Viisi tapaa parantaa ammattimaisuutta sähköpostin kautta

Saapuneet-kansioihin kerääntyy joka päivä yli miljardi sähköpostiviestiä. Pienyritysten on usein vaikea erottua muista ja viestiä imagostaan yhdessä sähköpostiviestissä. Se on kuitenkin helpompaa kuin ajatteletkaan.

Noudata näitä viittä yksinkertaista mutta hyvin tehokasta strategiaa asiakkaiden hankintaan, myynnin saamiseksi päätökseen ja brändin luomiseen pienyrityksesi kasvun tukemiseksi tehokkaan yrityssähköpostin käytön avulla.

  1. Luo mukautettu yrityssähköpostiosoite – Näytä asianmukaisesti muotoillulla sähköpostiosoitteella, että yrityksesi on ammattimainen ja uskottava. Jos käytät henkilökohtaista sähköpostiosoitetta, et anna kuvaa yrityksesi tarjoamasta koko potentiaalista. Muotoile sähköpostiosoitteesi sen sijaan seuraavasti omanimi@yrityksennimi.com.
  2. Käytä vastaanottaja-, kopio- ja piilokopiorivejä strategisesti – Poista turhien vastausten tai ylitsepursuavien Saapuneet-kansioiden riski. Pohdi hetkisen, onko piilokopio- tai kopiorivi oikea valinta. Tuntevatko yhteyshenkilöt toisensa (tai onko tähän tarvetta)? Pitääkö jokaisen vastaanottajan lukea jokainen vastaus? Kunnioita vastaanottajien yksityisyyttä sijoittamalla yhteyshenkilöt piilokopioriville ja lisää henkilöt piilokopiokenttään, jotta et paina vahingossa ”Vastaa kaikille”. Täytä vastaanottaja-, kopio- ja piilokopiorivit vasta, kun olet kirjoittanut sähköpostiviestisi ja tarkistanut sen kieliasun. Tämä poistaa sen riskin, että sähköpostiviesti lähetetään väärään paikkaan, ja voit harkita etukäteen ennen lähettämistä, mitä olet kirjoittanut.
  1. Kirjoita älykkäitä aiherivejä – Tarttuva tai motivoiva aiherivi lisää sen mahdollisuutta, että sähköpostiviestisi luetaan. Luo aiherivi, joka on kohdennettu ja henkilökohtainen sekä osoittaa lukemisen arvon tai kiireellisyyden. Voit luoda napsautuksen arvoisia aiherivejä yhdistämällä pari toimintapohjaista ja ajankohtaista aiherivielementtiä, jotka tuovat lisäarvoa lukijoille.
  2. Ilmoita selkeästi seuraavasta vaiheesta – Sisällytä viestiin selkeät toimintapyynnöt ja tarkat seuraavat vaiheet. Jos haluat lukijoidesi napsauttavan linkkiä, soittavan numeroon, vastaavan sähköpostiviestiisi tai jotain muuta, ilmoita siitä selkeästi ja helpota seuraavia vaiheita. Haluatko, että kysymykseesi vastataan? Älä kiertele ja kaartele. Esitä kysymys sähköpostiviestisi alussa ja pyydä sen lopussa vastaanottajia vastaamaan siihen.
  3. Tarkista kieliasu – Oikeinkirjoituksen tarkistaminen ei yksinään riitä. Älä vain tarkista oikeinkirjoitusta ja kielioppia vaan myös se, että sävy vastaa aihetta. Käytä varovasti vitsejä ja sarkasmia, koska huumori voidaan helposti tulkita ja ymmärtää väärin. Tarkista myös, ettei sähköpostiviestissä ole yhtä yleisintä virhettä eli viittaat liitteeseen, mutta unohdat sisällyttää sen.

On hämmästyttävää, miten suuri vaikutus sähköpostistrategioilla on, ja näet tulokset sisällyttämällä ne pienyrityksesi sähköpostiviestintäsuunnitelmaan. Kun olet sisällyttänyt nämä strategiat (ja tarkistanut kieliasun vielä kerran varmuuden vuoksi), voit lähettää viestisi.

Tekijästä

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt
Aiheeseen liittyvä sisältö
Business Tips

Säästä ympäristöä ja työskentele kotona

Lue lisää
Business Tips

6 tapaa tehdä verkkokokouksiin hyvät esityslistat

Lue lisää
Business Tips

Seitsemän yksinkertaista, tiimin tuottavuutta parantavaa kalenterivinkkiä

Lue lisää

Kasvupalveluihin ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.