Viisi tapaa tehdä ryhmäkeskusteluista paras tapa työskennellä

Etätyön, etätyönä tehtävän yhteistyön ja suurien toimistotilojen myötä yrityksille tarkoitetuista keskusteluohjelmistoista ja -sovelluksista on tullut erottamaton ja elintärkeä osa työpaikkakulttuuria. Ne mahdollistavat lukuisten eri yhteistyökalujen yhdistämisen yhtenäiseksi verkko-, työpöytä- ja mobiilisovellukseksi – eipä siis ihme, että niiden suosio kasvaa vauhdilla. Tuoreen tutkimuksen mukaan tiimien keskustelusovellusten käyttö nimittäin kasvoi viime vuoden aikana räjähdysmäisesti 2,4 prosentista 33,3 prosenttiin. Niin pienten, keskisuurten kuin suurtenkin organisaatioiden kannattaa suhtautua ryhmäkeskustelutyökaluihin varteenotettavina työkaluina. Seuraavassa esitellään viisi syytä, miksi ryhmäkeskustelut voivat olla paras tapa työskennellä. Ryhmäkeskustelut tarjoavat valtavan valikoiman aikaa ja rahaa säästäviä ratkaisuja, esimerkiksi:

  1. Tarpeettomien sähköpostiviestien vähentäminen. Jos oma Saapuneet-kansiosi on koskaan tulvinut yli äyräidensä, ymmärrät helposti, minkä valtavan ongelman se työntekijöille aiheuttaa. Ei ole lainkaan yllättävää, että 22 % (eli yli viidennes) tutkimukseen osallistuneista työntekijöistä kokee vähintään puolet työsähköpostiin tulevista viesteistä itselleen merkityksettömiksi. Lisäksi 11 % (eli useampi kuin joka kymmenes) kertoo Saapuneet-kansionsa täyttyvän 75-prosenttisesti tarpeettomista viesteistä. Aikamoista ajan ja resurssien hukkaa. Toimivat keskusteluratkaisut mahdollistavat oman erillisen keskustelukanavan luomisen kullekin tiimille työtehtävien tai aiheiden perusteella. Kanavat sopivat täydellisesti niin kahdenkeskisiin juttutuokioihin, viestittelyyn kuin työn lomassa syntyneisiin spontaaneihin keskusteluihinkin.
  1. Keskitetyn työtilan luominen tiimityölle. Toimivat tiimityötilat paitsi vähentävät Saapuneet-kansioiden kuormitusta myös mahdollistavat tietoihin perehtymisen, oikeiden henkilöiden kokoamisen avaintiedostojen ja -työkalujen pariin sekä tiimien päivittäisessä käytössä olevien sovellusten päivitysten jakamisen. Voit myös mukauttaa ilmoitukset niin, etteivät tärkeät toiminnot tai tiedot koskaan mene ohi silmiesi. Sisältö, työkalut, henkilöt ja keskustelut ovat kaikki saatavilla tiimin työskentelytilassa. Varmista, että valitsemasi keskusteluratkaisu sisältää mahdollisuuden käyttää suosittuja työkaluja, kuten SharePointia, OneNotea ja Skype for Businessia. Niiden avulla pikaiset ajatustenvaihdot voidaan muuttaa kasvokkain käytäväksi keskusteluksi muutamalla napin painalluksella.
  2. Työpäivälle lisää luonnetta. Tiesitkö, että verkossa nähty hymynaama stimuloi samoja aivojen osia kuin aidot ihmiskasvotkin? Tiimien tulisi pystyä lisäämään ryhmäkeskusteluina käytäviin digitaalisiin keskusteluihinsa hauskuutta ja elävyyttä. Emojien lisäksi kannattaa käyttää tarroja, giffejä ja muuta sisältöä. Voit lisätä mukautettavuutta valitsemalla meemien tai makrojen muodostimen, jonka avulla voit valita kuvan ja tehdä siitä omanlaisesi mukauttamalla sen haluamallasi tekstillä.
  3. Yhteistyötä turvallisuudesta tinkimättä. Varmista yrityksen keskusteluratkaisua valitessasi, että valitsemassasi ratkaisussa on parhaat mahdolliset yritystason suojaus- ja vaatimustenmukaisuusominaisuudet. Näitä ovat esimerkiksi eDiscovery ja oikeustoimiin liittyvät säilytyskäytännöt kanavia, keskusteluja ja tiedostoja varten sekä tietojen jatkuva salaus (niin levossa säilytyksen aikana kuin siirrettäessäkin) ja monimenetelmäinen todentaminen käyttäjätietojen suojaamisen apuna.
  4. Integroidut keskusteluominaisuudet ilman lisämaksuja. Microsoft Office -käyttökokemukseen sisältyvän ratkaisun valitseminen on kustannustehokas ja järkevä tapa kokeilla keskustelutoimintoja yrityksessä. Esimerkiksi Microsoft Teams on keskustelupohjainen Office 365 -työtila, jossa sisältö, työkalut, henkilöt ja keskustelut on koottu yhteen ja samaan paikkaan. Mikä parasta, se sisältyy Office 365 Business Essentialsiin, Business Premiumiin sekä Enterprise E1-, E3- ja E5 -palvelupaketteihin ilman lisämaksuja, joten sen käyttöä on helppo kokeilla. Microsoft Teams toimii Windowsissa, Macissa, Androidissa, iOS:ssä ja verkkoympäristöissä. Teams tukee Microsoft Edge 12+-, Internet Explorer 11+-, Firefox 47.0+- ja Chrome 51.0+ -WWW-asiakasohjelmia.

Luo keskustelupohjainen toimisto jo tänään! Tutustu Microsoft Teamsiin, Office 365:een ja siihen, miten voit työskennellä tehokkaammin paikasta, ajasta ja laitteista riippumatta.

Tekijästä

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt
Aiheeseen liittyvä sisältö
Business Tips

Epätavanomaista yhteistyötä: uusia tapoja etätiimien yhteistyöhön

Lue lisää

Kasvupalveluihin ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.