Comment le partage d’écran peut améliorer les réunions en ligne

On entend souvent que le télétravail sera la forme d’organisation du travail privilégiée à l’avenir. En réalité, cette pratique est déjà en train de s’ancrer sur le terrain. Des études ont montré que 54 % des employés aux États-Unis travaillent à distance une fois par mois au minimum, 48 % une fois par semaine et 30 % à temps plein. En raison de l’évolution actuelle consistant à délaisser le bureau pour travailler à la maison, dans un café, un emplacement annexe, un aéroport ou un train, il est désormais indispensable de tirer parti des outils qui simplifient la collaboration, la communication et l’échange d’idées sur n’importe quel appareil et en tout lieu.  

Les logiciels de vidéoconférence, par exemple, jouent un rôle essentiel pour rassembler les équipes opérant à distance. Pourtant, leur utilisation seule ne suffit pas. Pendant ces réunions en ligne, vous pouvez utiliser un outil puissant qui permet à tout le monde de rester au diapason : le partage d’écran

Aujourd’hui, vous n’avez plus besoin de communiquer par e-mail les documents, images ou liens vers des sites web utilisés pendant les réunions. La possibilité de partager votre écran en temps réel constitue un facteur déterminant pour mener à bien une réunion productive, qui ne laisse aucune place à l’ennui, la confusion et l’inefficacité.  

De quelle façon pouvez-vous tirer parti du partage d’écran de votre logiciel, tout en favorisant l’efficacité et le succès de votre équipe ? Examinons plus en détail certains des avantages de cette fonctionnalité qui renforcent la productivité dans le cadre des réunions en ligne : 

Approfondir la compréhension 

  • Voir, c’est croire : l’aspect visuel aide à communiquer plus efficacement pensées et idées. Il n’est pas étonnant que 66 % des cadres considèrent la vidéo sur les appareils mobiles et le partage de données en temps réel comme des éléments essentiels de leur communication au quotidien. Le partage d’écran sert également à d’autres usages. Prenons l’exemple d’une réunion destinée à former de nouvelles recrues. Quoi de plus utile que de joindre le geste à la parole en montrant simultanément le fonctionnement d’un aspect à tous les participants. Cette fonctionnalité améliore la communication, fournit des visuels clairs et permet de faire une démonstration détaillée.  
  • Certains logiciels de collaboration permettent aux participants de discuter ensemble ou avec l’organisateur dans une fenêtre adjacente distincte pendant une réunion. Par exemple, si une personne souhaite poser une question sans perturber les autres participants, elle peut envoyer un message à un autre participant ou à l’organisateur, sans interrompre le cours de la réunion. Cette fonctionnalité permet de garder les voies de communication ouvertes et de faire en sorte que la réunion continue de progresser.  

Favoriser l’attention de tous 

  • Le partage d’écran peut accélérer les processus et garder tous les participants sur la même longueur d’onde. Plutôt que d’évoquer un simple sujet (« vous vous souvenez que nous avons traité un projet semblable pour un autre client l’année dernière » ), vous prenez le contrôle et montrez concrètement à vos interlocuteurs ce dont vous parlez. Cela vous permet de conserver leur intérêt pour ce qui se passe sur leur écran.  
  • Le maintien d’un contrôle étroit vous permet de proposer des réunions plus courtes, captivantes et efficaces, et d’encourager votre équipe à se dépasser.  

Stimuler l’échange d’idées  

  • Quelle que soit votre activité, la recherche de nouvelles idées et de solutions innovantes joue un rôle important dans le succès d’une entreprise. Les sessions de brainstorming sont une façon d’y parvenir. Le partage d’écran dans le cadre d’une réunion en ligne permet de rechercher ensemble de nouvelles idées et de collaborer à plusieurs sur des documents en temps réel.  
  • Certains logiciels intègrent même un tableau blanc numérique sur lequel il est possible de griffonner ou des outils permettant d’annoter un document sous le regard de tous les participants. Tous peuvent ainsi dessiner, écrire et coucher leurs idées sur un canevas commun.   
  • Sans prise de notes adéquate, les sessions de brainstorming perdent en utilité. Il est essentiel de pouvoir résumer les points clés, de noter les questions ayant émergé à des fins de suivi, de définir les prochaines étapes, etc. Les solutions de partage d’écran doivent idéalement inclure une fonctionnalité de prise de notes simultanée qui permet de regrouper tous les éléments utiles au sein d’un même emplacement.  

Transformer une réunion en véritable effort collectif  

  • Le partage d’écran ne doit pas nécessairement être axé sur la présentation d’une seule personne (même si cela reste possible). Le succès d’une entreprise repose entièrement sur le travail d’équipe. Si vous souhaitez qu’un autre participant à une réunion modifie un fichier, vous aide à présenter ou fasse une démonstration, vous pouvez lui passer le contrôle. Certains outils de partage d’écran permettent d’ailleurs à plusieurs participants de prendre le contrôle et partager leur écran. Cette option aide à garder l’intérêt de tous, tous les membres de l’équipe pouvant montrer aux autres ce dont ils parlent. Vous pouvez en outre reprendre le contrôle à tout moment.  

Support des télétravailleurs 

  • Si vous souhaitez examiner le projet d’un collègue mais que celui-ci se trouve à l’autre bout du pays ou ailleurs dans le monde, vous pouvez utiliser le partage d’écran.  
  • Les équipes travaillant à distance parviennent à mieux comprendre le travail des autres membres du groupe, à collaborer plus efficacement, à réduire la confusion et à clarifier davantage les différents aspects des projets.  
  • Certains logiciels permettent également d’enregistrer les réunions en ligne, ce qui renforce encore l’utilité du partage d’écran. Imaginez que votre réunion impliquait une démonstration complexe d’un processus ou d’une nouvelle application logicielle. Une fois enregistrée, tout le monde peut la revoir ultérieurement au besoin. 

Le partage d’écran constitue un outil utile et formidable qui peut véritablement réunir comme jamais les équipes opérant à distance. Heureusement, certains logiciels de conférence gratuits incluent une fonctionnalité de partage d’écran. Celle-ci permet de dynamiser le processus de communication au quotidien et d’organiser des réunions productives et efficaces. 

Prise en main de Microsoft 365

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