Viisi kätevää vinkkiä liiallisen tietomäärän käsittelyyn

rich heading alt

Nykyään luotavan tiedon määrä ylittää kykymme käyttää ja käsitellä sitä. Nykyajan tietotalouden työpaikoilla yhteistyö on entistä yleisempää, etenkin projektikohtainen yhteistyö on eräs nykyajan trendi. Itse asiassa ihmisillä on nykyään kaksi kertaa niin paljon eri tiimejä kuin vuosia sitten. Tämän johdosta kohtaamme nykyään paljon tietoa samanaikaisesti epälineaarisesti useista eri lähteistä, esimerkiksi sähköposteista, keskusteluista ja sosiaalisesta mediasta.

Lisäksi nähtävillä on selkeitä varoitusmerkkejä siitä, että ihmiset ovat entistä enemmän riippuvaisia tiedoista. Harvard Business Review’n artikkelin mukaan 60 % amerikkalaisista työntekijöistä tarkistaa sähköpostinsa vessassa ja 15 % tarkistaa niitä kirkossa. 11 % taas salaa sähköpostin tarkistamisensa puolisoltaan.

Millaisilla työkaluilla ja resursseilla voimme varmistaa, että pärjäämme ja että kykenemme työskentelemään tuottavasti? Vaikka usein sanotaan, että tekniikka ja tiedon saatavuus on osa ongelmaa, voi tekniikka olla kuitenkin myös ratkaisu. Annan alla viisi kätevää vinkkiä liiallisen tietomäärän käsittelyyn:

1. Kaikki tiedot eivät ole yhtä tärkeitä

Kaikki käsittelemämme tieto ei edellytä yhtä paljon huomiota ja priorisointia. Kun tiedät sen, mikä tieto täytyy käsitellä tai hoitaa mihinkin aikaan, voit tehostaa toimintaasi. Mahdollisuus merkitä tietoja tärkeiksi on varmasti eräs parhaimmista sähköpostitoiminnoista. Itse ohjasin lisäksi aikoinaan erilliseen postilaatikkoon sähköpostit, joissa olen vain Kopio-vastaanottaja. Tekniikka on kuitenkin kehittynyt näistä ajoista, joten ajan tasalla pysyminen tärkeistä tiedoista on nyt helpompaa kuin koskaan aiemmin. Nykyään Microsoft Teamsin kaltaisilla keskustelupohjaisilla työkaluilla ihmiset, joiden kanssa teen yhteistyötä, voivat merkitä tietoja tärkeiksi. He voivat myös @mainita minut tiedoissa, jotka vaativat suoraa huomiotani. Tämän ansiosta voin paitsi lajitella tärkeitä ja olennaisia tietoa, mutta myös siirtyä heti kiireellisiin asioihin. Tietojen priorisoinnin oppiminen on auttanut minua saamaan tietotulvan järjestykseen: tekniikka hoitaa kovan työn puolestani.

Tekijästä

FNB Connectin entinen johtaja Farren Roper liittyi ohjelmistoyritys Microsoftiin Central Marketing Organisation (CMO) -johtajana. Hän on teknologi, markkinoija, lakimies, Ted talks -puhuja ja maisteri, mutta yhä elinikäinen opiskelija. Hän rakastaa myös tennistä, matkustelua, ruokaa ja viiniä!

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt
Aiheeseen liittyvä sisältö
Productivity

Kolme mobiilituottavuuden strategiaa, joita Scott Photography käyttää menestyksen moottoreina

Lue lisää

Kasvupalveluihin ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.