3 façons d’utiliser des solutions de vidéoconférence pour améliorer les affaires

La visioconférence est la possibilité de connecter un flux vidéo et audio en direct et en temps réel entre au moins deux personnes. Cette technologie existe depuis les années 1960 avec l’introduction d’un appareil connu sous le nom de « Picturephone » lors de la Foire mondiale de 1964 à New York. De nos jours, bien sûr, la technologie est beaucoup plus sophistiquée, en plus d’être intégrée dans la vie quotidienne.

Les réunions à distance, par exemple, deviennent de plus en plus nécessaires. Près des trois quarts des cadres disent que leur réseau de travailleurs et de fournisseurs est mondial, selon Polycom. De plus, près des deux tiers des entreprises autorisent désormais leurs employés à pratiquer assez largement le télétravail.  C’est plus que pratique. Des études montrent que le travail hors site peut améliorer la productivité et réduire l’usure des employés.

Si vous ne pouvez pas facilement réunir une équipe en personne, la visioconférence combinée à la messagerie instantanée est la solution idéale. Pourquoi? La recherche démontre que le fait de voir vos collègues en face à face, même virtuellement, crée un sentiment de connexion et, par conséquent, renforce la confiance. Dans une enquête mondiale effectuée en 2017 auprès de milliers de travailleurs, 92 % des personnes interrogées croient que les méthodes de conférence vidéo contribuent à améliorer les relations professionnelles et à favoriser le travail d’équipe.

Mais il y a une grande différence entre une bonne collaboration virtuelle et la meilleure collaboration en classe. Vous voulez vous assurer que les outils que vous utilisez aideront votre équipe à travailler plus intelligemment. La vidéoconférence est l’un de ces outils essentiels à la mission.

Les avantages de la vidéoconférence

Voici trois façons dont la vidéoconférence aidera toutes sortes d’équipes à être plus productives, connectées et novatrices.

1. La vidéoconférence en ligne

La vidéoconférence en ligne est une solution que la plupart des entreprises utilisent pour les réunions virtuelles. Les entreprises constatent que les vidéoconférences peuvent stimuler le moral et l’engagement, en particulier pour les équipes éloignées. Selon les recherches, c’est en partie dû au fait que la grande majorité de la communication est basée sur le langage non verbal. Cette partie est donc visuelle et passe donc par la vidéo, pas par l’audio. Certaines des meilleures solutions de vidéoconférence en ligne ont également des outils intégrés tels que la prise de note, le clavardage, la prise de rendez-vous et le partage d’écran, autant de fonctionnalités qui peuvent rendre les flux de travail plus intégrés et plus efficaces. La plupart des outils comprennent également des solutions mobiles, de sorte que les employés peuvent se connecter à une vidéoconférence et la suivre de n’importe où.

Une vidéoconférence en ligne est parfaite pour :

  • Les courtes réunions quotidiennes en petite équipe (où le bénéfice est réel par rapport à une communication en personne)
  • Les réunions régulières du personnel au cours desquelles vous pouvez utiliser la vidéoconférence comme s’il s’agissait de la salle de conférence de votre équipe
  • Les entrevues avec des candidats potentiels à un emploi
  • La mise en relation avec les clients et le partage de données, de progrès ou d’idées
  • Les réunions générales ou les séances de discussion ouverte au cours desquelles des renseignements importants ou sensibles sont échangés

2. Les diffusions en direct

Une diffusion en direct est une autre forme de vidéoconférence en ligne qui peut être extrêmement efficace, en particulier pour les contacts avec des personnes à l’extérieur de votre organisation. Cela signifie que vous pouvez diffuser une réunion, une présentation, une conférence, un atelier ou un événement en direct à des milliers de téléspectateurs en ligne.

De plus, les téléspectateurs peuvent participer en temps réel. Vous pouvez également enregistrer l’événement et le préparer pour une utilisation ultérieure par les employés ou les clients. C’est un excellent moyen pour montrer le travail que vous faites ou pour attirer des gens vers votre entreprise par le biais d’une conférence ou d’un panel passionnant.

Les diffusions en direct sont parfaites pour :

  • Des événements virtuels de toutes sortes, y compris des événements de vente et de marketing ouverts au public
  • De grandes réunions du personnel
  • Les conférenciers principaux lors d’une conférence ou d’un événement d’entreprise, pour un public interne ou externe
  • Des assemblées générales virtuelles qui pourraient être un forum de dialogue entre les employés ou le grand public
  • un webinaire

3. L’interopérabilité vidéo en nuage

La vidéoconférence en nuage est simplement un lieu de réunion virtuel qui est hébergé en ligne plutôt qu’à votre bureau. L’interopérabilité permet à différents systèmes techniques de fonctionner ensemble. Ce qui est génial dans l’interopérabilité vidéo en nuage, c’est que même si les participants à la rencontre utilisent une gamme de technologies ou de logiciels différents, ils peuvent tous accéder à une vidéoconférence. Ceci est particulièrement utile si vous avez invité des clients ou des entrepreneurs indépendants qui n’utilisent pas les mêmes systèmes que vous pour assister à une réunion ou à un événement.

L’interopérabilité vidéo en nuage est parfaite pour :

  • Intégrer et connecter facilement une variété d’appareils et de salles de conférence
  • Partager des données, des tableaux de bord et des aides visuelles lors d’une réunion, même avec des personnes qui utilisent différents types d’appareils et de logiciels
  • Briser les silos de communication et améliorer les relations avec les clients

Quelques pratiques exemplaires en matière de vidéoconférence

Essayer l’un ou l’ensemble de ces modèles peut vous aider à stimuler le moral de l’entreprise et à améliorer le travail d’équipe. Mais cela peut également promouvoir votre travail auprès d’un public plus large et développer votre clientèle, et mener ainsi à de meilleurs résultats d’affaires. Quelques conseils simples peuvent vous aider en ce sens.

Voici quelques pratiques exemplaires en matière de vidéoconférence :

  • S’assurer que toute la technologie fonctionne avant le début de la réunion, de la connexion Internet aux microphones
  • Établir un ordre du jour pour que la réunion soit guidée et ciblée
  • Faire participer les membres de l’équipe un par un pour éviter que tout le monde parle en même temps ou pour éviter les temps morts
  • Utiliser des aides visuelles, le partage d’écran et d’autres outils collaboratifs pour encourager la participation

Prise en main de Microsoft 365

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