Mitä työntekijät voivat oppia IT-tiimiltä verkkokokousten parantamiseksi?

Koska entistä useammat työntekijät työskentelevät muualla kuin varsinaisella työpaikalla, videokokouksista on tullut tärkeä tapa työntekijöiden yhteydenpidossa. Verkkokokouksista on tullut entistä tärkeämpi osa päivittäistä viestintää ja yhteistyötä yrityksissä.

Kun teet tarvittavaa yhteistyötä IT-tiimisi kanssa, voit tarjota työntekijöillesi oikeat välineet ja ratkaisut tehokkaisiin virtuaalikokouksiin. Tällä tavalla voit myös varmistaa, että työntekijäsi osaavat käyttää tekniikkaa tehokkaasti. Tämän ansiosta IT-tiimin ei tarvitse tuhlata aikaa työntekijöiden videokokouspuheluiden järjestämiseen.

Tarkista asetukset etukäteen

Työntekijöiden tulisi varmistaa IT-osastolta ennen puhelua, että heillä on tarvittavat laajennukset ja että heidän tekniikkansa on ajan tasalla. Lisäksi työntekijöiden tulisi tarkistaa omatoimisesti ennen kokouksen alkamista, että kamera ja mikrofoni toimivat kokousta varten.

Ehkäise turhat viivästykset

Laahaavat ja epäsynkronoidut kuva- ja videoyhteydet voivat olla yleisiä. Yleensä ne johtuvat verkkoyhteysongelmista. Jotta tämä ei aiheuta ongelmia kokouksissa, työntekijät voivat pyytää IT-tiimiä määrittämään yrityksen videokokousratkaisulle prioriteetin verkkoliikenteessä, jotta kokoukset sujuvat tehokkaasti. Myös kokouksen useat osallistumisnumerot voivat hidastaa yhteyksiä. Siksi työntekijöiden tulisi lähettää osallistumisnumeroita vain tärkeimmille osallistujille tai määrittää sama osallistumisnumero useille osallistujille.

IT-koulutus voi tehostaa kokouksia

Koska nykyajan virtuaalikokousratkaisuissa on tarjolla erittäin monipuolisia toimintoja, työntekijät eivät välttämättä edes tiedä, mitä kaikkia toimintoja heillä on käytössään verkkokokouksissa. IT-tiimisi voi kouluttaa työntekijöitä käyttämään sovellusten reaaliaikaisia keskusteluhuoneita, yhteiskäyttöisiä luonnoslehtiöitä ja suoria tiedostonjakotyökaluja.

Laadi vinkkilista ja jaa se kaikille

IT-tiimisi ja työntekijäsi voivat kehittää yhdessä vinkkejä virtuaalikokousten tehokkaaseen toteutukseen, jotka sitten jaetaan kaikille yrityksen työntekijöille. Jokainen organisaatio on omanlaisensa ja kaikilla on omat ainutlaatuiset vaatimuksensa, mutta alla on joitain vinkkejä vinkkilistan luomiseksi työntekijöillesi.

        
  • Kun käytössä on ulkoinen mikrofoni, kokousten järjestäjien ja osallistujien täytyy ehkä vaihtaa oletusäänilaitteeksi heidän käyttämänsä mikrofoni,
  •     
  • Jotta taustahäly ei häiritse keskustelua ja hidasta osallistujien viestintää, työntekijöiden tulisi kehottaa osallistujia pitämään mikrofoninsa mykistettynä silloin, kun he eivät aio puhua.
  •     
  • Jos työntekijä aikoo jakaa näyttöönsä, kaiken laittaminen valmiiksi etukäteen auttaa välttämään yllätykset kesken kokouksen. Välilehtien ja tiedostojen avaaminen kokouksen aikana voi hidastaa puhelua ja aiheuttaa viipeitä kuvayhteyteen.

Tekijästä

Growth Center -tiimi auttaa aloittamaan, hallitsemaan ja harjoittamaan liiketoimintaa.

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt
Aiheeseen liittyvä sisältö
Business Tech

Sähköpostin arkistointi – viisi seikkaa, jotka tekevät siitä parhaan sähköpostitoiminnon, jota et ikinä käytä

Lue lisää

Kasvupalveluihin ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.