5 conseils pour améliorer les réunions dans les petites entreprises

Toutes les entreprises, petites ou grandes, doivent passer une partie de leur temps à collaborer pour mener à bien leurs tâches. De nombreux employés considèrent parfois les réunions comme des corvées : elles sont trop nombreuses ou trop rares, un simple e-mail aurait suffi ou elles sont juste une perte de temps. Quelle que soit la raison, les réunions de mauvaise qualité vous amputent de vos ressources les plus précieuses : le temps et le personnel. Le Bureau américain des statistiques du travail (Bureau of Labor Statistics) estime qu’aux États-Unis, les entreprises perdent des milliards de dollars chaque année en réunions inutiles. 

Les réunions efficaces, en revanche, optimisent la collaboration, ce qui est crucial pour prendre des décisions judicieuses et atteindre les objectifs professionnels et financiers de l’entreprise. C’est encore plus vrai dans les PME dont les effectifs sont limités et où chaque employé doit souvent porter plusieurs casquettes. Cela implique davantage de travail en multitâche, plus de prises de décisions collectives et l’apparition d’une multitude de problèmes originaux que seuls une bonne communication et un bon planning permettent de résoudre. 

Quelques bonnes pratiques peuvent mettre vos équipes sur la bonne voie. Voici cinq moyens simples d’améliorer les réunions dans les petites entreprises et de conserver un niveau de productivité élevé. 

1. Instaurez un rythme et un canevas réguliers 

Dans les petites entreprises, où il y a tant de choses à faire et si peu de gens pour s’en charger, il est crucial de programmer des réunions régulières . Il peut s’agir de réunions d’équipe hebdomadaires, de brainstormings mensuels, de réunions de bilan par trimestre ou même de points quotidiens. Ce qui compte, c’est de se mettre d’accord sur un rythme qui convienne au personnel et qui soit approprié aux objectifs de l’entreprise. Les employés pourront en effet difficilement être prêts si les réunions sont aléatoires ou inopinées, et ils risquent également de perdre du temps et d’avoir du mal à mener à bien leurs véritables tâches.

  • L’organisation est importante : si le calendrier et le sujet des réunions sont clairs, il y a plus de chance pour que chacun s’arrange pour y assister et y participer de façon productive.
  • La définition d’objectifs est essentielle : avec des réunions programmées à intervalles réguliers, tout le monde peut plus facilement définir ces objectifs, mesurer les performances et suivre les progrès réalisés.
  • Une réunion n’a pas besoin d’être longue : certaines entreprises font tous les jours des réunions « entre deux portes » ou des points sur l’état d’avancement des projets. Ces réunions sont si courtes qu’il n’est même pas nécessaire de s’y asseoir. Tout le monde peut ainsi recevoir les dernières informations, ce qui réduits les goulots d’étranglement sans empiéter sur un temps de travail précieux. 

2. Établissez un ordre du jour 

 Personne n’a envie de participer à une réunion d’entreprise vague et désorganisée. Un rapport de 2019 estime que les réunions mal organisées ont coûté à l’économie américaine des milliards de dollars en perte de temps et ont nui aux relations avec les clients. Voici quelques conseils pour définir un ordre du jour : 

  • Faites un plan : en écrivant un ordre du jour spécifique pour la réunion, vous éviterez que tout le monde se disperse.
  • Ciblez la réunion : un nombre restreint de sujets de discussion permet de limiter la réunion à une durée raisonnable.
  • Définissez un objectif : choisissez un nombre restreint d’objectifs à atteindre ou de points à traiter. Une réunion avec un objectif clair semblera sans doute plus utile aux participants.
  • Concentrez-vous sur les solutions, pas sur les problèmes : l’orientation de la discussion vers les solutions contribue à rendre les réunions plus productives, surtout si les membres de l’équipe ont préalablement réfléchi ensemble à des solutions. 

3. Accélérez les retours d’informations

 Souvent, les projets stagnent parce que quelqu’un attend la réaction de quelqu’un d’autre. Vous pouvez mettre à profit le temps de réunion en utilisant des outils de collaboration en ligne qui vous aideront à accélérer les projets, à rencontrer des clients distants en personne ou à collaborer sur des documents en temps réel. 

  • Travaillez ensemble sur les documents : l’écriture et la révision de documents en temps réel et le stockage sur le cloud de toutes les versions de ces documents évitent d’attendre des retours d’informations ou de se tromper de version. Tout est traité de manière instantané, dans le fil même de la discussion.
  • Essayez la visioconférence : regrouper les clients ou les membres de l’équipe dans une réunion en face-à-face, même s’ils ne peuvent pas venir en personne, permet d’accélérer les temps de réponse.
  • Partagez des images : les outils en ligne vous permettent de partager votre écran, de collaborer sur des plannings et des calendriers, etc. 

4. Utilisez un modèle de décision

 Puisque les rôles et les responsabilités des employés des PME évoluent constamment en fonction des besoins de l’entreprise, il est parfois difficile d’identifier les décideurs et les responsables des projets. L’utilisation d’une matrice ou d’un schéma de décision peut vous sauver la mise ou, du moins, vous faire gagner du temps. Voici quelques exemples d’outils qui vous aideront à identifier les rôles et les responsabilités : 

  • Graphiques RACI/DACI : ces outils permettent à tous de savoir qui est responsable de quel aspect d’un projet ou d’une décision. Dans l’idéal, ce type de graphique est établi en réunion avant le début d’un projet. 
    • RACI : le groupe décide de qui est « Responsable » de l’exécution d’une action, de qui doit « Approuver » la validation de ce travail, de qui doit être « Consulté » sur le projet et de qui doit simplement en être « Informé ». Vous pouvez faire un graphique en listant les tâches sur l’axe Y et les noms des employés sur l’axe X et en attribuant à chacun et à chaque tâche un libellé avec l’une des lettres de l’acronyme RACI. 
    • DACI : dans ce modèle similaire, le « Dirigeant » est celui qui pilote un projet, l’« Approbateur » est celui qui valide le projet à la fin, un « Contributeur » est quelqu’un qui vient aider à la réalisation du projet et une personne « Informée » est quelqu’un qui est tenu au courant du projet.
    • Ces deux modèles, RACI et DACI, permettent d’éviter les retards et les confusions. De même, si quelqu’un est chargé d’un trop grand nombre de tâches, le graphique RACI/DACI aide à éclaircir la situation. 
  • Arbre décisionnel : il s’agit d’une simple représentation visuelle d’un problème, de ses solutions, de ses diverses conséquences ou des facteurs pouvant limiter la gravité de ces conséquences. 
  • Élaborez un processus : l’essentiel est d’ avoir un modèle ou un processus, et non de savoir de quel processus il s’agit. Quand un système est mis en place et appliqué, la prise de décision et l’attribution des responsabilités sont facilitées.

5. Partagez les responsabilités 

 Bien que la délégation des tâches et des décisions soit vitale pour la réussite d’une petite entreprise (ou d’une réunion de petite entreprise), il faut aussi partager la responsabilité des objectifs et des résultats pour que la collaboration soit vraiment efficace.

  • Faites des réunions en face-à-face : parfois, pour résoudre un problème, il vaut mieux arrêter de s’envoyer des e-mails pour se rencontrer en personne et se mettre d’accord.
  • Évitez de vous retrancher sur une position du genre « ce n’est pas mon boulot » : même si les membres de l’équipe ont des tâches différentes, l’égalité de responsabilité, pour les succès comme pour les échecs de l’entreprise, incite tout le monde à faire progresser le groupe.
  • Accueillez une diversité de points de vue : en faisant en sorte que chacun prenne part aux décisions, vous pouvez permettre à votre entreprise de prospérer de manière inattendue. 

 Par-dessus tout, il est impératif que tout modèle, outil ou canevas que vous aurez choisi corresponde à la structure et la culture de votre entreprise. En appliquant certains de ces conseils, vous pourrez gagner du temps, améliorer le travail d’équipe et mieux résoudre les difficultés sans fin que présente la gestion d’une petite entreprise. 

Pour en savoir plus sur les réunions et les outils des petites entreprises susceptibles d’aider vos équipes à mieux collaborer et innover. 

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