Entreprise : choisir un service de messagerie adapté

Les services de courriel sont utilisés pour à peu près toutes les activités en ligne, qu’il s’agisse de rester en contact avec des clients ou des collègues, de créer des comptes sur les réseaux sociaux ou d’effectuer des achats en ligne. Et dans pratiquement tous les pays du monde, les personnes utilisent un programme de courriel qui rend la vie moderne possible. En fait, selon une étude conduite par The Radicati Group, Inc. en 2017, environ la moitié de la population mondiale utilise le courrier électronique, et d’ici la fin de 2021, le nombre d’utilisateurs dans le monde dépassera 4,1 milliards. C’est hallucinant, et cela montre à quel point les plateformes de messagerie sont devenues importantes.

Toutefois, le courrier électronique n’est plus le seul moyen d’envoyer et de recevoir des messages simples. Grâce à des innovations conçues pour aider les personnes et les organisations à communiquer plus efficacement, le courrier électronique a évolué jusqu’à intégrer une panoplie d’outils qui peuvent réellement améliorer notre façon de travailler. Bien entendu, toutes les entreprises n’ont pas besoin d’accéder à tous les outils disponibles. C’est pourquoi, ci-dessous, nous distinguons les solutions de base et les solutions avancées. Cela devrait vous aider à décider quel type de service de messagerie vous convient le mieux. Voyons cela.

Fonctionnalités de base

La plupart des services de messagerie gratuits offrent des fonctionnalités de base qui vous permettent de gérer et d’organiser efficacement vos courriels, par exemple :

• Réponses automatiques : En vous permettant de créer un message envoyé automatiquement à toute personne qui vous contacte par courriel, cette fonctionnalité vous aide à signaler aux autres que vous n’êtes pas disponible, quand vous serez de retour et la personne à contacter en votre absence.
• Application de règles : Les règles sont des actions que vous pouvez appliquer automatiquement à des messages entrants ou sortants. Vous êtes libre de choisir ce qui déclenche l’application d’une règle et les actions associées à celle-ci. Par exemple, si vous voulez que tous les messages de votre patron soient déposés dans un dossier spécifique, vous pouvez définir une règle à cette fin. Ou bien, si vous voulez supprimer automatiquement tous les messages contenant la mention « Inscrivez-vous aujourd’hui » en objet, vous pouvez créer une règle à cet effet.
• Dossiers : La plupart des services de courriel gratuits offrent des fonctionnalités organisationnelles, telles que des dossiers, qui vous permettent de trier et stocker manuellement les messages à votre guise. Par exemple, si vous travaillez sur un « Projet X », vous pouvez créer un dossier intitulé Projet X pour y placer manuellement tous les messages associés que vous souhaitez conserver. Ou bien, si vous recherchez les prix d’un produit dont votre entreprise a besoin, vous pouvez créer un dossier dans lequel placer l’ensemble des messages et offres que vous recevez afin de pouvoir y revenir aisément.

Fonctionnalités supplémentaires des services de courriel professionnels

Bien sûr, lorsque vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires, un compte de courriel professionnel peut être la solution. Et bien que chaque programme de messagerie soit différent, les types de fonctionnalités que vous pouvez vous attendre à trouver dans une solution professionnelle sont les suivants :

• Échange et stockage du courriel sécurisés : Grâce au chiffrement et à un vaste éventail de fonctionnalités de sécurité avancées, bon nombre de solutions de courriel professionnelles vous permettent de sécuriser tous vos messages, tant en transit que dans votre boîte de réception.
• Partage de calendriers : Les calendriers partagés vous permettent de voir quand une personne ou une équipe est disponible pour une réunion, ce qui facilite la planification de celle-ci ainsi que d’autres événements de groupe, à des moments qui conviennent à tout le monde. Les calendriers partagés sont également un excellent moyen d’informer certaines personnes de votre absence. Il vous suffit d’ajouter un élément de calendrier pour vos vacances et de bloquer l’heure en conséquence. Toute personne ayant accès au calendrier sera ainsi informée de votre absence.
• Envoi de message à plusieurs personnes à l’aide d’un simple alias de courriel : Certains services de courriel facilitent l’envoi simultané de messages à toutes les personnes avec lesquelles vous collaborez en n’utilisant qu’un seul nom. Ainsi, si vous travaillez, par exemple, avec 10 personnes sur un projet, vous pouvez placer celles-ci dans un groupe que vous nommez « Équipe de projet X », puis leur faire parvenir un message chaque fois que vous adressez un courriel à cette équipe. Cela vous permet de partager aisément des fichiers et de garder tout le monde informé.
• Rétention des messages : Pour vous conformer à certaines réglementations sectorielles et gouvernementales ainsi qu’à vos propres normes de gouvernance d’entreprise, l’archivage du courrier électronique de votre organisation est essentiel. Fort heureusement, la plupart des solutions de messagerie professionnelles vous permettent de définir vos propres stratégies de rétention afin d’archiver ce dont vous avez besoin, aussi longtemps que vous en avez besoin.

Les services de courriel gratuits ont également leur place. Et si vous êtes travailleur autonome, ils peuvent être exactement ce dont vous avez besoin pour commencer. En revanche, si vous dirigez une entreprise comptant des dizaines d’employés, si vous êtes tenu de respecter des réglementations sectorielles ou gouvernementales, ou si vous avez besoin de fonctionnalités allant au-delà de l’envoi et de la réception de messages, une solution de messagerie professionnelle vous sera utile et vous offrira les outils nécessaires pour travailler et développer votre activité de façon appropriée.