Simplifiez votre journée de travail grâce aux appels vidéo de groupe

Peu importe que votre équipe compte 2 ou 20 personnes, ou que les membres de votre groupe se trouvent au bout du couloir, dans le bâtiment voisin, à l’autre bout de la ville ou de la planète : il reste souvent difficile de suivre les aspects en mouvement d’un projet. Le courrier électronique et la messagerie instantanée, ainsi que les nombreux logiciels de collaboration disponibles ont certainement simplifié la collaboration à distance. Pour autant, nos modalités de communication peuvent souvent s’accompagner de problèmes de productivité. 

L’utilisation du courrier électronique dans le cadre de pratiquement tous les échanges en est une raison. Lorsque tous les membres d’une équipe donnent leur point de vue ou posent des questions, les chaînes peuvent rapidement devenir tellement longues et peu maniables que le message d’origine est perdu. Cela peut créer énormément de confusion. 

Le fait que la majorité de la communication est non verbale vient s’ajouter au problème. (Dans le cadre d’une étude, les chercheurs ont observé que le langage corporel représentait 55 % de la communication, le ton de la voix 38 % et les paroles prononcées seulement 7 %). Aussi, lorsque vous ne voyez pas les personnes discuter, vous ratez une grande partie du message. Voilà pourquoi la vidéoconférence revêt une telle importance lorsqu’il s’agit de communiquer clairement.  

Si cette idée vous surprend, lisez ce qui suit : selon une étude récente, 90 % des personnes interrogées considéraient que la vidéo permettait de communiquer de façon claire et de faire passer leur message. 94 % d’entre elles jugeaient que l’utilisation de la vidéoconférence améliorait la productivité. Et ceci n’est que la partie émergée de l’iceberg.  

Si tout cela vous semble formidable, mais que vous ne savez pas dans quelles circonstances les appels vidéo de groupe pourraient vous être utiles, poursuivez la lecture. En effet, ceux-ci peuvent véritablement simplifier votre journée et vous aider à gagner en efficacité.  

Examinons 5 avantages majeurs des vidéoconférences. 

Clarification des incompréhensions 

Bon nombre des modes de communication modernes (SMS, conversations en ligne, commentaires insérés dans les documents et applications, etc.) sont conçus pour échanger des remarques rapides, et non des propos nuancés. Il en résulte que de nombreuses personnes communiquent de façon brève et sans détour. 

Malheureusement, les destinataires ont tendance à interpréter le ton des messages qu’ils reçoivent. Selon leur humeur ou le déroulé de leur journée, le ton perçu peut blesser leurs sentiments et meurtrir leur égo, ou au contraire ne provoquer aucune réaction particulière. Tout dépend de la façon dont le destinataire aborde le message.  

Vous pouvez encourager les équipes à communiquer clairement à l’aide d’indices verbaux et non verbaux, et veiller à ce que les sentiments de chacun soient respectés. Lorsque chacun peut voir et être vu, il est probable que tous feront davantage attention. Par ailleurs, avec le partage d’écran, tous les participants à l’appel peuvent afficher des documents et des dessins, ce qui simplifie la collaboration.  

En prime, la vidéoconférence permet aux personnes au planning chargé et aux télétravailleurs de participer où qu’ils se trouvent (au bureau, chez eux, dans un café ou même à l’aéroport).   

Réduction du volume de courrier 

Les personnes consacrent en moyenne 28 % de leur journée de travail à la gestion des e-mails, selon la revue américaine Harvard Business Review (HBR). Lorsque vous travaillez sur un projet, cette tâche peut perturber votre concentration et impacter votre productivité. Selon la publication, certaines études suggèrent même que les personnes peuvent avoir besoin de 23 minutes et 15 secondes pour reprendre le cours de leurs activités suite à une interruption telle que la consultation d’e-mails. 

Une façon de réduire le nombre de courriers dans la boîte de réception des membres de votre équipe consiste à évoquer les sujets utiles lors d’un appel vidéo de groupe plutôt que dans un long échange d’e-mails. Un appel vidéo chaque jour ou chaque semaine permet de communiquer les informations utiles concernant les projets et plannings, de discuter d’idées, de partager des écrans et collaborer sur des livrables, et de faire en sorte que tout le monde soit concentré et sur la même longueur d’onde. Vous pouvez programmer ces rendez-vous à l’avance, ou les organiser spontanément en cas de besoin.  

Efficacité renforcée des échanges à deux  

Pour échanger des commentaires constructifs, conduire des entretiens d’évaluation, transmettre des directives ou définir des attentes, la vidéoconférence présente un avantage de taille par rapport au courrier électronique : les mots choisis à l’écrit peuvent facilement donner matière à interprétation.  

Dans le cadre d’une conversation en face à face, vous pouvez voir et être vu, entendre et être entendu, et échanger des messages clairement, sans qu’aucun ton ne transparaisse. Par ailleurs, des études relayées dans un article du Washington Post ont montré que les demandes effectuées en face à face sont 34 fois plus efficaces que celles formulées par e-mail. En d’autres termes, les appels vidés ont des retombées plus positives. 

Simplification des réunions en face à face avec les clients  

Les appels vidéo de groupe peuvent non seulement aider votre équipe interne à mieux collaborer, mais également vous aider à développer votre activité. Dans une étude, 94 % des utilisateurs de la vidéoconférence ont indiqué qu’elle les a aidé en ce sens.  

En permettant à tout le monde d’être vu et entendu, vous pouvez communiquer plus clairement. Les fonctionnalités de partage d’écran vous permettent par ailleurs de relayer les informations pertinentes. La vidéoconférence peut aussi aider les utilisateurs à mieux comprendre la culture de leurs interlocuteurs, encourager la participation et favoriser des relations plus étroites. Elle permet également d’inclure davantage d’intervenants et de réduire les déplacements. Il n’est donc pas étonnant que les personnes interrogées attribuent aux appels vidéo de groupe un tel impact sur leur activité.  

Conservation simplifiée des enregistrements 

Même si vous prenez une profusion de notes pendant une réunion, vous vous poserez certainement des questions. Lorsque c’est le cas, la seule façon d’obtenir les réponses utiles est de solliciter les autres participants. Les questions ouvertes peuvent nécessiter l’échange d’autres e-mails et être source d’ambigüité. Avec une solution de vidéoconférence qui vous permet d’enregistrer et de transcrire vos réunions, vous pouvez rapidement trouver les réponses dont vous avez besoin sans faire appel à votre mémoire ou celle des autres participants. De plus, si une personne n’a pas pu participer à l’appel, elle peut consulter l’enregistrement pour se mettre à jour. 

La vidéoconférence peut non seulement vous aider à communiquer plus clairement, inclure davantage de personnes sans les frais et autres inconvénients liés aux déplacements, et conserver de meilleurs enregistrements, mais également à gagner en productivité. Et, selon la technologie dont vous disposez déjà, son utilisation peut ne nécessiter qu’un investissement minime, ce qui la rend avantageuse pour votre équipe et votre entreprise. 

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