Säästä aikaa ja rahaa paremman viestintäohjelmiston avulla

Jos olet monikansallisen tai pienyrityksen omistaja tai työntekijä ja sinulla on asiakkaita ympäri maata, tai jopa ulkomailla, sinun on todennäköisesti matkustettava paljon työn puolesta. Kasvokkain pidettävät kokoukset parantavat yritysviestintää, sillä äänensävyä on vaikea päätellä sähköposti- tai pikaviestistä. Lisäksi näet ja kuulet asiakkaasi, jolloin ymmärrät heitä paremmin.

Liikematkustaminen voi kuitenkin valitettavasti tulla kalliiksi niin rahallisesti kuin myös tuottavuuden kannalta, ja jos lennot perutaan tai ne viivästyvät tai reititetään uudelleen, kustannukset nousevat vieläkin korkeammiksi. Liikematkustaminen vaikuttaa siis yritykseesi, mutta se vaikuttaa myös työntekijöihisi, sillä he kokevat kroonista aikaerorasitusta, altistuvat epäterveelliselle säteilylle, heidän immuunijärjestelmänsä heikkenee ja yksityiselämänsä häiriintyy – ja tämä kaikki vain siksi, että sinun tai tiimisi on tavattava asiakas.

Joskus kasvokkain tapaaminen on tietysti tärkeää, mutta jos se ei ole välttämätöntä, voit nähdä ja kuulla kaukana olevat asiakkaasi myös viestintäsovellusten avulla. Kyllä – videoneuvottelut ovat vastaus matkustuksen vähentämiseen. Kaikki ratkaisut eivät kuitenkaan ole yhtä hyviä, joten valitse viestintäohjelmistosi viisaasti ja yritä löytää vaihtoehto, joka sisältää seuraavat:

  • Usean osapuolen HD-videoneuvottelut. Etsi kokoussovelluksia, jotka tarjoavat riittävästi tilaa, että kaikki voivat osallistua. Varmista myös, että käytössäsi on HD-video ja -ääni. Niiden ansiosta näet ja kuulet kaiken selkeästi.
  • Sisällön jakaminen. Lähes kaikissa kokouksissa jaetaan sisältöä. Yleensä se jaetaan neuvotteluhuoneen näytöllä. On siis järkevää etsiä sellainen videoneuvottelutyökalu, jonka avulla kaikki osapuolet voivat saumattomasti jakaa tiedostoja, sovelluksia, URL-osoitteita, esityksiä ja näyttöjä. Valitse sellainen ratkaisu, joka tarjoaa myös tiedostojen reaaliaikaisen yhteistyömahdollisuuden, sillä se helpottaa yhteistyön tekemistä.
  • Integroidut tuottajan hallintatoiminnot. Kun tuottajatyökalut on sisäänrakennettu yritysviestintäsovellukseen, voit hallita kokousta ohjauspaneelista. Joidenkin työkalujen avulla voit valita, ketkä osallistujat näkevät mitäkin sisältöä, jolloin voit vielä paremmin hallita kokousta.
  • Osallistuminen yhdellä kosketuksella. Mitä enemmän toimenpiteitä käyttäjiltä vaaditaan, sitä epätodennäköisemmin he käyttävät tuotetta, joten valitse sellainen viestintäohjelmisto, jossa kokouksiin osallistuminen on helppoa. Osallistujalle vaivattominta on, kun esimerkiksi kokousmuistutuksesta tai kalenterista pääsee yhdellä kosketuksella osallistumaan kokoukseen.
  • Kolmannen osapuolen isännöinti. Kun käytät kolmannen osapuolen isännöimää yritysviestintäsovellusta, sinun ei tarvitse sijoittaa infrastruktuuriin, jotta saisit tarvitsemasi työkalut ja toiminnot. Myös kaikki ylläpito kuuluu isännälle, joten voit säästää rahaa.

Jo yhden tai kahden tiimin jäsenen lennättäminen kokoukseen voi maksaa tuhansia euroja, kun otetaan huomioon lennot, hotellit, ateriat ja taksit tai auton vuokraus – puhumattakaan matkustamiseen ja odotteluun kuluvasta hukka-ajasta. Jos tämä tapahtuu useita kertoja vuodessa, sinulle ja tiimillesi aiheutuvat kustannukset lisääntyvät entisestään. Jos siis etsit ratkaisua, jonka avulla voit säästää rahaa, vähentää työntekijöillesi aiheutuvaa stressiä ja ylläpitää avointa ja selkeää yritysviestintää asiakkaidesi kanssa, tutustu saatavilla oleviin videoneuvotteluohjelmistoihin. Ne ovat kehittyneet huimasti vuosikymmenen aikana, joka on kulunut niiden ensimmäisestä käyttöönotosta, joten ne saattavat aiheuttaa suuren muutoksen myös sinun organisaatiollesi, ja asiakkaillesi.

Tekijästä

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt
Aiheeseen liittyvä sisältö
Manage my business

Neljä vinkkiä sähköpostin määrittämiseen ammattimaisesti

Lue lisää
Manage my business

Eroon siiloista ja kohti parempaa viestintää ja yhteiskäyttöä

Lue lisää
Manage my business

Yhdistetyn viestinnän perusteet: mitä uusien yritysten tulisi tietää?

Lue lisää

Kasvupalveluihin ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.