Gérer les 5 phases du cycle de vie des projets à l’aide d’outils visuels

Si vous lisez cet article, vous le savez certainement : savoir gérer les projets de manière efficace constitue une compétence fondamentale. Le suivi scrupuleux des personnes, échéances et tâches impliquées dans le déroulé des projets de grande envergure constitue un défi immense, en particulier lorsque l’équation comporte des inconnues ou que des coups durs surviennent brutalement.  

Des recherches ont révélé que seulement un peu plus de la moitié des projets professionnels étaient achevés dans les délais impartis, avec le budget alloué au départ. Ce phénomène survient souvent en raison de la redoutée dérive des objectifs, ou de l’amplification incontrôlée des spécifications d’un projet pendant son cycle de vie.  

Pour éviter pareille situation, il est recommandé de suivre les 5 phases du cycle de vie des projets : démarrage, planification, exécution, surveillance et clôture. Ces concepts désormais largement acceptés ont été développés il y a plusieurs décennies par le Project Management Institute. Conçus comme un cadre pour les responsables de projet, ils les aident à planifier, concentrer les efforts et organiser.   

Différentes stratégies de gestion de projet ont été théorisées pour vous aider, vous et votre équipe, à mettre en œuvre ces 5 phases. Certains outils simples de création de diagrammes visuels peuvent constituer les moyens les plus efficaces pour que les choses restent claires dans votre esprit et celui des membres de votre équipe, du début à la fin.  

Voici quelques suggestions. 

Démarrage 

Avant de démarrer n’importe quel projet, la première étape consiste à identifier précisément l’idée, son utilité et sa faisabilité. Cette étape est critique. Si votre idée est géniale, mais impossible à concrétiser avec les ressources à votre disposition, elle doit être abandonnée (ou au minimum modifiée). 

Un responsable de projet ne peut pas se charger seul de définir la vision. Il est important de compiler les idées et de solliciter les commentaires très tôt. L’utilisation d’outils visuels peut contribuer à mettre tout le monde au diapason.  

Essayez de commencer avec un modèle de recherche d’idées ou brainstorming. Cartes heuristiques, diagrammes des affinités, diagrammes de cluster, etc. : les options disponibles ne manquent pas. Peu importe le style, le brainstorming, lorsqu’il est associé à un support visuel, aide à faire émerger les idées, les capturer et les organiser immédiatement. 

Les analyses SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats) offrent également une alternative utile. Elles accompagnent la prise de décisions et la planification des grands projets commerciaux. Par exemple, un fabricant d’accessoires chics pour smartphones peut envisager de lancer une nouvelle gamme de produits. Il doit examiner les coûts et l’état de la concurrence avant même de concevoir le moindre prototype. 

La partie la plus importante de cette phase consiste à mettre tous les participants d’un projet d’accord avant de le démarrer. Ce type de documentation visuelle simple peut permettre d’y parvenir plus facilement. 

Planification 

Lors de l’étape suivante, vous devez commencer à déterminer précisément comment vous allez mener à bien le projet. Quels seront les participants ? Quelles tâches faudra-t-il effectuer ? Quelles tâches dépendent d’autres tâches ? Quelle est la durée prévue du projet ?  

Les diagrammes de Gantt constituent un formidable outil visuel pour cet aspect du processus. Ils permettent de définir les tâches de projet et leur enchaînement, jusqu’à détailler les objectifs quotidiens. Grâce aux logiciels de création de diagrammes, il est simple d’ajouter des jalons, de créer des liens entre les tâches, d’appliquer un code couleur, etc.  

Vous pouvez aussi faciliter la visualisation du cycle de vie d’un projet en utilisant un diagramme plus clair de type chronologie ou feuille de route. Il peut être extrêmement utile de distinguer les différents aspects du projet dans un format comme celui-ci afin de les communiquer à d’autres équipes ou à la direction de l’entreprise.  

Avec les membres de votre équipe, veillez à vous poser de nombreuses questions détaillées concernant le projet afin de créer la chronologie la plus précise possible, quelle que soit la visualisation choisie (diagramme de Gantt et/ou modèle de diagramme).  

Les chronologies et diagrammes de Gantt en ligne permettent à tous les membres de l’équipe de contribuer au document en temps réel, ainsi que de suivre leurs tâches dans un affichage personnalisé.  

Exécution 

Le succès de la phase d’exécution dépend du succès de la phase de planification. À cette fin, l’un des meilleurs outils visuels pour exécuter les projets complexes convient également à leur planification : il s’agit des diagrammes de flux.  

Les diagrammes de flux fonctionnel croisé, par exemple, aident les responsables de projet à identifier les personnes en charge de certains jalons, ainsi que les dépendances de tâches. Certains projets peuvent impliquer la contribution d’équipes différentes, intervenant également sur d’autres volets du projet. Ces types de diagrammes peuvent spécifier tous ces aspects et bien d’autres informations utiles.   

Par exemple, les couloirs définissent les personnes impliquées dans chaque tâche, tandis que les phases représentent la chronologie ou un jalon. 

Une fois que vous avez lancé le projet et que la phase d’exécution suit son cours, le fait de disposer d’un diagramme de flux à partager est très utile pour garder tous les participants à jour. Les membres de l’équipe peuvent également insérer des commentaires sur le diagramme, afin d’ajouter des informations de contexte ou des mises à jour au besoin. Les formes cliquables peuvent être développées pour faire apparaître des informations supplémentaires ou être reliées à des données externes, telles qu’une base de données ou une feuille de calcul.  

Surveillance  

À ce stade, le projet se matérialise. Il reste crucial de surveiller chaque tâche afin de s’assurer que le processus se déroule comme prévu. Les visuels en ligne et diagrammes liés à des données facilitent le partage de l’avancement avec des tiers, y compris des personnes qui ne sont pas directement impliquées dans le projet. 

Les logiciels de création de diagrammes offrent souvent des modèles simples de rapport d’état, qui aident les responsables de projet à distiller les points essentiels et à les partager avec des responsables et des clients ou parties prenantes externes. 

La création de plusieurs documents tout au long du processus (de votre analyse SWOT à votre diagramme de flux) peut également aider à garder le cap dans le cadre du projet. Vous pouvez prévenir la dérive des objectifs en créant des onglets sur les objectifs et livrables originaux du projet. 

Certains logiciels de création de diagrammes sont également compatibles avec les logiciels d’automatisation. Ils vous permettent de définir le flux de travail de votre projet, et de configurer des déclencheurs automatiques (par exemple, notification à l’achèvement d’une tâche). 

Clôture 

Vous avez réussi ! Une fois que votre équipe a finalisé tous les livrables, le projet est terminé. Dans le cadre de cette dernière phase, il est essentiel de prendre le temps d’évaluer ce qui vient de se passer. Il est bien plus simple de regarder en arrière et de déterminer ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, si vous avez créé des visuels clairs spécifiques tout au long du processus. 

Programmez une réunion post-mortem avec les membres de l’équipe et les parties prenantes. Évoquez ensembles les réussites et les problèmes rencontrés. Vous pouvez même utiliser un autre outil de création de diagrammes à cette étape, tel qu’un modèle de suivi post-mortem de projet pour capturer les commentaires et idées échangés pendant la réunion.  

Centralisez toute la documentation au sein d’un emplacement unique afin de la conserver comme ressource pour d’autres projets. 

Si toutes ces opérations de planification et de documentation méticuleuses peuvent sembler exagérées, elles ont leur utilité. L’utilisation d’outils visuels afin d’assurer la planification, la communication et le suivi est l’un des moyens les plus sûrs pour garder le contrôle des projets.