6 façons d’optimiser l’ordre du jour des réunions en ligne

Par Dianna Booher, auteur invité de Microsoft

Trop de réunions en ligne s’apparentent aux réunions en face à face en termes d’énergie, d’implication ou d’idées générées.

La plupart du temps, ces réunions en ligne dévient de deux manières : Soit elles se déroulent dans un silence de plomb et les monologues se succèdent, sans que rien ne se passe réellement. Soit elles prennent des allures de rencontre entre professionnels des ventes pour fêter un gros contrat, chacun apportant son grain de sel, sans réelle concentration. Mais cela ne doit pas être systématiquement le cas.

Pour rendre vos réunions en ligne aussi vivantes et productives que leurs équivalents en face à face, suivez les conseils ci-dessous :

1. Utilisez un ordre du jour formel.

En l’absence d’ordre du jour, les participants peuvent penser que vous envisagez de « discuter » plutôt que de travailler, d’échanger des idées et de prendre des décisions. Formalisez l’ordre du jour par écrit et envoyez-le aux participants au moins deux jours avant la réunion pour leur permettre de s’y préparer.

Veillez également à le réitérer au cours de la réunion. (Vous comprendrez pourquoi un peu plus bas.)

2. Énoncez les sujets sous forme de questions.

Évitez de recourir à un format de sujet type :

Ventes du 3e trimestre

Stand à la Conférence ITH

Campagne marketing de la concurrence lors du mois d’août

Préparez plutôt les sujets sous forme de questions pour permettre une discussion ciblée et non décousue :

Quel pourcentage de votre quota pour le 3e trimestre a-t-il été atteint à ce stade ?

Notre présence commerciale à la Conférence ITH vaut-elle les 35 000 $ et les deux jours que nous allons y consacrer ?

Quelle est notre meilleure stratégie de vente face à la campagne marketing prévue en août par Logard ?

3. Spécifiez le format de chaque sujet de l’ordre du jour.

Sur l’ordre du jour écrit, indiquez le format de chaque sujet : « À des fins de discussion ouverte »”, « À des fins de rapport uniquement », « Questions et réponses », « Sondage auprès des participants », « À des fins de recommandation », « À des fins de décision » Souvent, les participants quittent une réunion avec l’impression d’avoir perdu du temps car aucune décision n’a été prise. Mais en tant qu’organisateur de la réunion, votre objectif se résumait peut-être à soulever un problème et à solliciter des avis. Partager préalablement votre objectif avec le groupe confère à chacun un sens d’accomplissement, même sur de tels sujets.

4. Prévoyez un laps de temps spécifique pour chaque sujet.

Vous pourrez ajuster le timing au fil de la réunion. Mais estimer ce laps de temps permet à chacun de bien comprendre ce que vous en attendez. Si votre ordre du jour indique que Deepak doit présenter les résultats du laboratoire et que pour ce faire, il dispose de 5 minutes, il ne perdra pas de temps à préparer une présentation de 30 minutes.

5. Demandez aux responsables d’apporter les informations nécessaires.

Si vous souhaitez que Jana apporte des données qui serviront de base à une discussion, prévenez-la à l’avance. Ajoutez son nom à l’ordre du jour en tant que « responsable » pour lui permettre de s’y préparer.

6. Récapitulez les conclusions et déléguez les actions de suivi inhérentes à l’ordre du jour.

Lors des réunions en ligne notamment, n’oubliez pas que les participants peuvent être tentés de consulter leurs écrans de téléphone ou leurs piles de papiers. Récapitulez les conclusions et les décisions principales et notez-les dans la colonne vierge de l’ordre du jour projeté. Puis, dans une dernière colonne, consignez l’action de suivi : personne chargée de mener à bien une action pour une date donnée.

Et hop. Votre ordre du jour complété peut faire office de compte rendu de réunion. Transférez cet ordre du jour final à vos participants (sous forme de document téléchargeable pour leur permettre de s’y référer).

Votre ordre du jour a porté ses fruits. Et la réunion en ligne s’est révélée productive !

Dianna Booher est l’auteur à succès de 47 livres, traduit dans 60 langues étrangères. Elle aide les entreprises à communiquer de manière claire et les responsables à étendre leur influence moyennant une solide présence exécutive. Elle rédige régulièrement des articles pour Forbes, HuffPost, et le CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

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