän. 

Tarvitseeko sinun pitää kokous? 

Tämä on kaikkein tärkein kysymys kokouksen esisuunnitteluvaiheessa: tarvitaanko sellaista todella? Onko tiimikokous (digitaalinen tai fyysinen) paras tapa ratkaista ongelmasi? Oletko jo yrittänyt kaikkia muita keinoja tilanteen hallintaan vailla menestystä? 

Jos käytät muun tyyppisiä ryhmäviestintävälineitä, kuten sähköpostia, projektinhallinta-alustoja ja CRM- tai myyntiohjelmistoja, tarjoaako kokous jotain sellaista, mihin nämä eivät kykene? Käyttävätkö tiimisi jäsenet näitä työkaluja tehokkaasti? 

Menestyykö tiimisi, jos jaat sen jäsenille kysymyksiä, tehtäviä tai ilmoituksia projektinhallintaohjelmiston kautta? 

Järjestä tiimikokous vain, jos uskot, että se tarjoaa parhaan ratkaisun nykyiseen ongelmaasi. 

Mikä on kokouksesi aihe ja toivottu tulos? 

Kun olet päättänyt pitää kokouksen, määrittele kokouksen aihe ja onnistunut tulos. 

Esimerkki kokousaiheesta: tuotantoyrityksessäsi on resurssiristiriita 

Yrityksesi on saanut kaksi mukautettua valmistustilausta tietyille laitteille. Valitettavasti niiden toimituspäivämäärät ovat ristiriidassa, koska molemmat tilaukset edellyttävät tietyntyyppistä mukautettua vimpainta (tyyppi Z). Ongelmana on se, että sinulla on vain yksi kone, joka valmistaa mukautettuja Z-tyypin vimpaimia.  

Toivottu kokouksen tulos: keksitään tapa toimittaa molemmat tilaukset ajallaan 

Luo kokousagenda 

Kun kokouksen aihe ja tulos on määritetty, on aika luoda yksityiskohtainen kokousagenda. 

Monia kokousagendojen mallipohjia on saatavilla verkossa. Esimerkiksi tämä Microsoft Wordin klassinen kokousagenda voi täyttää monien pienyritysten tarpeet. 

Jokainen kokous on erilainen. Hahmottele kunkin kokouksen vaiheet haasteista tavoitteiden saavuttamiseen. Määritä kokouksen jokainen osa ja jaa se ajoitettuihin osiin. Tämän mukaisesti kokoukset voivat kestää muutamasta minuutista useisiin päiviin. 

Seuraavassa on esimerkki tunnin mittaisen kokouksen agendasta: 

  • Osallistujien esittely: 10 min 
  • Aiheen selitys: 10 min 
  • Aivoriihi: 20 min 
  • Parhaan ratkaisun valinta: 10 min 
  • Ratkaisun dokumentointi ja tehtävien määrittäminen: 10 min

Kokouksen aikana 

Varsinaisessa kokouksessa ajastin voi auttaa pitämään tiimin raiteillaan. Se motivoi osallistujia siirtymään eteenpäin ja olemaan välittämättä epäolennaisista yksityiskohdista. 

Pyydä osallistujia kirjaamaan aiheen ulkopuoliset ideat ja kysymykset toista kertaa varten. 

Muista, että jokainen eroaa siinä, miten he oppivat ja käsittelevät tietoja. Jos jollakin on ongelmia ymmärtää tiettyä konseptia, kysy häneltä, mitä hän tarvitsee. 

Auttaisiko konseptin piirtäminen tai sen järjestäminen muistilapuille? Olisiko sitä hyvä katselmoida myöhemmin uudelleen kirjallisesti? Jos sinulla on pieni tiimi, ymmärrät ajan myötä enemmän sitä, kuinka sen jäsenet käsittelevät ideoita. 

Haasta kokouksesi kaikki osallistujat jakamaan ideoita. Hiljaisella ryhmän jäsenellä voi olla parhaat ehdotukset, vaikka hän ei pitäisi ryhmässä tai esimiehen edessä puhumisesta. 

Keiden on oltava läsnä kokouksessa? 

Ota mukaan pienin mahdollinen määrä ihmisiä. Tiiviimpi ryhmä pitää kokouksen keskittyneenä. Tarvittaessa voit kutsua lisää osallistujia seuraavaan kokoukseen. 

Valmistusteollisuuden esimerkissä seuraavien henkilöiden tulisi kuulua minimitiimiin: 

  • tiimin jäsen, joka ymmärtää valmistusprosessin kokonaisuutena 
  • tiimin jäsen, joka käyttää Z-tyypin vimpaimia valmistavaa konetta 
  • tiimin jäsen, joka ymmärtää asiakkaita 

Käytäntöön ja teoriaan paneutuneet tiimin jäsenet löytävät usein parhaat ratkaisut yhdessä.  

Esimerkiksi Z-tyypin vimpainten koneenkäyttäjä tietää koneen rajoitukset ja sen, kuinka kauan koneen puhdistus ja nollaus kestää. Insinööri saattaa tarkastella asioita laajasta näkökulmasta ja keksiä, miten laitteen valmistusjärjestystä voidaan muuttaa.  

Ratkaisu: Yrityksen A tapauksessa Z-tyypin vimpain on ensimmäinen osa kokoonpanoprosessia. Yrityksen B tapauksessa Z-tyypin vimpain on viimeinen osa. Tiimit voivat aloittaa koota yhden laitesarjan kokoamisen ilman tätä vimpainta. Sekä yritys A että yritys B saavat tilauksensa ajallaan. 

Kokouksen jälkeen:

  • seuranta kokouksen osanottajien kanssa 
  • ota selvää, etenevätkö ehdotetut ideat ja ratkaisut 
  • määritä seuraavat vaiheet 
  • ole avoin palautteelle tulevien kokousten parantamiseksi

Aloita näistä vinkistä. Luo vaikutus henkilöstöösi ja mahdollisiin liikekumppaneihisi hyvin suunnitelluilla ja tuottavilla kokouksilla. 

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt
Aiheeseen liittyvä sisältö
Productivity

Parhaat tuottavuusvinkit etä- tai mobiilitoimistoon

Lue lisää
Productivity

Miten valitset tehokkaimman vuokaavion

Lue lisää
Productivity

Viisi vinkkiä pienyritysten kokousten parantamiseksi

Lue lisää

Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.