Maksimoi tehokkuus hyödyntämällä sähköpostin ja ajankäytön analytiikkaa

sähköpostit lähtevät saapuneet-kansiosta

Jatkuva sähköpostitulva voi tehdä hallittavasta tehtävälistasta nopeasti varsinaisen painajaisen. Kymmenet (tai jopa sadat) viestit häiritsevät keskittymistäsi, kasvattavat stressiä ja yleisesti häiritsevät ihanteellisia työnkulkujasi. Jos et toimi harkitusti – ja kukapa meistä aina toimisi – sähköpostista voi tulla täysipäiväistä työtä.

Tällainen kaaos ei tietenkään mahdollista kestävää työskentelyä. Onneksi saatavilla on henkilökohtaisia analytiikkatyökaluja, joiden avulla saat tietoja omista päivittäisistä aikatauluista ja sähköpostitavoistasi. Näiden tietojen avulla voit strategisoida, uudelleenjärjestää ja asettaa rajoja, joiden avulla säästät aikaa merkittävästi.

Postilaatikon ymmärtäminen

Keskimääräinen tietotyöntekijä käyttää 28 prosenttia työpäivästään sähköpostiin. Mikä on oma tilanteesi? Kuinka paljon käytät aikaa lukemiseen ja entä kirjoittamiseen? Entä millaiset ovat lukuasteesi ja vastausaikasi? Viestitkö tehokkaasti työtovereiden ja muiden kanssa?

Kysymyksiä on paljon, mutta onneksi sähköpostianalytiikka auttaa vastaamaan niihin. Oletetaan, että tutustut tarkemmin vuorovaikutukseesi ja toimintaasi tietyn asiakkaan kanssa. Huomaat, että ne lukuisat tunnit, jotka olet käyttänyt hyvin laadittujen säännöllisten sähköpostipäivitysten laatimiseen, menevät käytännössä hukkaan, koska asiakas ei edes avaa sähköpostejasi. Mitä opit tästä? Sinun kannattaa ehkä rajoittaa toimintasi tärkeimpiin asioihin ja viestiä niitä eri kanavan kautta.

Ehkä huomaat, että klo 15 jälkeen lähetetyillä sähköposteilla on keskivertoa pidempi vastausaika. Tämän tiedon avulla osaat määrittää tarkat ajat, jolloin sähköposteja kannattaa lähettää, jotta ne ovat mahdollisimman tehokkaita. Mitä vähemmän aikaa joudut käyttämään lukemattomien viestien hoitamiseen, sitä parempi.

Ota aikataulu hallintaan

tietokoneen näyttö, jossa näkyy aikataulun määritys

Pitkät keskeytyksettömät ajanjaksot pelkkään työntekoon ovat nykyään harvinaisia. Sähköpostit, kokoukset ja puhelut, vaikka tarpeellisia ovatkin, aiheuttavat usein ärsyttäviä katkoksia. Ja jos sinulla ei ole aikaa keskittyä kunnolla, voi laadukas työnteko olla todella vaikeaa. Miten voit ratkaista tämän ongelman? Ajankäytön analytiikan avulla voit tehostaa toimintaasi.

Ajankäytön analytiikan avulla näet nopeasti, miten usein sinulla on katkotonta työaikaa, kuinka paljon työskentelet normaalin työajan ulkopuolella, kuinka moneen kokoukseen osallistut viikossa ja niin edelleen. Kun näet koko kuvan tarkasti, osaat tehdä parempia yleisen tason päätöksiä työtapoihisi liittyen.

Huomasitko, että sinulla on keskimäärin kerrallaan vain puoli tuntia keskeytyksetöntä työaikaa? Varaa kalenteristasi joka päivä kaksi tuntia keskeytyksetöntä työaikaa. Tee työtovereillesi selväksi, että haluat työskennellä rauhassa tämän kahden tunnin ajan. Jos saat kokouskutsun tälle ajalle, kysy, sopisiko jokin toinen aika. Voit myös kieltäytyä kokouskutsusta mahdollisuuksien rajoissa.

Voit käyttää tätä samaa lähestymistapaa myös sähköposteihin vastaamisessa. Varaa joka päivälle esimerkiksi kaksi 30 minuutin ajanjaksoa, jotka omistat kertyneihin viesteihin vastaamiselle. Muista lisätä ne myös kalenteriisi, jotta työtoverisi tietävät sinun olevan varattu.

Ota työpäivät takaisin haltuusi

Voit optimoida työpäiviäsi hyödyntämällä myös muita henkilökohtaisia analytiikkatyökaluja. Verkostotietojen avulla saat esimerkiksi tietoja yhteyshenkilöistäsi. Kenen kanssa olet eniten yhteydessä? Kenen kanssa yhteydenpito on vaarassa jäädä paitsioon? Näiden tietojen avulla voit ylläpitää suhteita ja välttää vähemmän tärkeiden projektien jäämistä paitsioon.

Kokoustietojen avulla voit myös ymmärtää paremmin sitä, miksi jotkin kokoukset eivät ole niin tehokkaita kuin ne voisivat olla? Teetkö liian paljon asioita samanaikaisesti? Onko sinulla liikaa luppoaikaa? Eikö aika tahdo riittää kaikkeen? Ehkä huomaat, että viikoittainen yhteenvetokokous ei olekaan kovin tarpeellinen.

Pähkinänkuoressa

saapuneet-kansion järjestäminen

Sähköposti on aina läsnä nykyajan työpaikoilla – eikä tämä tosiasia ole muuttumassa. Voit muuttaa ainoastaan sitä, miten hallitset sitä ja koko työpäivääsi. Henkilökohtaisen analytiikan avulla voit järjestää työsi ja ajankäyttösi tehokkaammiksi. Pienillä muutoksilla voi olla valtava vaikutus.

Tekijästä

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt
Aiheeseen liittyvä sisältö
Business Tips

Säästä ympäristöä ja työskentele kotona

Lue lisää
Productivity

Viisi kätevää vinkkiä liiallisen tietomäärän käsittelyyn

Lue lisää
Business Tips

6 tapaa tehdä verkkokokouksiin hyvät esityslistat

Lue lisää

Kasvupalveluihin ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.