Partage de fichiers sécurisé pour les PME

En tant qu’employé ou responsable de PME, vous avez souvent besoin de partager des fichiers avec des collègues et clients. La méthode que vous utilisez actuellement pour partager des fichiers est-elle sécurisée ? Parvenez-vous à assurer la protection et la sécurité des enregistrements importants et données sensibles ? 

Découvrons ensemble les tenants et aboutissants du partage de fichiers sécurisé.  

Qu’est-ce que le partage de fichiers sécurisé ? 

Le partage de fichiers désigne le fait d’envoyer des fichiers à un tiers. Il vous est peut-être déjà arrivé de partager des fichiers en les ajoutant en pièce jointe à des courriers. Le destinataire pouvait ensuite modifier les fichiers avant de vous les renvoyer, et vice-versa. 

Vous avez peut-être aussi utilisé un site de partage de fichiers. Ces deux méthodes posent plusieurs risques pour la sécurité. 

Le partage de fichiers sécurisé désigne le fait de partager des fichiers de telle sorte qu’ils sont protégés contre les menaces en ligne et seulement accessibles aux personnes autorisées par le propriétaire. Les services de stockage en ligne permettent de partager des fichiers en toute sécurité et d’assurer leur protection grâce aux fonctionnalités de sécurité suivantes : 

  • accès basé sur des autorisations ; 
  • accès protégé par mot de passe ; 
  • chiffrement des fichiers ; 
  • surveillance des activités de connexion suspectes ;  
  • analyse des virus ;  
  • détection des rançongiciels ; 
  • authentification à 2 facteurs ; 
  • liens de partage temporaires. 

Ces fonctionnalités de sécurité permettent de s’assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux fichiers. Par ailleurs, elles permettent de protéger vos fichiers contre les pirates, les programmes malveillants et les autres menaces en ligne. 

Quels types de fichiers doivent être partagés de façon sécurisée ? 

Idéalement, tous les fichiers que votre entreprise partage en interne ou avec des clients doivent être sécurisés. Le partage de fichiers fonctionne pour tous les fichiers professionnels, notamment : 

  • les informations légales ; 
  • les données financières ; 
  • les informations liées aux ressources humaines et personnelles ; 
  • les informations privées des employés ; 
  • les projets secrets ; 
  • les plans de fusion ou acquisition. 

Le partage de fichiers sécurisé protège vos fichiers contre les accès inappropriés, les personnes malveillantes, les rançongiciels, les virus et les menaces en ligne.  

Méthodes de partage de fichiers sécurisé 

Les victimes de cyberattaques sont des PME 58 % du temps. Les fournisseurs de stockage en ligne sont bien conscients de ce problème. Ils savent que la sécurité des données et des fichiers est une préoccupation majeure. Bon nombre d’entre eux proposent les fonctionnalités suivantes pour vous aider à protéger vos fichiers : 

  • Protection par mot de passe. Vous pouvez envoyer des liens vers des fichiers protégés par mot de passe. Seuls les destinataires connaissant le mot de passe peuvent accéder au fichier.  
  • Liens temporaires. Ce type de lien révoque l’accès après un délai donné. Il permet aux destinataires d’accéder aux fichiers pour une durée limitée. 
  • Autorisations variées. Avec les autorisations d’accès aux fichiers, vous pouvez sélectionner les personnes qui peuvent afficher, commenter, modifier ou repartager des fichiers. Par exemple, vous pouvez limiter l’accès à une personne, un groupe ou tous les employés d’une entreprise, ou au contraire, permettre à tout le monde de le consulter.   
  • Historique des versions. Il peut arriver qu’une personne ajoute des modifications indésirables à votre fichier partagé. L’historique des versions vous permet de restaurer un brouillon précédent d’un fichier. 
  • Corbeille. Il peut arriver que vous supprimiez des fichiers par inadvertance. En pareil cas, vous pouvez restaurer des fichiers à partir de la corbeille
  • Protection contre la suppression de fichiers en masse. Vous pouvez supprimer un grand nombre de fichiers par accident. Si cela vous arrive, votre fournisseur de stockage en ligne vous enverra une alerte. Il vous communiquera également les étapes à suivre pour les récupérer. 
  • Surveillance des activités. Les fournisseurs surveillent et bloquent les tentatives de connexion suspectes. La surveillance automatisée empêche l’accès non autorisé à votre compte. 
  • Chiffrement. Avec le stockage en ligne, un type de code de chiffrement dissimule toujours vos fichiers afin de les protéger contre les agissements des pirates. 
  • Analyse des virus. Les fichiers sont analysés pendant le processus de téléchargement afin d’y rechercher les virus connus. 
  • Protection physique. Les centres de données dans lesquels vos données sont stockées sont surveillés par des agents de sécurité et équipés de détecteurs de mouvement. Ils recourent également à la vidéosurveillance et aux alertes de détection d’intrusion. 
  • Protection de réseau. Les réseaux à l’intérieur et à l’extérieur des centres de données sont équipés de pare-feux. Ceux-ci permettent de restreindre le trafic provenant d’emplacements non autorisés. 
  • Surveillance système. Les équipes logicielles surveillent et corrigent les problèmes de sécurité lorsqu’ils surviennent. 
  • Coffres. Vous devez vérifier votre identité avant d’accéder à ces dossiers sécurisés. Ceux-ci protègent les fichiers si une personne accède à votre appareil ou compte. 

Renforcer la protection des fichiers stockés dans le nuage 

Le stockage en ligne est sécurisé. Cela ne doit pas vous empêcher de prendre des mesures supplémentaires pour protéger vos fichiers enregistrés dans le nuage et sur vos appareils. Vous pouvez :  

Créer un mot de passe fort 

Un mot de passe fort offre une première ligne de défense puissante. Il peut empêcher les personnes non autorisées d’accéder à vos fichiers. Votre mot de passe doit : 

  • comporter un minimum de 8 caractères. 
  • ne contenir aucun mot complet. 
  • n’inclure aucun nom d’utilisateur ou nom réel. 
  • être différent de vos autres mots de passe. 
  • utiliser des lettres majuscules et minuscules.  

Utiliser l’authentification à 2 facteurs

L’authentification à 2 facteurs protège votre compte des pirates. Il fait partie d’un processus de connexion avancé. Votre fournisseur de stockage en ligne envoie un code à votre téléphone, service de courrier ou application. Vous pouvez ensuite l’entrer pour accéder à vos fichiers.  

Activer le chiffrement des fichiers sur vos appareils mobiles

Votre fournisseur peut chiffrer les fichiers que vous conservez sur votre application mobile iOS ou Android. Ce chiffrement protège vos données lorsqu’une autre personne utilise votre téléphone. Si celui-ci est piraté ou volé, le chiffrement vous offre davantage de sérénité. Il s’agit d’une technologie incontournable si vous stockez vos fichiers sur votre téléphone. 

Collaborer sur des fichiers partagés 

La collaboration est l’activité qui nous prend le plus de temps au travail. Les fournisseurs de stockage en ligne l’ayant bien compris, ils proposent des fonctionnalités destinées à aider les équipes à travailler ensemble sur les fichiers. Les modifications ou commentaires ajoutés aux fichiers sont synchronisés en temps réel, de telle sorte que les membres des équipes travaillent toujours sur un document actualisé.  

Les destinataires des fichiers partagés peuvent effectuer diverses tâches dessus, notamment les suivantes : 

  • Affichage. Les personnes avec lesquelles vous avez partagé le fichier peuvent l’afficher, sans avoir besoin de se connecter à la plateforme de stockage en ligne.  
  • Téléchargement. Les personnes avec lesquelles vous avez partagé le fichier peuvent le télécharger. Pour renforcer la sécurité, vous pouvez choisir de bloquer les téléchargements.  
  • Modification. Les destinataires dotés des autorisations d’édition complètes peuvent modifier votre document. Il est recommandé d’activer le suivi des modifications avant de partager le fichier, afin de pouvoir approuver ou rejeter les modifications par la suite.  
  • Ajout de commentaires. Les personnes autorisées à accéder à un fichier peuvent ajouter des commentaires et répondre à ceux déjà insérés dans votre fichier.  
  • Collaboration. Plusieurs personnes peuvent modifier votre fichier simultanément grâce à la collaboration en temps réel. Toutes les modifications apportées aux fichiers seront synchronisées en temps réel et mises à jour automatiquement pour tous les éditeurs. 
  • Partage. Les personnes dotées d’autorisations d’édition peuvent partager votre fichier. Celles qui n’en disposent pas peuvent quand même transférer votre lien. Certains services vous permettent de désactiver le partage pour les utilisateurs. 

Choisir une solution de partage de fichiers sécurisé 

Plusieurs solutions de partage de fichiers sont disponibles sur le marché. Lorsque vous les comparez, vous devez vous assurer qu’elles incluent certaines fonctionnalités incontournables :  

  • Options de sécurité. Choisissez une solution présentant des options de sécurité robustes. Les liens protégés par mot de passe et les autorisations sont des fonctionnalités essentielles. Les liens temporaires sont utiles si vous partagez des fichiers avec des partenaires externes.  
  • Chiffrement. Vos fichiers doivent être protégés lorsque vous les partagez et pendant qu’ils sont conservés dans votre espace de stockage. Choisissez un fournisseur qui utilise les technologies de chiffrement.  
  • Utilisation simple. Votre solution de stockage doit être conviviale. Elle doit vous permettre de partager et recevoir rapidement des fichiers, et de collaborer dessus aisément avec d’autres personnes. Par ailleurs, vous devez pouvoir changer les niveaux d’autorisation facilement. 

Partage de fichiers sécurisé pour votre équipe 

Le partage de fichiers donne un coup d’accélérateur aux projets. Il convient toutefois de prendre des précautions supplémentaires afin de ne pas exposer vos données aux risques. Le partage de fichiers sécurisé simplifie les flux de travail de votre équipe et assure la protection de vos fichiers.  

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