Ajan tuhlaamisen vähentäminen tehtävienhallintaohjelmiston avulla

Saatat ajatella, että pystyisit tekemään paljon enemmän työpäivän aikana, jos sinulla vain olisi enemmän aikaa. 

Totuus on valitettavasti se, että me tunnumme hukkaavan arvokasta aikaamme – koko ajan. 

Ota oma (ja työntekijöidesi) ajankäyttö haltuun käyttämällä tehokasta tehtävienhallintajärjestelmää. Sen avulla voit seurata tehtäviä ja miettiä, mihin aikaa kuluu hukkaan, sekä helpommin vapauttaa aikaa projekteihin, jotka tuntuvat jatkuvasti lykkääntyvän.  

Tehtävienhallinnan ja projektinhallinnan erot 

Tehtävienhallinta ja projektinhallinta kuulostavat lähes samalta. Ja sitä ne ovatkin – mutta erojakin on.  

Projektinhallinta tarkoittaa tiimin erilaisten tehtävien johtamista tavoitteiden saavuttamiseksi tietyssä aikataulussa.  

Tehtävienhallinta puolestaan toimii projektinhallinnan perustana, sillä se tarkoittaa yksittäisten tehtävien hallintaa niiden koko elinkaaren ajan. Näihin tehtäviin kuuluvat työn suunnittelu ja määrittäminen, tilapäivitykset, aikataulujen ja prioriteettien asettaminen, resurssien kerääminen ja tulosten määrittäminen. 

Tiimien tehtävienhallinta on erityisen tärkeää yhteistyöprojekteissa, mutta se voi myös auttaa tiimisi jäseniä: 

  • Saamaan valmiiksi heidän omat tehtävänsä kartoittamalla päivittäistä työtä. 
  • Tunnistamaan, mitä heidän pitäisi milloinkin tehdä ja kuuluuko tietty tehtävä suurempaan projektiin vai ei.  

Tehtävienhallintajärjestelmiin tutustuminen 

On olemassa monia erilaisia ajanhallinta- ja tehtävienhallintajärjestelmiä. Nykyinen järjestelmäsi saattaa olla niinkin yksinkertainen kuin tehtäväluettelo. Ajan (ja joskus myös rahan) sijoittaminen kattavampaan vaihtoehtoon voi kuitenkin auttaa sinua ja tiimiäsi pitkällä tähtäimellä. Mahdollisen hukka-ajan vapauttamiseen yrityksessäsi kannattaa aina panostaa!  

Kun valitset tehtävienhallintajärjestelmää tiimillesi, varmista, että se sisältää seuraavat osat: 

  • Tavoitteet – Tehtävän tai projektin perimmäisen tavoitteen määrittäminen auttaa sinua kokonaiskuvan hahmottamisessa, vaikka myös pienet välitavoitteet ovat tärkeitä. Pienten päämäärien saavuttaminen voi lisätä tiimisi yhteishenkeä, jolloin kokonaistavoitteen saavuttaminen on helpompaa. Lisäksi on tärkeää, että kaikki mukana olevat ovat tietoisia omista tehtävistään ja omasta paikastaan lopullisessa projektissa. 
  • Priorisointi – Kannattaa määrittää tärkeimmät tehtävät, jotka pitää tehdä ennen muita vaiheita. 
  • Aikataulutus – Odotukset pysyvät realistisina, kun tiedät etukäteen kunkin tehtävän määräajat, resurssit ja rajoitteet. 
  • Visualisointi – Tehtäviesi tilanteen näkeminen reaaliajassa auttaa sinua ja tiimiäsi ymmärtämään seuraavat vaiheet ja tavoitteiden etenemisen. Kanban-taulujen ja Gantt-kaavioiden kaltaiset työkalut huomioivat yksittäiset tehtävät, yhteistyökumppanit, resurssit ja aikajanat ja esittävät ne helposti luettavassa visuaalisessa muodossa.   
  • Yhteistyö – Tiimin jäsenet näkevät tehtävienhallintajärjestelmien kautta tehtävien tilan ja edistymisen, jotta he voivat tehdä yhteistyötä. 

Tehtävienhallintaohjelmiston valinta 

Jos olet päättänyt, että tehtäväluettelo tai luonnoslehtiö täynnä värikkäitä muistilappuja ei enää riitä, tehtävienhallintaohjelmistoon panostaminen saattaa olla oikea vaihtoehto tiimillesi.  

Mieti seuraavia seikkoja ennen kuin valitset seuraavan tehtävienhallintaratkaisun: 

  • Helppokäyttöisyys – Onko ohjelmisto käyttäjäystävällinen ja suhteellisen helposti ymmärrettävä? Uuden järjestelmän opettelu on joskus vaikeaa, joten varmista, että kollegasi oppivat sen nopeasti ja mahdollisimman vaivattomasti. Myös helppokäyttöisyys on tärkeää. Jotkut ohjelmat ovat käytettävissä sekä työpöytä- että mobiiliversiossa, jolloin tehtävien katselu ja päivittäminen on helppoa riippumatta siitä, missä sinä ja tiimisi jäsenet olette.  
  • Yhdistettävyys – Miten hyvin se sopii yhteen muiden yrityksessäsi käytettävien ohjelmistojen kanssa? Tämä ei välttämättä aina ole ratkaisevan tärkeää, mutta muiden järjestelmien kanssa yhteensopiva ohjelmisto lisää helppokäyttöisyyttä.  
  • Monimutkaisuus – Miten hyvin ohjelmisto sopii kaikkiin erilaisiin tehtäviin, joita tiimilläsi on meneillään samaan aikaan? Selvitä, onko syötteille ja tulosteille rajat, ja onko mahdollista, että ylität rajat.  
  • Tietoturva – Onko tähän järjestelmään tallennettu (tai yhdistetty) arkaluonteisia tietoja? Varmista, että ohjelmiston toimittajan lupaukset pitävät. Kysy IT-tiimiltä, jos et ole varma, millaista tietoturvaa tietosi edellyttävät.  

Aloita käyttö kolmen vaiheen avulla 

Onnittelut! Olet valinnut oikean tehtävienhallintaohjelmiston ja olet valmis ottamaan sen käyttöön yrityksessäsi. Seuraavat vaiheet:

  1. Suunnittele – Luo järjestelmän käyttöönoton aikataulu ja välitavoitteet. Tunnista sidosryhmät ja miten viestit heille edistymisestä.  
  2. Kommunikoi – Kasvata innostusta ja auta työntekijöitä ymmärtämään, mitä etua uudesta teknologiasta on yritykselle. Perehdytä ensin innokkaimmat työntekijät, ja pyydä heitä kertomaan kanssasi ohjelmiston arvosta ja helppokäyttöisyydestä muulle tiimille. Kuuntele mahdolliset ennakoidut huolenaiheet ja ongelmakohdat, ja käsittele ne. 
  3. Opeta ja ota käyttöön – Tarjoa jatkuvaa koulutusta, etenkin kun teet muutoksia ohjelmistoon, perehdytät uusia työntekijöitä tai teet ohjelmistopäivityksiä.  

Ajattele ajansäästön tuomia mahdollisuuksia 

Riippumatta siitä, teetkö parannuksia yrityksesi nykyiseen tehtävienhallintajärjestelmään vai otatko käyttöön uuden järjestelmän, tulet varmasti olemaan tyytyväinen.  

Kun sinä ja tiimisi arvioitte ja suoritatte tehtäviä tehokkaasti, teille jää runsaasti aikaa käsitellä tärkeitä projekteja, jotka kaipaavat huomiota. Jo muutaman tunnin ajansäästöllä on suuri vaikutus tiimisi tuottavuuteen – tuloksesta puhumattakaan. 

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt
Aiheeseen liittyvä sisältö
Yrityksen hallinta

Tiimin tehtävien hallinta kanban-ratkaisun avulla

Lue lisää
Yrityksen hallinta

5 projektinhallinnan ominaisuutta, joita ryhmäsi ei käytä

Lue lisää
Yrityksen hallinta

Suunnittelun tulevaisuus – projektisuunnittelu pilvessä

Lue lisää

Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.