5 outils clés pour votre groupe de discussion d’entreprise

Les plateformes collaboratives ont incontestablement transformé nos méthodes de travail. Il n’est aujourd’hui plus nécessaire de planifier une rencontre en personne ou visioconférence pour obtenir des réponses immédiates à certaines questions, diffuser des informations ou lancer des idées. Tout cela peut désormais s’effectuer via une messagerie instantanée accessible à tous et sur lequel les membres peuvent répondre en temps réel.

Aujourd’hui, la plupart des organisations disposent d’une forme de plateforme collaborative, mais si vous l’utilisez uniquement pour discuter avec vos collègues des projets en cours (ou pour programmer un déjeuner), vous passez à côté de fonctionnalités très utiles qui peuvent renforcer votre productivité et la pertinence de vos interactions, que vous occupiez le même bureau, en travail à domicile ou que vous soyez dispersés à travers le monde.

Pour tirer le meilleur parti de votre prochaine plateforme collaborative, choisissez un service qui vous donne accès à une large gamme de fonctionnalités ou de modules complémentaires. Par exemple :

  • Collaboration sur les fichiers : certains outils de chat vous permettent d’ouvrir vos fichiers et d’y travailler à plusieurs en temps réel. Cette fonctionnalité très utile incorpore l’ensemble des idées, modifications et mises à jour, et permet à chacun des membres du groupe de chat de consulter les documents et de les approuver à la volée. Si quelqu’un a besoin d’un délai supplémentaire, il peut évidemment télécharger le fichier, y apporter ses modifications ou commentaires, puis le charger à nouveau sur la plateforme collaborative. Tous les échanges relatifs à un fichier sont ainsi centralisés.

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  • Accès aux applications : nous sommes de plus en plus nombreux à avoir recours à des applications pour accomplir nos projets, aussi bien au bureau que lors de nos déplacements. Par conséquent, nous vous conseillons de choisir une plateforme collaborative qui s’intègre aux applications que vous utilisez. Par exemple, si vous utilisez une bibliothèque ou un référentiel de fichiers qui vous permet de stocker et d’organiser l’ensemble des documents, images, vidéos et fichiers audio d’un projet au même emplacement, choisissez un service vous permettant d’accéder à cette application à partir de votre plateforme collaborative. La capacité à extraire des documents à partir de la fenêtre de votre plateforme collaborative vous permettra d’échanger plus facilement sur ceux-ci.
  • Historique de chat : Les applications de messagerie instantanée qui permettent d’afficher tout l’historique de chat facilitent la consignation des comptes rendus de réunion, des demandes de documents ou des changements apportés à un fichier, et précisent généralement la contribution des différents participants à la conversation. Ainsi, si l’un des participants a besoin de précisions, il peut les obtenir en un clic. Et si un membre de l’équipe n’a pas pu prendre part au chat, il lui suffit de consulter l’historique de chat pour rattraper son retard.
  • Visioconférence : si vous avez besoin d’entendre et de voir vos interlocuteurs en temps réel (et pas simplement de voir leur écran d’ordinateur ou leurs documents), recherchez une plateforme collaborative qui s’intègre à votre application de chat vidéo préférée. Vous pourrez ainsi répondre à un appel ou participer à un webinar à partir de la plateforme collaborative.
  • Planificateur de réunion : pour les responsables de projets ou autres personnes ayant besoin de planifier des réunions, l’accès à une application de planification de réunion peut faciliter les chats, les appels et les rencontres en personne. La centralisation des calendriers de tous les membres de l’équipe, qu’un chat soit en cours ou non, facilite également la planification de discussions de suivi.

Les applications de groupe de chat vous permettent de communiquer avec vos collègues, même s’ils se trouvent à l’autre bout du monde. Et la possibilité d’utiliser des fonctionnalités intégrées, comme la collaboration sur des documents, et de les ajouter aux applications de votre plateforme collaborative, comme les services d’appel de groupe, renforce encore leur intérêt. Choisissez bien votre plateforme collaborative en privilégiant un fournisseur qui a fait ses preuves et qui s’engage pour l’avenir. Pour éviter d’imposer une nouvelle plateforme collaborative à votre équipe tous les ans, faites en sorte d’en choisir une qui soit évolutive.

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