Viisi vinkkiä onnistuneeseen etätyöhön

Etätyö tuo mukanaan sekä haasteita että mahdollisuuksia. Seuraavassa on kuusi hyväksi havaittua vinkkiä onnistuneeseen työskentelyyn kotona. Nämä vinkit ovat hyödyllisiä riippumatta siitä, teetkö etätyötä haasteellisten aikojen vuoksi vai osana normaalia työtäsi.  

Etätyövinkki 1: Käytä oikeita työkaluja  

Et voi tehdä työtäsi tehokkaasti ilman oikeita työkaluja. Tämä pitää paikkansa niin toimistossa kuin kotonakin. Varmista, että sinulla on oikeat työkalut työn tekemiseen, kotitoimistosi varusteet ja valitsemasi tekniikka mukaan lukien.  

Investoi kunnolliseen kotitoimistoon, jos se on mahdollista. Oikeassa työympäristössä tulisi olla sopiva työpöytä, tuolit, näytöt, langaton verkko ja kaikki työn tekemiseen tarvittavat laitteet. Täydellisen kotitoimiston rakentaminen ei aina ole mahdollista, mutta jo sijoittaminen muutamiin pieniin esineisiin voi saada aikaan paljon.  

Harkitse esimerkiksi työvalaisimen, mikrofonin ja kuulokkeiden hankkimista, jos osallistut usein videoneuvotteluihin. Kannattaa harkita myös ergonomisia lisävarusteita, kuten rannesuojia, jotka tekevät kotona työskentelystä mukavampaa.  

Varmista lisäksi mahdollisuuksien mukaan, että sinulla on käytössäsi oikeat ohjelmistotyökalut. Microsoft Teamsin kaltaisissa etätyöhön kehitetyissä työkaluissa chatit, tapaamiset, puhelut ja yhteistyötoiminnot on koottu yhteen paikkaan.  

Etätyövinkki 2: Huolehdi turvallisuudesta  

Etätyöntekijöiden tulee kiinnittää erityistä huomiota sekä fyysiseen että digitaaliseen turvallisuuteen.  

Fyysisestä näkökulmasta katsottuna sinun tulee olla tietoinen ympäristöstäsi käsitellessäsi arkaluontoisia yritystietoja. Tämä on erityisen tärkeää, jos haluat työskennellä kahviloissa tai yhteistiloissa. Muista esimerkiksi lukita tietokoneesi silloin, kun et käytä sitä, ja välttää puhelinkeskusteluja arkaluontoisista yritystiedoista julkisilla paikoilla.  

Sinun täytyy myös varmistaa, että käyttämäsi työkalut ovat riittävän turvallisia. Turvatoimien tulisi kattaa suojattu sähköposti, VPN-verkko, tuottavuustyökalut, pilvitallennusjärjestelmä ja kaikki työssäsi käyttämäsi digitaaliset työkalut. Muista, että yksikin kyberturvallisuushyökkäys aiheuttaa pienyritykselle keskimäärin 188 000 dollarin kustannukset. Tietoturva on syytä ottaa huomioon jo työkaluja valittaessa.    

Etätyövinkki 3: Viesti tehokkaasti 

Kuulostaa itsestään selvältä, mutta yksi kotona työskentelyn suurimmista haasteista on se, että et ole toimistossa. Tämä tarkoittaa, että et ehkä kuule käytäväkeskusteluja, et juttele muiden kanssa ennen kokouksia etkä voi noin vain pistäytyä Jaanan työpöydän ääressä esittämässä selventävää kysymystä. Yritysviestintätaidot ovat aina tärkeitä, mutta tämä pitää paikkansa erityisesti etätyön tapauksessa.   

On tärkeää kommunikoida työtovereiden ja työntekijöiden kanssa selkeästi. Yritä olla jättämättä pyyntöihisi tulkinnanvaraa äläkä pelkää esittää selventäviä kysymyksiä. Voit tehdä tämän sähköpostitse, chatissa tai puhelimitse.  

Saatat joutua harrastamaan “liikakommunikaatiota”, mikä voi joidenkin mielestä tuntua turhalta. On kuitenkin parempi kommunikoida liikaa, jotta voit varmistaa, että viestisi menee perille.    

Etätyö tarkoittaa yleensä sitä, että voit päivän aikana hoitaa joustavasti myös henkilökohtaisia tehtäviä, kuten lastenhoitoa tai lääkärikäyntejä. Varmista kuitenkin, että kerrot asiasta kollegoille ja työntekijöille, jotka luottavat sinun olevan heidän tukenaan.  

Sinun ei tarvitse paljastaa kaikkia henkilökohtaisia yksityiskohtia. Muista kuitenkin päivittää poissaoloviestisi ja tilasi kaikkiin chat-järjestelmiin. Tavoitettavuutesi ja tilasi ovat erityisen hyödyllisiä tietoja, jos muut tarvitsevat päätöksiäsi tai hyväksyntöjäsi voidakseen edetä projektissa tai tehtävässä.  

Etätyövinkki 4: Pidä yhteyttä työtovereihin  

Yrityksesi kulttuuri on ratkaiseva tekijä uusien työntekijöiden houkuttelemisessa ja vanhojen säilyttämisessä. Se kattaa useita seikkoja, kuten palkkiot, työolot, toimiala ja päivittäiset vuorovaikutustilanteet työntekijöiden kanssa. Etätyön tapauksessa viimeksi mainittuun voi liittyä haasteita.  

Jos työskentelet kotona, sinun täytyy todennäköisesti nähdä enemmän vaivaa voidaksesi pitää yhteyttä työtovereihin ja työntekijöihin. Yksinkertaiset asiat, kuten kuulumisten kyseleminen ennen kokouksen alkamista ja aito kiinnostus, ovat yllättävän tärkeitä. Tällaiset pienet rupatteluhetket voivat luoda syvällisiä yhteyksiä työntekijöiden välille.  

Löydä muita mahdollisuuksia jutella niitä näitä ja vitsailla työtoverien kanssa. Säilytä tietysti sopivat rajat. Ketään ei haittaa, kun juttelet eilisestä jalkapallo-ottelusta toimistolla parin minuutin ajan. Samalla tavalla voit joskus jutella työntekijöiden tai työtovereiden kanssa chat-keskusteluissa asioista, jotka eivät varsinaisesti liity työhön.  

Etätyövinkki 5: Löydä oikea tasapaino työn ja yksityiselämän välille 

Kotona työskentelemiseen liittyy monia hienoja asioita: joustavuus, ei työmatkoja ja joissain tapauksissa myös lisääntynyt tuottavuus. Yksi huonoista puolista on kuitenkin se, että joidenkin on vaikeaa irtautua työstä.  

Muista asettaa rajat

On houkuttelevaa tehdä töitä kellon ympäri, kun kotisi on toimistosi. Mutta tämä voi osoittautua huonoksi ratkaisuksi. Tutkimusten mukaan liika työ voi vähentää tuottavuutta, heikentää projektien tuloksia ja jopa vaikuttaa haitallisesti terveyteen.  

Sopivan tasapainon löytäminen työn ja yksityiselämän välille on avainasemassa työskennellessäsi kotona. Tässä on joitakin vinkkejä tämän tasapainon ylläpitämiseen:  

  • Varaa aikaa liikunnalle, jos se vain on mahdollista.  
  • Merkitse kalenteriin taukoja ja pidä ne. 
  • Merkitse kalenteriin ja chat-työkaluihin ajankohdat, joina et ole paikalla. 
  • Ota aikaa ja rentoudu työn ulkopuolella: harrasta, vietä aikaa perheen kanssa, tee suunnitelmia ystävien kanssa ja puuhastele kaikenlaista, mikä ei liity työhön.  

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt

Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.