Nämä yhteistyökalut helpottavat etätiimien hallintaa

Olet varmaan jo huomannutkin, että etätyö on nykyisin yhä yleisempää. Bloombergin mukaan ”Yhdysvalloissa nykyisin 60 prosenttia yrityksistä tarjoaa etätyöjärjestelyjä, kun vastaava luku oli vaivaiset 20 prosenttia vuonna 1996. Trendi on myös suosittu Intiassa, Indonesiassa ja Meksikossa. Tämä tarkoittaa, että työskentelet jo luultavasti etätiimin kanssa tai olet aikeissa palkata ensimmäisen etätyöntekijäsi. Virtuaalisen tiimin hallintaan (ja siihen osallistumiseen) liittyy omia oikkuja, ja se vaatii paljon luottamusta kaikilta osapuolilta.

Luottamus on luonnollisesti virtuaalisten tiimien johtamisen vaikein osa, koska se on jotakin, joka on vain ”aistittava”. Saatavilla on kuitenkin johtamistyökaluja ja monia erilaisia tekniikoita, joiden avulla voit parantaa suhteita työtovereihin ja suoriin alaisiin. Se auttaa viime kädessä luomaan saumattomia työsuhteita, vahvaa kunnioitusta ja vastavuoroista luottamusta. Etätiimejä hallitaan neljällä tehokkaalla työkalulla:

  • Videopuhelu: Sähköposti on mainio tapa viestiä projekteista, joihin tiimit haluavat viitata myöhemmin, tai kertoa pikaisesti tulevasta kokouksesta tai palkallisesta vapaasta. Mikään ei kuitenkaan voita tapaamista kasvokkain, kun kyse on aivoriihestä, työntekijän suoriutumisen arvioinnista tai tilanteesta, jossa kaivataan enemmän suostuttelua. Tässä videopuhelusta voi olla apua. Videopuhelun osallistujat voivat nähdä toisensa, näyttää persoonallisuutensa ja mielialansa sekä aistia sävyjä ja intonaatioita. Näin heidän on helpompi jakaa ideoita, käydä syvällisiä keskusteluja ja kertoa mielipiteensä.
  • Keskustelu/pikaviesti: Virtuaalisten tiimien johtamisessa on mahdotonta kokea samanlaista spontaaniutta kuin perinteisessä toimistossa. Pikaisia keskusteluja on kuitenkin helppo käydä keskustelusovelluksen avulla – niitä ei vain tehdä yhteisessä ruokailutilassa. Mikä parasta, useimmissa keskustelusovelluksissa ideoita voi saada helposti tarvittaessa monelta henkilöltä kerrallaan, mikä helpottaa ideoiden ja ongelmien käsittelyä lennosta.
  • Jaetut työtilat: Oli kyse sitten globaalien tiimien hallinnasta tai työskentelystä parin henkilön kanssa ympäri kaupunkia, sinun on hyvin todennäköisesti jossain vaiheessa yhteismuokattava esitystä, asiakkaan tuotetta tai omia sisäisiä asiakirjoja ja prosesseja. Voit tietenkin tehdä kaiken sähköpostitse, mutta version hallinnasta voi muodostua nopeasti painajainen. Tässä voi olla apua jaetuista työtiloista. Kun tiimin jokainen jäsen voi työstää samoja tiedostoja reaaliajassa yhdestä keskeisestä sijainnista – ja nähdä, mitä muut ovat tehneet – voit säilyttää version hallinnan ja yksinkertaistaa luontiprosessia.
  • Jaetut virtuaaliset tehtäväluettelot: Kun työskentelet virtuaalisten tiimien kanssa usealla aikavyöhykkeellä, kaikkien pitäminen ajan tasalla jaetuista projekteista voi olla varsin haastavaa. Virtuaalisten tehtäväluettelon ansiosta tiimi (tai sen tietyt jäsenet) voi nähdä luettelot kaikista tehtävistä ja niiden tilasta, mikä helpottaa työn jakamista ja/tai kaikkien pitämistä ”asioista kärryllä”. Joustavuutta parantaa entisestään se, että joissakin virtuaalisissa tehtäväluetteloissa tiedostoja voi liittää tehtäviin, työstää näitä tiedostoja yhdessä, jakaa muistiinpanoja ja keskustella niistä ilman erillistä sovellusta. Yhteistyö helpottuu näin myös tilanteissa, jolloin aikatauluja ei voida sovittaa yhteen.

Globaaleja tiimejä ja/tai virtuaalista työvoimaa hallinnoivat kohtaavat ensimmäisinä etähallinnan haasteet. Etätyöskentelyn suosio on kuitenkin vasta kasvussa, joten tekniikkaan panostaminen edellyttää yhteistyötä edistävien kokemuksien luomista, henkilökohtaisten suhteiden kehittämistä ja ylivertaisten projektien toimittamista. Onneksi tätä tukevaa tekniikkaa on jo saatavilla – kyse on vain oikean ratkaisun löytämisestä työntekijöillesi ja yrityksellesi.

Tekijästä

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt
Aiheeseen liittyvä sisältö
Manage my business

Kahdeksan tapaa johtaa mobiilityöntekijöitä onnistuneesti

Lue lisää

Kasvupalveluihin ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.