Conseils essentiels pour la protection des données des clients

Avec la hausse du nombre de violations de données, il est plus important que jamais que toutes les entreprises prennent des mesures pour protéger les données de leurs clients. Il est toujours préférable d’adopter une approche proactive plutôt que d’être confronté à un sinistre qui aurait pu être évité et qui risque de coûter à l’entreprise sa réputation, ses clients et son argent.

Découvrez comment protéger les informations des clients grâce à quelques conseils précieux pour préserver la satisfaction de vos clients et la sécurité de votre entreprise.

Répertoriez les données en votre possession et l’endroit où elles se trouvent

Une des premières étapes consiste à dresser un bilan. Quel type de données client avez-vous? Y a-t-il des numéros de carte de crédit ou des numéros d’assurance sociale?

De plus, il convient de savoir où et comment toutes les données sensibles et personnelles sont stockées. Elles peuvent se trouver sur des téléphones cellulaires, des clés USB, des tablettes, des ordinateurs ou des serveurs. Organisez le tout par type et par emplacement, en veillant à tout mettre à jour en conséquence.

N’oubliez pas les éléments fondamentaux

Avant d’investir beaucoup de temps et d’argent dans un logiciel de sécurité, commencez par les éléments fondamentaux. Installez un antivirus et un logiciel de sécurité sur l’ensemble des ordinateurs et des appareils de l’entreprise. Assurez-vous qu’ils soient constamment à jour.

Vous recevrez probablement de nombreux courriels tous les jours provenant de nouveaux contacts, donc soyez toujours prudent avant de les ouvrir. De même que vous pourriez suivre l’actualité de la famille Kardashian, par exemple, tenez-vous au courant des dernières informations sur les risques pour la sécurité, les virus et les programmes malveillants.

Faites participer vos employés

Apprendre à protéger les données des clients ne vous aidera pas si vos employés deviennent eux-mêmes des passifs. Transmettez ce que vous apprenez à votre équipe, afin qu’elle puisse participer et vous aider à assurer la sécurité des données sensibles.

Organisez régulièrement des réunions pour discuter des mesures que chacun peut prendre, des mesures de sécurité les plus récentes que vous mettez en place et de la façon de les utiliser. Il suffit d’un seul maillon faible pour qu’une brèche se produise.

Gardez seulement ce dont vous avez besoin

Au cours de la vie d’exploitation de votre entreprise, vous recueillerez probablement beaucoup d’informations auprès de vos clients. Analysez-les pour déterminer les données essentielles et les données superflues. Ne gardez rien dont vous n’avez pas besoin, et ne continuez pas à collectionner de données inutiles non plus.

Rappelez-vous, vous avez l’obligation de protéger toutes les données sensibles et privées que vous avez. En outre, assurez-vous que vous n’utilisez que des renseignements comme les numéros d’assurance sociale et les numéros de carte de crédit à des fins légales et dans la mesure des besoins.

Limitez l’accès aux données des employés

Ne faites pas de votre entreprise une scène d’un film d’horreur où l’appel vient de l’intérieur de la maison. Autrement dit : vos employés ne devraient avoir accès qu’aux données des clients dont ils ont besoin pour faire leur travail. Si vous avez une petite entreprise avec seulement quelques employés, c’est un conseil particulièrement important.

Examinez les tâches des employés et comparez-les aux renseignements sur les consommateurs dont ils ont besoin pour s’acquitter de ces tâches. Vous ne voulez pas apprendre que l’un de vos employés est le criminel que vous essayez de garder à l’écart de vos affaires.

Envisagez d’utiliser un serveur dédié

Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, vous pouvez utiliser un serveur partagé pour économiser de l’argent. Bien que cela soit compréhensible, c’est aussi un risque. Vous ne savez pas qui a accès à ce serveur et vous ne connaissez pas le type d’informations stockées et visibles sur le serveur.

Surtout, ne laissez pas la responsabilité ou le risque de sécurité d’autrui devenir un problème pour vous. Un serveur dédié réduit vos risques et augmente votre tranquillité d’esprit. Sachez la dépense supplémentaire en vaut la peine.

Détruisez les documents physiques sensibles

Vous ne le savez peut-être pas, mais la loi vous oblige à disposer correctement de tous les renseignements sur les clients et sur les employés utilisés pour des raisons commerciales. Le fait de prendre des mesures signifie que vous devez brûler ou déchiqueter les documents physiques sensibles. Sachez combien de temps vous devez conserver les documents commerciaux nécessaires, et assurez-vous de les détruire une fois qu’ils ne sont plus requis.

Sur une note connexe, cela s’applique également aux fichiers numériques. Sachez que le fait d’appuyer sur « Supprimer » ne purge pas entièrement les fichiers de votre ordinateur. En plus de la pratique consistant à vider la corbeille (sous Windows) ou le dossier poubelle (sous Mac), il existe des programmes de nettoyage de données qui détruisent numériquement les fichiers sensibles de vos ordinateurs et disques durs professionnels. Assurez-vous de les utiliser à bon escient.

N’oubliez pas la sécurité physique

Imaginez à quel point il serait embarrassant pour vous d’acheter le programme de sécurité numérique le plus sophistiqué pour constater qu’un voleur entre par une porte non verrouillée et vous vole un ordinateur ou un disque dur. Même si le criminel n’est pas en mesure d’accéder à l’information, le fait demeure que les données sont entre de mauvaises mains. Et il est impossible de dire si ou quand quelqu’un pourra avoir accès à ces informations stockées.

Ainsi, assurez également la sécurité physique, en achetant des câbles et des cadenas de qualité, en stockant les fichiers et documents sensibles dans une pièce fermée, et en vous assurant que les employés se déconnectent de leurs ordinateurs. En outre, mettez en place des contrôles d’accès pour vos locaux physiques, afin que vous sachiez qui accède à certains endroits et à certaines données en particulier. Même si vous travaillez à la maison, une sécurité supplémentaire pour votre entreprise n’est jamais une mauvaise idée.

Idéalement, vous voulez réduire vos responsabilités en apprenant comment protéger les informations des clients.

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